Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht

De OR
De Ondernemingsraad telt 13 zetels. In maart 2024 zijn er OR-verkiezingen voor een raad van 15 zetels. De organisatie in is ontwikkeling. Dat brengt veranderingen met zich mee waarin de OR een belangrijke rol speelt. De bevoegdheden, rechten en plichten van de OR staan beschreven in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) en in de cao-Provincies.

Als Ambtelijk Secretaris OR ondersteun en adviseer je de OR bij al haar activiteiten: beleidsmatig, organisatorisch en secretarieel.

Je bewaakt de naleving van wetten, procedures en afspraken betreffende medezeggenschap, uitvoering cao en arbeidsvoorwaarden. Je bereidt de door de OR uit te brengen adviezen, instemmingszaken en initiatiefvoorstellen voor en rond het proces samen met de OR af. Je stelt een jaarplan op en draagt zorg voor berichtgeving en archivering.

Dit doe jij nog meer:

• Je bent een verbinder en werkt aan de versterking van de OR als team;
• Je werkt samen met de ondersteuners van de bestuurder, waarbij de kwaliteit van de medezeggenschap uitgangspunt vormt;
• Vanuit de professionele kennis draag je bij aan de kwaliteit van het OR-werk;
• Je hebt gevoel voor communicatie. Je zorgt ervoor dat er regelmatig berichten over het OR-werk worden gepubliceerd;
• Samen met je collega medewerker ambtelijk secretariaat verzorg je zelfstandig de inkomende en uitgaande correspondentie en externe berichtgeving;
• Voor het jaarverslag verzorg je de redactie, de uitvoering en de verspreiding.
• Je beheert het budget van de OR;
• Je legt tijdig verslag van OR-, overleg- en commissievergaderingen;
• Je organiseert (bij)scholing van OR-leden, de verkiezingen en bent het aanspreekpunt  van de OR, binnen de organisatie, met bonden, andere provincies en externe organisaties.

Jij hebt:

• Een afgeronde relevante opleiding op hbo-niveau èn ervaring in een soortgelijke functie. Als je één of meerdere leergangen ambtelijk secretaris gevolgd hebt is dit een pré;
• Kennis van wettelijke regelingen en jurisprudentie op het gebied van medezeggenschap, arbeidsrecht, Arbowet, cao e.d.;
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift en je bent bekend met voorkomende office-pakketten;
• Een zelfstandige, accurate, analytische, stressbestendige en onafhankelijke  houding;
• Sociale vaardigheden zoals initiëren, tact, inlevend en probleemoplossend vermogen en je kan omgaan met tegengestelde belangen en vertrouwelijke informatie.
• Respect en waardering voor de ander, gericht op een goede relatie met alle partijen waarmee de OR zijn werk doet.

Vereisten / knock-outcriteria
1.Aantoonbare werkervaring als ambtelijk secretaris;
2. Aantoonbare werkervaring met Wet op de Ondernemingsraden, arbeidsrecht, Arbowet, CAO;

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
3. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau (30 punten);
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als ambtelijk secretaris van medezeggenschap (50 punten);
5. Afgeronde aanvullende opleiding op het gebied van ambtelijk secretaris (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
– goede redactionele en communicatieve vaardigheden;
– sterk in plannen en organiseren (van zowel eigen werk als sturen op het werk van andere;
– accuraat, pragmatisch, proactief, zelfstandig, flexibel;
– in staat om taken binnen gestelde tijdslijnen af te ronden;
– sterk gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
– interesse in politieke en maatschappelijke ontwikkelingen.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

– Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
– Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja/nee

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 10 januari 2024 tussen 13.15 uur en 16.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 5 januari 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 18 december 2023. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 19 december 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 21 december 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.