Organisatie
Binnen Gemeente de Ronde Venen werken we aan digitalisering van onze processen en we zitten hierbij nog in de overgangsfase. Je komt te werken bij team I&A, cluster Informatiebeheer. Dit cluster bestaat uit informatiebeheerders, functioneel beheerders en adviseurs informatiebeheer.

Opdracht
Gemeente De Ronde Venen is op zoek naar een enthousiaste trainee die samen met verschillende collega’s het recordmanagement in nieuwe systemen opzet. Dit op zo’n manier dat collega’s hun proces op de meest efficiënte manier kunnen uitvoeren en de informatiebeheerders weten hoe het recordmanagement (by design) is opgezet en dit ook kunnen controleren/uitvoeren. Je vindt het daarbij leuk om het belang van goed informatiebeheer en recordmanagement uit te dragen.

Gemeente De Ronde Venen is voornemens om recordmanagement in te richten in Microsoft365, de recordmanagement module van Notubiz te implementeren en aan de slag te gaan met iArchief voor het beheren van de informatie in iBurgerzaken. Het centrale archiveren in het zaaksysteem is hiermee losgelaten, er wordt per domein bekeken wat het beste aansluit bij de processen.

De recordmanager heeft ook een rol, samen met de informatiebeheerders, functioneel beheerders en collega’s uit de organisatie, bij het digitaliseren van processen waarbij deze nu nog worden geregistreerd met het document management systeem Corsa. Uit bovenstaande blijkt dat er veel ontwikkelingen zijn, gaandeweg de opdracht kunnen er nog nieuwe klussen bijkomen.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Aantoonbare werk/stage ervaring met recordmanagementtaken bij een overheidsorganisatie;
2. In bezit van een reeds afgeronde (of binnenkort af te ronden) opleiding of cursus tot informatiespecialist/ recordmanager/ informatiebeheerder;
3. Aanbieder kan achtervang en inhoudelijke begeleiding van de trainee garanderen, dit is kenbaar gemaakt in de inschrijving;
4. Een afgeronde opleiding op minimaal HBO Bachelor niveau;
5. Kandidaat zal wekelijks een training of ondersteuning krijgen betreft de ontwikkeling van de aangeboden kandidaat vanuit de leverancier

 Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
6. Aantoonbare werk/stage ervaring met M365 Sharepoint (20 punten);
7. Aantoonbare werk/stage ervaring met MS-Teams (10 punten);
8. Aantoonbare werk/stage ervaring met inrichting van recordmanagement (benoem dit duidelijk in het cv) (30 punten);
9. Aantoonbare kennis van én werk/stage ervaring met de toepassing van archiefwet en -regelgeving (benoem dit duidelijk in het cv) (20 punten);
10. Een door de kandidaat geschreven motivatie toegeschreven op de functie trainee recordmanagement (10 punten);
11. Kandidaat zal wekelijks training of ondersteuning krijgen betreft de ontwikkeling van de aangeboden kandidaat vanuit de leverancier (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Leergierig (het leuk vinden om te pionieren)     
• Didactische vaardigheden
• Goede communicatieve vaardigheden;

–      Secuur/oog voor details;

–      Zelfstandig en in teamverband kunnen werken;

–      Klantgericht.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 20 maart 2023 tussen 10.00 uur en 16.30 uur  via teams. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 17 maart 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

 Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 10 maart 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 13 maart 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot woensdag 15 maart 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.