Job Location
Noord-Holland
Posted Date Geplaatst 5 maanden geleden
2024-01-09

Organisatie
Edam-Volendam: een wereldmerk
Met meer dan 36.000 inwoners en een oppervlakte van ruim 8.000 hectare bestaat Edam-Volendam uit tien kernen en buurtschappen met een eigen verhaal, eigen tradities en een rijke cultuur. Vissers, boeren en stedelingen. Klederdracht, kaas, paling, veenweiden, polder, water, talloze monumenten, sport, toerisme en muziek. Nuchter, eigenwijs, sociaal, onafhankelijk, coöperatief, betrouwbaar, ambitieus, slagvaardig en werklustig. Een palet van verscheidenheid dat kleur geeft aan onze gemeente en het tevens aantrekkelijk maakt voor mensen van ver buiten de gemeentegrenzen om ons te bezoeken. Edam-Volendam is een wereldmerk.

Ondernemend en Betrokken
Samen met inwoners, bedrijven en instellingen bouwt het bestuur en de gemeentelijke organisatie aan een gemeenschap die bijdraagt aan het welzijn. De inwoners zijn makkelijk in contact, benaderbaar en hechten waarde aan gelijkwaardigheid. Mensen zijn zichzelf, voelen een onderlinge verbondenheid en houden van hard werken. Betrokkenheid en ondernemerschap zijn de belangrijkste ingrediënten voor onze ambities. Ze staan aan de basis van ons succes. Door onze saamhorigheid en onderlinge verbondenheid weten we wat er leeft en waar we elkaar kunnen helpen. Met onze ondernemende geest krijgen we dingen voor elkaar. We zetten onszelf in als mensen met ieder onze eigen kwaliteiten en bundelen zo onze krachten voor een betrokken en ondernemende gemeente. Onze missie luidt dan ook: ‘Ondernemend en Betrokken’.

De gemeente Edam-Volendam is een aantrekkelijke gemeente om in te leven, te wonen en te werken. Als gemeente kijken we van buiten naar binnen (samen met de inwoner), werken we volgens het principe Van Ik-naar-Wij, bouwen we op vertrouwen, zijn we resultaatgericht binnen een goede werksfeer en is er voor de medewerker ruimte voor ontwikkeling, opleiding en doorgroeimogelijkheden binnen de organisatie.

Opdracht
Als Bestuurssecretaresse ondersteun je, samen met je duo-collega’s, de vijf wethouders van de gemeente. Je wordt verantwoordelijk voor een breed scala aan interessante en uitdagende taken, zoals:

  • Het beheren van de agenda’s van de wethouders en ervoor zorgen dat alle afspraken en vergaderingen soepel verlopen;
  • Het organiseren van bijeenkomsten met bestuurders uit de regio waarbij wordt afgestemd met collega secretariaten over deze complexe agenda’s;
  • Het coördineren van interne en externe communicatie, het beantwoorden van telefoongesprekken en het afhandelen van correspondentie;
  • Het ophalen van input uit de organisatie ter voorbereiding op vergaderingen, bijeenkomsten en speeches van de wethouders;
  • Het organiseren van vergaderingen, evenementen en officiële ontvangsten, waarbij je ervoor zorgt dat alles tot in de puntjes is geregeld;
  • Het beheren van vertrouwelijke informatie met de hoogste mate van discretie en professionaliteit;
  • Het uitvoeren van algemene administratieve taken.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als bestuurssecretaresse bij een gemeente;
2. Aantoonbare werkervaring met het beheren van complexe agenda’s van gemeentebestuur, het organiseren van bijeenkomsten, en het coördineren van interne en externe communicatie;
3. Een afgeronde opleiding op hbo-niveau;
4. Maximaal uurtarief van €90,- exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee Flextender;

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
5. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar bij een gemeentelijke of provinciale overheid als bestuurssecretaresse (40 punten);
6. Een afgeronde opleiding directiesecretaresse en/of managementassistente (25 punten);
7. Aantoonbare werkervaring in de functie van bestuurssecretaresse (20 punten);
8. Een afgeronde MBO-opleiding secretarieel (10 punten);
9. Uiterlijk beschikbaar per 1 februari 2024 (5 punten).

Competenties

  • Uitstekende communicatieve vaardigheden;
  • Politiek-bestuurlijke sensitiviteit;
  • Klantgericht;
  • Organiseren;

 

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die
voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de
beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

  1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
  2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg met de kandidaat.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 15 januari 2024. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 12 januari 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

  • De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
  • Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
  • Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
  • Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 08 januari 2024, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 08 januari 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot woensdag 10 januari 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.

 

 

Vacature eigenschappen

Vacature categorie

32 uur, 6 maanden, HBO, Noord-Holland, Opdrachtduur, Opleiding, Regio, Uren per week

Solliciteer online

Een geldig e-mailadres is verplicht.
Een geldig telefoonnummer is vereist.