Organisatie
De provincie Flevoland is een jonge en snel groeiende provincie in Nederland. Flevoland is de thuishaven voor ruim 400.000 inwoners op een oppervlakte van 2.412 km2 aan land en water. Een gebied waar denken en doen samenkomen in fascinerende projecten en activiteiten. De provincie is een uitdagende en inspirerende werkgever voor ongeveer 770 medewerkers die werken binnen 3 primaire afdelingen (Gebiedsprogramma’s & Europa, Strategie & Beleid en Infra) en 1 ondersteunende afdelingen, met 4 onderliggende eenheden. Een flexibele en slagvaardige organisatie die snel reageert op veranderingen in onze omgeving. We zoeken mensen die deze eigenschappen zelf ook in huis hebben

De provincie Flevoland werkt aan een omvangrijk portfolio met projecten op het gebied van Informatievoorziening (hierna “IV”). Deze projecten worden veelal aangestuurd door een (externe) projectleider en uitgevoerd door een team van interne en externe projectmedewerkers (regelmatig ook de beheerder). Daarnaast is het Technisch Beheer (hierna “TB”) team belast met het goed beheren, beveiligen en onderhouden van de bedrijfskritisch ICT infrastructuur, Citrix omgeving en applicatielandschap van de organisatie.

Opdracht
Deze opdracht betreft een (tijdelijke) uitbreiding van ons team van back office medewerkers. Je houd je daarin bezig met het up and running houden van de bestaande Werkplek omgeving en gebruikersondersteuning. Je vervult een belangrijke rol in de schakel  tussen het Servicecentrum, de gebruiker, functioneel beheer en technisch beheer. Binnen IV wordt meer en meer gewerkt aan integraal samenwerken waarbij het werken in Serviceteam, dus het nauw samenwerken met collega’s op een onderwerp of issue.

We zetten vol in op de digitale transformatie en bouwen daarom aan een weerbaar digitaal ICT en IV (informatievoorziening) fundament. Dit fundament draagt bij aan veilige connectiviteit en toegang tot onze werkplekken en systemen. En aan de digitale weerbaarheid van onze organisatie, met een open en transparante informatiehuishouding. Hier staat efficiënt samenwerken, kennisdelen en informatie-uitwisseling hoog in het vaandel. Het fundament is de basis voor onze ‘werkplek van de toekomst’. Jij als back office medewerker (informatiespecialist) zorgt er, achter de schermen, voor dat onze collega’s zich goed en veilig op hun eigen taken kunnen focussen.

Je houdt je bezig met het oplossen van meldingen en (standaard) wijzigingen en het beantwoorden van gebruikersvragen. Tevens kun je op basis van werkinstructies standaard beheertaken uitvoeren.

Benodigd aantal professionals
1.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende dagen: maandag tot en met vrijdag. Er is de mogelijkheid dat werk plaats moet vinden ’s avonds of in het weekend.

Minimumeisen/ knock-outcriteria
1. Uurtarief maximaal € 55,-  exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon- werk en fee Flextender;
2. (Virtuele) aanwezigheid op de maandag, dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag;
3. De kandidaat is bereidt om incidenteel avonden en/of weekenden te werken in overleg;.  

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het werken in een gebruikersomgeving en het oplossen van meldingen en wijzigingen (benoem dit duidelijk in het cv) (20 punten);
5. Uiterlijk beschikbaar per 4 december 2023 voor 36-40 uur per week (5 punten);
6. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als werkplekbeheer of servicemedeweker in een ICT omgeving op basis van ITIL, binnen de (semi) overheid (benoem dit duidelijk in het cv) (25 punten);
a. Tot 4 jaar aantoonbare werkervaring als werkplekbeheer in een ICT omgeving op basis van ITIL, binnen de (semi) overheid (0 punten);
b. 4 tot 5 jaar aantoonbare werkervaring als werkplekbeheer in een ICT omgeving op basis van ITIL, binnen de (semi) overheid (10 punten);
c. Meer dan 5 jaar aantoonbare werkervaring als werkplekbeheer in een ICT omgeving op basis van ITIL, binnen de (semi) overheid (25 punten).
7. Aantoonbare werkervaring met Windows 10, Microsoft office 2016, werkplekbeheer (zowel hardware- als softwarematig (benoem dit duidelijk in het cv) (30 punten);
a. Geen aantoonbare werkervaring met Windows 10, Microsoft office 2016, werkplekbeheer (zowel hardware- als softwarematig (0 punten);
b. Tot 1 jaar aantoonbare werkervaring met Windows 10, Microsoft office 2016, werkplekbeheer (zowel hardware- als softwarematig (10 punten);
c. 1 tot 3 jaar aantoonbare werkervaring met Windows 10, Microsoft office 2016, werkplekbeheer (zowel hardware- als softwarematig (20 punten);
c. Meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met Windows 10, Microsoft office 2016, werkplekbeheer (zowel hardware- als softwarematig (30 punten).
8. Aantoonbare werkervaring in het overdragen van kennis, het maken van gebruikersinstructies en het geven van gebruikerstraining (benoem dit duidelijk in het cv) (20 punten);
a. Geen aantoonbare werkervaring met het overdragen van kennis, het maken van gebruikersinstructies en het geven van gebruikerstraining (0 punten);
b. Tot 1 jaar aantoonbare werkervaring met het overdragen van kennis, het maken van gebruikersinstructies en het geven van gebruikerstraining (5 punten);
c. 1 tot 3 jaar werkervaring aantoonbare werkervaring met het overdragen van kennis, het maken van gebruikersinstructies en het geven van gebruikerstraining (15 punten);
d. Meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met het overdragen van kennis, het maken van gebruikersinstructies en het geven van gebruikerstraining (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

De back office medewerker is lid van het back office team binnen IV en wordt hierin aangestuurd door de manager, hij/zij werkt ook in teamverband samen met de projectgroep om de optimalisaties succesvol uit te voeren. Om dit goed te kunnen doen moet de technische medewerker over de volgende competenties beschikken:

• Trouble shooter, neemt initiatief en verantwoordelijkheid om lastige situaties, incidenten en problemen op te lossen
• Teamplayer, maar ook in staat zijn zelfstandig kunnen werken en tijd goed in te delen
• Proactief en hands on mentaliteit
• Kritisch en Creatief
• Analytisch vermogen
• Communicatief sterk (zowel mondeling als schriftelijk);
• Goed in staat om je in de ander te verplaatsen
• Flexibele resultaatgerichte pragmaticus, met oog voor verschillende belangen;

Cv-richtlijnen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen/ knock-outcriteria in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. Inschrijvingen met een lager uurtarief krijgen in dat geval de voorkeur boven inschrijvingen met een hoger uurtarief. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). In principe worden de drie beste kandidaten uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de provincie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Dit wordt onder andere bepaald aan de hand van een casus die ter voorbereiding op de gesprekken wordt verstuurd aan de kandidaten die uitgenodigd zijn voor de selectiegesprekken. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van 7 dagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De provincie kan verzoeken tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;
• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding;
• Er wordt voor zakelijke ritten een reiskostenvergoeding gehanteerd. Dienstreizen worden bij voorkeur met het openbaar vervoer gemaakt. De kosten hiervoor kunnen worden gedeclareerd. Is de plaats van bestemming alleen per auto bereikbaar, dan wordt een kilometervergoeding van €0,37 gehanteerd. Is de bestemming wel bereikbaar met openbaar vervoer, maar wordt er toch met de eigen auto gereisd, dan is de kilometervergoeding €0,14. De basis voor de uitbetaling van het aantal kilometers is de snelste reisafstand vanaf je standplaats, gemeten via routenet.nl. Reis je vanaf je huisadres rechtstreeks naar een bestemming en is die afstand korter dan vanaf je standplaats? Dan krijg je een volledige vergoeding op basis van deze kortere afstand. Reis je naar een bestemming waarbij je je standplaats passeert? Dan kun je alleen de afstand vanaf je standplaats naar de bestemming declareren.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);
• De Verwerkersovereenkomst kan onderdeel uitmaken van de opdracht welke is te vinden onder de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincie Flevoland.
• De provincie Flevoland is niet verplicht de Opdracht te gunnen.

De provincie Flevoland behoudt zich het recht voor het aanbestedingsproces geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of volledig, stop te zetten en/of de Opdracht niet te gunnen.

• Kandidaat is bereid bij wederzijds goedvinden na de initiële periode kosteloos bij de opdrachtgever in dienst te treden.
• Door deel te nemen aan of in te schrijven op deze aanbestedingsprocedure stemt deelnemer in met alle voorwaarden van deze uitvraag.

Planning en meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 17 november 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 20 november 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De digitale gesprekken bij de provincie zijn gepland op vrijdag 24 november 2023 tussen 11.00 uur en 14.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk donderdag 23 november 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de uitkomst van de procedure.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 21 november 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.