Organisatie
Werken voor de gemeenten Woerden en Oudewater betekent werken aan ambities in een dynamische organisatie met grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ruim 500 talentvolle professionals werken voor twee gemeentebesturen die samen 60.000 inwoners vertegenwoordigen.

Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving en centraal in het Groene Hart. De organisatie kent een informele werksfeer en heeft oog voor medewerkers met talent. We stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid. We bieden flexibiliteit in werkzaamheden en interessante interne projecten aan.

https://www.woerden.nl/werken-voor-woerden-en-oudewater.

Opdracht
In een dynamische en uitdagende omgeving zorg jij voor planning, overzicht en rust. Van ad hoc werkzaamheden krijg jij energie en jouw positieve persoonlijkheid past goed binnen het team.

Als management ondersteuner zet je jouw organisatietalent in ter ondersteuning van 3 teammanagers. Jij bent de solide basis van de teammanagers en weet ze door jouw proactieve, ontzorgende houding telkens weer te verrassen! 

Als oren en ogen van de teammanagers zie jij de verbinding in wat er speelt. Je hebt een nuchtere en frisse blik waarmee je proactief vooruitkijkt. Hierdoor weet je gemakkelijk meerdere ballen in de lucht te houden en adequaat in te spelen op dat wat gaat komen. Jij komt hiervoor met creatieve oplossingen en ziet wat efficiënter of beter kan. Tegelijk speel je flexibel en stressbestendig in op dat wat nú speelt.  

Je hebt een afwisselend takenpakket, waaronder:
Agenda- en emailbeheer
– Complex agendabeheer; niet alleen het inplannen van de afspraak, maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van de teammanagers klopt van a tot z;
– Verbanden leggen tussen de e-mail van de teammanagers en de agenda’s en hier proactief naar handelen.

Ondersteuning bij (personeels-)administratie
– Processen vastleggen, afhandelen en archiveren in ons zaaksysteem (Decos JOIN);
– Aan- en afmelden van personeel;
– Ondersteunen bij inhuur personeel, zoals contractenbeheer, verlenging, etc;
– Ondersteunen manager bij aanvraag vrije dagen, declaraties, ziek-/betermeldingen;
– Maken van vakantieplanningen;
– Facturen coderen;
– Abonnementenbeheer.

Overige taken
– Notuleren (team)overleggen;
– Representatie bij jubilea, afscheid, e.d.– Organiseren van teamdagen;
– Locaties in- en extern regelen voor overleggen, trainingen en verzorgen voorzieningen;
– Samenwerking en onderlinge vervanging met de overige drie management ondersteuners.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management ondersteuner/secretaresse;
2. BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen laptop en mobiel;
3. Aantoonbare ervaring met iPhone (duidelijk aantoonbaar gemaakt in het cv);
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met office 365 (word, outlook) (beide programma’s duidelijk aantoonbaar gemaakt in het cv);
5. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
6. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als management ondersteuner/secretaresse; (40 punten);
7. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke instelling als management/secretarieel ondersteuner (30 punten);
8. Aantoonbare werkervaring / kennis met Decos Join (15 punten);
9. Aantoonbare werkervaring / kennis met Key2Financiën (10 punten);
10. Uiterlijk beschikbaar voor 24 uur per week per 1 augustus 2023 (5 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
– Organisatorisch sterk;
– Nauwkeurig;
– Snel schakelen;
– Ondernemend;
– Enthousiast;
– Flexibel;
– Stressbesteding.

Jouw organisatietalent komt pas echt tot zijn recht wanneer je hiermee mensen kunt ontzorgen. Je bent nauwkeurig, een zelfstarter en goed in prioriteren. Jij ziet de verbinding tussen email en agenda, tussen gemaakte afspraken en nog te maken to-do lijstjes. Hierdoor weet je goed het overzicht te houden en werk je secuur in een digitale omgeving.

Maar je bent ook samenwerkend, proactief en ondernemend. Je durft dingen naar je toe te trekken; “Kom maar op!” Met frisse blik en enthousiasme zoek jij de samenwerking op om tot een optimaal resultaat te komen. Je bent stressbestendig, flexibel en verliest nooit het overzicht.

Jij bent iemand die in oplossingen denkt en ook nog eens stressbestendig is. Kortom, een rots in de branding!

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Do.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 24 juli 2023. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 21 juli 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• Gemeente Woerden heeft er voor gekozen om Flextender als broker in te zetten. Na gunning verzorgt Flextender derhalve de contractafhandeling, urenregistratie en facturatie. Dit betekent dat u een overeenkomst afsluit met Flextender. De overeenkomsten zijn als model bijgevoegd in het reactieformulier (Model 4 in geval u een ZZP’er bent, Model 5 in geval u een Toeleverancier bent die een zzp’er aanbiedt en Model 6 in het geval u een Toeleverancier bent de Tijdelijke medewerker detacheert). U zal in casu factureren aan Flextender middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. Door in te schrijven gaat u ermee akkoord middels deze constructie de opdracht uit te voeren
• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.
  
• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.
• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.
  • Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 25% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.
  • Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die niet is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• De gemeente Woerden faciliteert geen ‘mobile devices’ zoals laptop en telefoon.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 18 juli 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 19 juli 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 20 juli 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.