Organisatie
De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het team Documentair Informatie Management (DIM), van de eenheid Informatievoorziening (IV). De eenheid IV maakt onderdeel uit van de afdeling Concernzaken (CZ).

De eenheid IV is verantwoordelijk voor een goed bruikbaar, beheersbaar, veilig en betaalbaar IT-landschap van de gehele provincie. Het uitwerken van beleid, kaders en richtlijnen met betrekking tot de informatievoorziening is belegd bij de CIO-office; in dit team zijn ook adviseurs  op het gebied van Informatiebeheer opgenomen. De uitvoering is ondergebracht in uitvoerende teams, waaronder team DIM.

Het team DIM heeft als taakveld de (operationele) inrichting en de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer, waaronder:

• Het faciliteren van de centraal inkomende en uitgaande poststromen, registratie van inkomende e-formulieren (voorzover niet geautomatiseerd) en registreren van centrale emailberichten;
• Het ondersteunen van de organisatie (-medewerkers) bij het beheren van informatie (‘goed bewaren’) door middel van opleidingen, advies en coaching. Denk hierbij ook aan informatie in ketens en samenwerkingsverbanden;
• Het adviseren over en toetsen op de toepassing van kaders en richtlijnen;
• Het (zorgdragen voor het) beheer van de informatie- en archiefbeheer in het Document Management Systeem, vakapplicaties of andere opslagruimte (‘selecteren, waarderen, vernietigen, bewaren, overbrengen’).

Opdracht
Als beleidsmedewerker DIM voer je werkzaamheden uit op het snijvlak van informatievoorziening, informatiebeheer en archivering. Zo zul je je onder andere bezig gaan houden met het opstellen van beleid, het procesgericht registeren van inkomende poststukken in ons DMS eDocs en het aanmaken van zaakmappen. Je adviseert daarnaast bij de inrichting, koppeling en aanschaf van informatie- en archiefsystemen in relatie tot ons gehele ICT-landschap. Jij bent de steun en toeverlaat voor collega’s binnen de ambtelijke organisatie als het gaat om vakinhoudelijke kennis en advisering vanuit je rol als beleidsmedewerker. Zowel intern als extern ben je (mede) het gezicht van DIM en neem je deel aan projecten en overlegplatforms. Je rapporteert aan de coördinator DIM en komt terecht in een leuk en hecht team waarbinnen hard wordt gewerkt.

Jij:

• Draagt beleid, kaders en richtlijnen voor het informatie- en archiefbeheer uit bij alle stakeholders binnen de provinciale organisatie met de focus op tactisch en operationeel niveau;
• Motiveert medewerkers om informatie op een duurzaam toegankelijke wijze vast te leggen (in het DMS of vak applicatie);
• Draagt bij aan een actueel kennisniveau van en inzicht op het terrein van de uitvoering van het informatie en archiefbeer binnen de organisatie;
• Geeft voorlichting en instructies aan medewerkers/afdelingen om hen in staat te stellen zelfstandig de informatie vast te leggen in de systemen conform richtlijnen en instructies;
• Houd je bezig met procesgericht registreren van inkomende post in ons document; management systeem eDocs;
• Maakt zaakmappen aan binnen eDocs;
• Behandelt van vragen van collega’s (via TOPdesk of via de mail);
• Ondersteunt eventueel bij het verwerken van inkomende en uitgaande post.

Benodigd aantal professionals
1.
De Provincie behoudt zich het recht voor om de opdracht(en) niet te gunnen.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende dagen: maandag t/m vrijdag.

Minimumeisen/ knock-outcriteria
1. Werkzaamheden vinden plaats op het provinciehuis te Lelystad en/of vanaf de thuiswerkplek;
2. Uurtarief maximaal € 95 exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon- werkverkeer en fee Flextender;
3. Aanwezig op maandag t/m vrijdag;
4. Volledig beschikbaarheid uiterlijk 8 mei 2023, voor de volledige 40 uur.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
5. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor in de richting van Informatie- en Archiefbeheer (20 punten);
6. Aantoonbare werkervaring  met het schrijven van beleidstukken én het adviseren op het gebied van informatiebeheer (15 punten);
7. Aantoonbare werkervaring m.b.t. het registeren van documenten én het beheren en aanmaken van zaakmappen in een DMS/zaaksysteem (benoem dit duidelijk in het cv.) (15 punten);
8. Aantoonbare kennis van én werkervaring op het gebied van Informatiebeheer en Advies (20 punten);
a. Tot 1 jaar aantoonbare kennis van én werkervaring op het gebied van Informatiebeheer en Advies (0 punten);
b. 1 tot 3 jaar aantoonbare kennis van én werkervaring op het gebied van Informatiebeheer en Advies (10 punten);
c. 3 jaar of meer aantoonbare kennis van én werkervaring op het gebied van Informatiebeheer en Advies (20 punten);
9. Aantoonbare werkervaring met documentmanagement-systemen én eDocs (benoem dit duidelijk in het cv.) (30 punten);
a. Tot 1 jaar aantoonbare werkervaring met documentmanagement-systemen én eDocs en (5 punten);
b. 1 tot 3 jaar aantoonbare werkervaring met documentmanagementsystemen én eDocs (15 punten)
c. 3 jaar of meer aantoonbare werkervaring met documentmanagement-systemen én eDocs (30 punten);
d. Geen aantoonbare werkervaring met documentmanagement-systemen én eDocs (0 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Monitoren en toetsen;
• Analyseren en adviseren;
• Communicatie, zowel mondeling als schriftelijk;
• Overtuigingskracht;
• Creëren van draagvlak.
  

Cv-richtlijnen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen/ knock-outcriteria in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. Inschrijvingen met een lager uurtarief krijgen in dat geval de voorkeur boven inschrijvingen met een hoger uurtarief. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de provincie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van 7 dagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De provincie kan verzoeken tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;
• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding;
• Er wordt voor zakelijke ritten een reiskostenvergoeding gehanteerd. Dienstreizen worden bij voorkeur met het openbaar vervoer gemaakt. De kosten hiervoor kunnen worden gedeclareerd. Is de plaats van bestemming alleen per auto bereikbaar, dan wordt een kilometervergoeding van €0,37 gehanteerd. Is de bestemming wel bereikbaar met openbaar vervoer, maar wordt er toch met de eigen auto gereisd, dan is de kilometervergoeding €0,14. De basis voor de uitbetaling van het aantal kilometers is de snelste reisafstand vanaf je standplaats, gemeten via routenet.nl. Reis je vanaf je huisadres rechtstreeks naar een bestemming en is die afstand korter dan vanaf je standplaats? Dan krijg je een volledige vergoeding op basis van deze kortere afstand. Reis je naar een bestemming waarbij je je standplaats passeert? Dan kun je alleen de afstand vanaf je standplaats naar de bestemming declareren;
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);
• De Verwerkersovereenkomst kan onderdeel uitmaken van de opdracht welke is te vinden onder de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincie Flevoland.

Planning en meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 19 april 2023. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 20 april 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De digitale gesprekken (MS Teams) bij de provincie zijn gepland op woensdag 26 april 2023 tussen 13.00 tot 16.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk dinsdag 25 april 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de uitkomst van de procedure.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 24 april 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.