Over gemeente Westland
Westland. De Glazen Stad. Dankzij de meest innovatieve agri-sector ter wereld zijn we de vijfde economie van Nederland. Met meer dan 110.000 inwoners die hier wonen, werken, leren en recreëren. In een omgeving die snel verandert, zoeken we steeds opnieuw naar een nieuwe balans. Een balans tussen een groeiende economie en leefbaarheid. Tussen bereikbaarheid en een gezond leefmilieu. En tussen investeren in nieuwe ontwikkelingen en zorgen voor mensen die het moeilijk hebben.

Als je werkt bij gemeente Westland bouw je mee aan onze gemeentelijke organisatie en aan de groei van dit unieke gebied. De uitdagingen zijn groot. De kansen om te groeien ook.

Cluster Bedrijfsvoering
De collega’s die werkzaam zijn binnen dit cluster zorgen voor solide bedrijfsvoering. Het cluster voorziet hiertoe in de informatiebehoefte, advisering, kaderstelling en ondersteuning van de andere clusters op alle taakvelden van bedrijfsvoering (personeel, financiën, informatievoorziening, automatisering, belastingen, juridische en facilitaire zaken).

Taakveld JIG
Het taakveld Juridische Zaken, Inkoop en Gegevensbescherming (JIG) bestaat uit circa 35 medewerkers en is verantwoordelijk voor advisering aan alle gelederen van de organisatie. Dit gebeurt door het geven van eerste en tweedelijns advies, het beheren van de verzekeringsportefeuille en het afhandelen van schademeldingen en aansprakelijkstellingen. Ook de commissie bezwaarschriften van de gemeente Westland en de ondersteuning hiervan (zowel procesmatig als inhoudelijk) vallen onder dit taakveld.

Functieomschrijving
Wij zijn op zoek naar een deskundige archiefinspecteur bij ons team Juridische Zaken, Inkoop en Gegevensbescherming van cluster Bedrijfsvoering.

In deze functie houd je toezicht op de nog niet overgebrachte archieven van de ambtelijke organisatie en op de overgebrachte archieven aan het Historisch Archief Westland (HAW). Je bent daarbij verantwoordelijk voor het coördineren en uitvoeren van inspecties en audits over het uitgevoerde archief- en informatiebeheer van zowel de nog niet overgebrachte als overgebrachte archieven en de verslaglegging daarvan. (Denk hierbij aan het opstellen van een verslag op basis van Kritische Prestatie Indicatoren voor het informatiebeheer.) Hiermee wordt de kwaliteit van de huidige staat en het beheer van de informatieobjecten, archieven en de archiefbewaarplaats inzichtelijk gemaakt aan het management, het college en de gemeenteraad. Deze taken voer je uit conform de Archiefwet- en regelgeving. 

Bij de uitvoering van je taken onderhoud je contacten met alle clusters binnen de organisatie om een goed beeld te kunnen vormen over het archief- en informatiebeheer.
Daarnaast onderhoud je nauwe contacten met team Informatiebeheer (IB) van cluster Bedrijfsvoering. Dit team bestaat uit de taakvelden HAW, Documentaire Informatievoorziening en Postregistratie.

Binnen het taakveld HAW vallen meerdere aandachtsgebieden zoals digitalisering, collecties, cultureel erfgoed en educatie. Het HAW beheert feitelijk de overgedragen digitale en fysieke  overheidsarchieven (vanuit de wettelijke taak als archiefbewaarplaats) als particuliere archieven (vanuit historisch besef).

Als archiefinspecteur heb je ook een belangrijke adviesrol over vraagstukken omtrent het Digitaal Archief Depot (e-depot en pre-depot), DMS en andere systemen voor de opslag en het beheren van informatie. Ook wordt verwacht dat je verbetervoorstellen voor het informatiebeheer aandraagt ten behoeve van het verkrijgen van een (digitale) informatiehuishouding die op orde is.

Het is daarom belangrijk dat je oog hebt voor de ontwikkelingen op het gebied van duurzame toegankelijkheid van informatie en de beschikbaarstelling daarvan.
Daarnaast dien je te adviseren over onder andere de vernietigingsprocedure van archiefbescheiden alsmede over het nemen van besluiten omtrent (beperkte) openbaarheid of over het opnemen van hotspots.

Wat ga je doen?
– Je houdt toezicht op de overgebrachte en nog niet overgebrachte archieven;
– Je voert inspecties en audits uit over het uitgevoerde archief- en informatiebeheer van deze archieven;
– Je zorgt voor verslaglegging van de gehouden audits (KPI’s);
– Je beoordeelt de vernietigingslijsten en de aanvragen voor vervreemding en vervanging;
– Je draagt verbetervoorstellen voor het informatiebeheer aan;
– Je geeft adviezen over onderwerpen omtrent het informatiebeheer;
– Je onderhoudt contacten met alle clusters en vooral met team IB;
– Je onderhoudt een relevant netwerk (Nationaal Archief, VNG en relevante contacten met andere gemeenten) betreffende de ontwikkelingen en gevolgen omtrent het vakgebied.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Maximaal uurtarief € 83,20 (schaal 10) exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werk en fee Flextender;
2. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau;
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als archiefinspecteur bij een gemeentelijke instelling.

Gunningscriteria (weging)
4. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van informatiemanagement en/of archivistiek (15 punten);
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het beoordelen van gemeentelijke archieven en collecties door het (zelfstandig) houden van inspecties en audits over het archief- en informatiebeheer (al dan niet overgebracht) en met het opstellen van audit-verslagen ofwel de KPI-rapportages (20 punten);
6. Je hebt ervaring met het adviseren over de gevolgen van relevante wet- en regelgeving op de inrichting van het informatiebeheer en de gevolgen voor de openbaarheid van informatie (15 punten);
7. Je hebt gedegen kennis van de archiefwet en wet- en regelgeving op het gebied van informatiemanagement en -beheer en archivistiek (15 punten);
8. Je bent op de hoogte van de laatste trends en ontwikkelingen op het genoemde vakgebied (15 punten);
9. Je beschikt over een inhoudelijke visie over het opslaan en beheren van informatie volgens de principes archiveren- en privacy by design en bewaren bij de bron alsmede over het inrichten en beheren van archiefbeheersystemen zoals een Digitaal Archief Depot (pre- en e-depot) (20 punten).

Competenties
– Je bent resultaatgericht;
– Je bent communicatief sterk in woord en schrift en in staat om te relativeren;
– Je bent in staat om problemen te signaleren en te analyseren;
– Je bent in staat om verbanden te leggen;
– Je bent in staat om verbetervoorstellen aan te dragen;
– Je bent politiek-bestuurlijk sensitief.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie [of ander aantal] kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund.