Organisatie
Een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. Hier werken we samen met 650 collega’s aan de best mogelijke dienstverlening voor inwoners, bedrijven en instellingen. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Onder het motto: vertrouwen, verbinden en verantwoordelijkheid.

Over de afdeling Bedrijfsvoering (BV)
Werken voor Bedrijfsvoering is werken voor de motor van de gemeente. Bij elke ontwikkeling of ieder proces is deze afdeling betrokken. Hier werken adviseurs en ondersteuners die collega’s helpen hun werk te doen. Bij BV vind je HR, financiën, communicatie, inkoop, informatiemanagement, onderzoek, IT, facilitaire zaken, bestuursadvisering en juridische zaken. Kortom, grote afwisseling in collega’s én in het werk.

Team
Het bestuurssecretariaat is een hecht team van professionals die allround secretariële ondersteuning biedt aan het college van B&W, zodat de bestuurders zich kunnen focussen op hun inhoudelijke portefeuille en op de burgers van onze mooie gemeente. Het bestuurssecretariaat is onderdeel van het team facilitaire zaken. Op dit moment bestaat het bestuurssecretariaat van de Gemeente Leidschendam-Voorburg uit 4 bestuursassistenten in vaste dienst.

Opdracht
Om het bestuur zo optimaal mogelijk te ondersteunen is er tijdelijk behoefte aan een extra bestuursassistent. Bij de opdracht horen de volgende hoofdtaken:
– Je zorgt voor de secretariële dienstverlening aan meerdere leden van het college van burgemeester en wethouders;
– Je draagt organisatorisch en administratief  zorg  voor de vergaderingen en bijeenkomsten;
– Je signaleert en informeert het bestuur en directe collega’s over zaken die voor partijen van belang zijn;
– Je ontvangt het bezoek van het bestuur;
– Je bent een allround bestuursassistente en kunt ook het team van bestuursassistentes ondersteunen;
– Communicatief sterk en past de Nederlandse taal zowel schriftelijk als mondeling foutloos toe;
– Je bent klantgericht en hebt het begrip hostmanship hoog in het vaandel staan. Dit is een belangrijk onderdeel van het dagelijks werk.

Hybride werken bestaat tot de mogelijkheden met de kanttekening dat het in nauwe overeenstemming met het bestuurssecretariaat  afgestemd moet worden.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal voor 32-36 uur per week beschikbaar, verdeeld over tenminste 4 werkdagen;
2. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten; Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad. Specificaties kunnen worden opgevraagd;
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse/bestuursassistent bij een overheid/gemeentelijke instelling;
4. Een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau 4.

Gunningscriteria (weging)
5. Een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau 4 in de richting van Directiesecretaresse / Managementassistent (25 punten);
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar Secretaresse/Bestuursassistent voor een directie en/of een college van bestuur (35 punten);
7. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met Microsoft Office 365 programma’s: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams en iBabs (duidelijk weergegeven in het cv) (25 punten);
8. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een gemeente (15 punten). 

Competenties
Flexibiliteit
Je verandert je eigen gedrag indien zich problemen of kansen voordoen teneinde een gesteld doel te bereiken.

Zelfstandigheid
Je handelt volgens eigen overtuiging, onafhankelijk van anderen. Daarnaast verricht je zonder hulp van anderen taken, probeert op eigen kracht probleemsituaties de baas te worden.

Schriftelijke communicatie
Je bent duidelijk jouw opvattingen onder woorden en weet aan te sluiten bij de lezer. Formuleert ingewikkelde zaken kernachtig en weet woorden trefzeker te kiezen.

Klantgerichtheid
Je weet wensen of behoeften van klanten of gebruikers te onderzoeken en hiernaar te handelen.
Daarnaast speelt je in op de doelstellingen van doelgroepen en opdrachtgevers voor de langere termijn.

Plannen en organiseren
Je stemt activiteiten van jezelf (en anderen) op elkaar af en bepaalt hun volgorde zodat doeleinden efficiënt en effectief gerealiseerd worden.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling CV’s op knock-outcriteria 
Flextender beoordeelt de CV’s op de knock-outcriteria die in de marktplaatsuitvraag worden omgeschreven. Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. 

 Stap 2: Selectie CV’s 
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de knockoutcriteria in onderlinge vergelijking op de gunningscriteria uit de marktplaatsuitvraag. De (maximaal) tien kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek 
Leidschendam-Voorburg beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. 

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die op basis van deze criteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. 

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt nader getoetst in hoeverre de geselecteerde kandidaten voldoen aan de competenties uit de marktplaatsuitvraag. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap drie van de beoordeling worden herhaald. 

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar ons oordeel het beste voldoet aan het gevraagde profiel in de marktplaatsuitvraag. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund.

Leidschendam-Voorburg behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. 

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.