Organisatie
Voor de bereikbaarheid van Lelystad wordt er aan de zuidkant van de stad een aantal projecten gerealiseerd door de provincie Flevoland. Door het IPM-team van de afdeling Infra is de planvoorbereiding met planologische procedure opgestart voor de Rondweg Lelystad Zuid (2×2) om de bereikbaarheid van de stad te verbeteren en de ontsluiting van het Nationaal Park Nieuw Land via de Laan van Nieuw Land en de Verlengde Westerdreef. Een project met veel stakeholders en belangen in een complex gebied waar functies voor mobiliteit, wonen, recreëren, natuur en bijvoorbeeld duurzaamheid geïntegreerd moeten worden. Dit project wordt voorbereid met de gemeente Lelystad. Zie ook: Flevowegen.nl/projecten/rondweg-Lelystad-zuid-nieuw/    

Tevens wordt binnen hetzelfde projectteam gewerkt aan de planvoorbereiding voor de aanleg van een snelfietspad van Almere naar Lelystad. Dit vindt plaats in samenspraak met andere gebiedspartijen zoals bijvoorbeeld het Nationaal Park en de gemeentes Almere en Lelystad. Dat betekent dat provincie Flevoland op zoek is voor 6 maanden (met een optie tot 3 keer een  verlenging tot uiterlijk 31-12-2024) naar een projectsecretaris voor in totaal 24 uur per week en op basis van 23 weken per 6 maanden. Belangrijke uitdaging in het programma is dat er verschillende projecten tegelijkertijd lopen die onderling in fasering verschillen en die elk specifieke aandachtspunten voor de werkzaamheden van de projectsecretaris hebben.

Opdracht
Als projectsecretaris zorg je binnen het IPM-team ervoor dat het projectteam en meer specifiek de projectmanager “in control” blijft en het overzicht behoudt. Je bent verantwoordelijk voor het voorbereiden van bestuurlijke nota’s en besluiten en bewaakt bijvoorbeeld ook de termijnen en besluiten binnen de projectinkoop. Daarnaast ondersteun je de projectteam leden bij het opstellen van inhoudelijke plannen en presentaties en archiveer je nota’s en besluiten in eDocs. Hiervoor initieer je – binnen de provinciale kaders – een aanpak die garandeert dat jij en je team op tijd de gevraagde stukken opleveren, bestuurlijke overleggen zijn voorbereid en de deelnemers beschikken over actuele gegevens. Kortom onder jou leiding wordt het team niet verrast. Met het provinciale KMS als leidraad zorg je tevens voor het doorlopen van de benodigde stappen per projectfase en bewaak je de productkwaliteit. Deze functie wordt initieel uitgevraagd op basis van 24 uur per week en 19 weken.

Ook zorg je voor het bijhouden van de benodigde project- en capaciteitsoverzichten en ben je het eerste aanspreekpunt voor zaken rond de ondersteuning binnen je team en ben je daarmee een belangrijke sparringpartner voor de projectmanager en andere projectteamleden. Vooral de beheersbaarheid van en daarmee het overzicht over het totale pakket van taken en verantwoordelijkheden is een belangrijk aandachtspunt voor de projectsecretaris.

Werkzaamheden van de projectsecretaris zijn concreet:

• Secretariële ondersteuning van alle communicatie, afspraken en processen.
• Opzetten, plannen en organiseren van bestuurlijke en externe overleggen.
• Notuleren van bestuurlijke en externe overleggen.
• Inhoudelijke ondersteuning van de projectmanager en projectteamleden.
• Opzetten en begeleiden van inhoudelijke plannen.
• Organiseren van bijeenkomsten met omwonenden en stakeholders.
• Opzetten, bijhouden en bewaken van termijnen van toetsformulieren van stukken die intern of extern getoetst worden.
• Aanspreekpunt voor de projectorganisatie, lijnorganisatie en de provinciale organisatie.

Deze werkzaamheden zijn indicatief, maar niet uitputtend.

Benodigd aantal professionals
1.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende dagen: dinsdag en donderdag op het provinciehuis, waarbij nog één dag in overleg thuis kan worden gewerkt.

Minimumeisen/ knock-outcriteria
1. We werken hybride: deels thuis, deels op locatie. Conform de richtlijnen van het RIVM. Locatie waar gewerkt wordt is het provinciehuis in Lelystad.
2. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, mobiel en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking;
3. Uurtarief maximaal € 100,00 exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon- werkverkeer en fee Flextender;
4. Dagen dat er in ieder geval op locatie aanwezig moet zijn: dinsdag en donderdag;
5. In staat om de opdracht individueel uit te voeren (vervulling in duo verband is niet mogelijk);
6. Minimaal een afgeronde HBO bachelor opleiding. 

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
7. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in een vergelijkbare rol bij een provinciale, gemeentelijke organisatie of een waterschap (25 punten).
a. Geen aantoonbare werkervaring of tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten)
b. Minimaal 2 tot 4 jaar aantoonbare werkervaring (20 punten)
c. Minimaal 4 of meer jaar aantoonbare werkervaring (25 punten)
8. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met projectsecretariaatswerkzaamheden bij ruimtelijke of infrastructurele projecten (benoem dit duidelijk in het cv, inclusief een omschrijving van wat deze werkzaamheden waren) (25 punten).
a. Geen aantoonbare of tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten)
b. Minimaal 2 tot 4 jaar aantoonbare werkervaring (20 punten)
c. Minimaal 4 of meer jaar aantoonbare werkervaring (25 punten)
9. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als project- /programmasecretaris in het ruimtelijk of infrastructuur domein (25 punten).
a. Geen aantoonbare werkervaring of tot 1 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten)
b. Minimaal 1 tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (20 punten)
c. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring (25 punten)
10. Aantoonbare kennis en werkervaring met het ondersteunen van (programma- / project-) managers (benoem dit duidelijk in het cv en beschrijf de werkzaamheden) (25 punten).
a. Geen aantoonbare werkervaring of tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten)
b. Minimaal 2 tot 4 jaar aantoonbare werkervaring (20 punten)
C. Minimaal 4 of meer jaar aantoonbare werkervaring (25 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Stressbestendig;
• Communicatief;
• Gestructureerd;
• Proactief;
• Daadkrachtig;
• Verbindend;
• Coördinerend;
• Teamspeler;
• Resultaatgericht.

Cv-richtlijnen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen/ knock-outcriteria in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. Inschrijvingen met een lager uurtarief krijgen in dat geval de voorkeur boven inschrijvingen met een hoger uurtarief. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de provincie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van 7 dagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.