Organisatie
Leidschendam-Voorburg is een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. We werken met zo’n 680 mensen aan de gezamenlijke ambitie om ons te ontwikkelen naar een wendbare en sensitieve organisatie. We stellen onze inwoners en maatschappelijke opgaven centraal en zijn een zelfbewuste samenwerkingspartner voor de lokale en regionale partners. We doen dat door verbinding te maken, vertrouwen te geven en verantwoordelijkheid te nemen.

De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. We werken informatie gestuurd, klantgericht en er is veel ruimte voor initiatief. We bieden onze medewerkers de faciliteiten om hybride te werken. Dit maakt het mogelijk om te werken waar en wanneer dat het beste past bij het type werk dat we doen.

Afdeling
Over de afdeling Griffie
Werken voor de Griffie is werken voor een bijzondere tak binnen de gemeente. Hier val je namelijk niet onder het college, maar sta je in dienst van de gemeenteraad. Samen met jouw collega’s zorg je dat de gemeenteraad politieke besluiten kan nemen, die bijdragen aan de lokale democratie. De werkzaamheden op de griffie variëren van het adviseren van raadsleden bij moties, het controleren van besluiten, het ondersteunen van raadscommissies tot en met het organiseren van vergaderingen. Elke dag is anders en je hebt contact met inwoners, bestuurders en raadsleden. Dé afdeling als je ervan houdt om meerdere ballen tegelijk de lucht in te houden.

Opdracht:
Wij zijn op zoek naar een duizendpoot met een ‘hands on mentaliteit’ die affiniteit met gemeentepolitiek heeft, doortastend is  in het zoeken naar oplossingen die aansluit bij de behoefte van de gemeenteraad.
– Je bent het aanspreekpunt voor raadsleden, collegeleden, ambtenaren en inwoners voor vragen over werkzaamheden van de raad;
– Je bent verantwoordelijk voor administratieve en secretariële ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de griffier, het team griffie, raads-, en commissieleden.
– Je verzorgt logistieke zaken en ondersteuning van alle vergaderingen;
– Je draagt zorgt voor de aanleveringen en afwikkeling van de vergaderstukken van de raad in IBABS;
– Je registreert en verwerkt de inkomende- en uitgaande post in het digitale postverwerkingssysteem;
– Je draagt zorg voor administratieve afhandeling voor de Lijst Ingekomen Stukken (LIS) ter ondersteuning van de griffier en de plaatsvervangende griffier;
– Je draagt zorg voor het dagelijks publiceren van het Griffienieuws samen met het team griffie voor de raad;
– Je zorgt dat informatie in de digitale werkomgeving actueel, compleet en helder is;
– Je bent bereid eventuele  raads- en commissievergaderingen, of andere bijeenkomsten in avond te ondersteunen.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
2. Aanwezigheid op kantoor is minimaal vier werkdagen;
3. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad;
4. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar als griffiemedewerker

Gunningscriteria (weging)
5. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar als griffiemedewerker (35 punten);
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werk ervaring met Ibabs of vergelijkbaar (25 punten);
7. Afgeronde opleiding/training griffiemedewerker (25 punten);
8. Flexibel inzetbaar. Uren verdeeld over 5 werkdagen en bereidheid tot werken in de avond(15 punten)

Competenties
– Flexibiliteit;
– Zelfstandig;
– Klantgerichtheid;
– Schriftelijke communicatie;
– Plannen en organiseren.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling CV’s op knock-outcriteria 
Flextender beoordeelt de CV’s op de knock-outcriteria die in de marktplaatsuitvraag worden omgeschreven. Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. 

 Stap 2: Selectie CV’s 
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de knockoutcriteria in onderlinge vergelijking op de gunningscriteria uit de marktplaatsuitvraag. De (maximaal) tien kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek 
Leidschendam-Voorburg beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. 

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze criteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. 

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt nader getoetst in hoeverre de geselecteerde kandidaten voldoen aan de competenties uit de marktplaatsuitvraag. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap drie van de beoordeling worden herhaald. 

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar ons oordeel het beste voldoet aan het gevraagde profiel in de marktplaatsuitvraag. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund.

Leidschendam-Voorburg behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. 

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8.