Job Location
Utrecht
Posted Date Geplaatst 2 dagen geleden
2024-02-08

Organisatie
Wij zetten ons in voor een prettige werk- en leefomgeving voor alle Groningers! De provincie doet het werk waarvoor het Rijk te groot is en de gemeenten te klein. Maar dit doen wij niet alleen. We werken samen met inwoners, medeoverheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties hard aan alle uitdagingen waar we in Groningen voor staan. Zo verzilveren we kansen op het gebied van leefbaarheid, economie, vergroening, digitalisering en ecologie.

Al ruim 400 jaar zetten we ons in voor Groningen. Door te zorgen voor onze natuur, landschap en woningbouw. Maar ook door wegen aan te leggen en te onderhouden. We ondersteunen culturele activiteiten en organisaties zodat het culturele aanbod in Groningen levendig blijft. Er zijn subsidies voor het bedrijfsleven en ondernemers, om ze te helpen innoveren en verduurzamen.

Werken bij ons

Met onze vakkennis, betrokkenheid en liefde voor het gebied zorgen we er voor dat Groningen een plek is waar inwoners en gasten graag zijn. Wij werken allemaal met passie voor de samenleving. Dat vind je ook terug in de werksfeer. We werken veel samen om doelen te bereiken. We bieden veel ruimte voor eigen initiatief en het nemen van eigen verantwoordelijkheid. Samen met collega’s werk je aan uiteenlopende opdrachten, in een complexe maar vooral uitdagende omgeving. Geen dag bij de provincie is hetzelfde!

Opdracht
Hoe ziet je functie er uit?

  • Je voert met grote zelfstandigheid het secretariaat van een lid van het college van Gedeputeerde Staten.
  • Je houdt overzicht op de werkzaamheden en weet daarin de juiste prioriteiten te stellen. Aan jou is het volledig toevertrouwd om de complexe agenda zelfstandig te beheren en bewaken, in- en externe overleggen te organiseren en afspraken vast te leggen en te bewaken.
  • Je bent zelfstandig, beoordeelt en behandelt op eigen initiatief binnenkomende correspondentie en bespreekt deze met de bestuurder en/of het team.
  • Je draagt zorg voor adequate aanlevering van stukken en, waar nodig, voor aanvullende informatie en stelt nadere prioriteiten voor de bestuurder(s) bij de afhandeling op basis van kennis van de inhoud van de dossiers;
  • Je draagt bij aan het organiseren van dienstreizen, ontvangsten en excursies. Ook ontvang en begeleid je op een representatieve wijze bezoekers en delegaties.
  • Je bent een belangrijke eerste aanspreekpunt. Je blijft op de hoogte van wat er speelt binnen het werkveld van de bestuurder en communiceert hier snel en helder over.

Wie ben je?
Een teamplayer die nauwkeurig en stressbestendig kan werken in een dynamische omgeving. Je beschikt over veel inlevingsvermogen en hebt een proactieve en enthousiaste werkhouding. Je bent collegiaal, dienstverlenend en flexibel. Je bent een aanpakker, een collega die zijn mannetje weet te staan en die kritisch is op processen binnen onze organisatie. Je weet duidelijke werkafspraken te bewaken en je durft kritisch te zijn en ideeën aan te dragen hoe processen effectiever en efficiënter kunnen verlopen. Het complexe agendabeheer weet jij uitstekend uit te voeren dankzij jouw plan- en organisatietalent. Samen met je collega’s wil je werken aan het optimaliseren van het secretariaat. Je hebt inzicht en gevoel voor politieke, bestuurlijke en organisatorische verhoudingen binnen de (semi)overheid. Uiteraard kan je integer omgaan met vertrouwelijke informatie.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als bestuurs-/ managementsecretaresse.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
3. Aantoonbare werkervaring als bestuurs-/managementsecretaresse binnen een overheidsinstelling (40 punten);
4. Aantoonbare werkervaring binnen een provincie (30 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met iBabs (10 punten);
6. Maximaal uurtarief van €75,- per uur exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werk (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
– accuraat
– flexibel
– goed kunnen plannen / organiseren
– politieke sensitiviteit.

Functieschaal
Deze opdracht is ingedeeld in functieschaal 8.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 14 februari 2024 van 14:30 uur tot 17:30 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 13 februari 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

  • De opdrachtgever heeft er voor gekozen om Flextender als broker in te zetten. Na gunning verzorgt Flextender derhalve de contractafhandeling, urenregistratie en facturatie. Dit betekent dat u een overeenkomst afsluit met Flextender. De overeenkomsten zijn als model bijgevoegd in het reactieformulier (Model 4 in geval u een ZZP’er bent, Model 5 in geval u een Toeleverancier bent die een zzp’er aanbiedt en Model 6 in het geval u een Toeleverancier bent de Tijdelijke medewerker detacheert). U zal in casu factureren aan Flextender middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. Door in te schrijven gaat u ermee akkoord middels deze constructie de opdracht uit te voeren.
  • Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.
  • Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.
    • Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 25% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.
    • Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die niet is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.

Meer informatie
Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 9 februari 2024, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.

Vacature eigenschappen

Vacature categorie

2 maanden, 24-36 uur, HBO, Opdrachtduur, Opleiding, Regio, Uren per week, Utrecht

Solliciteer online

Een geldig e-mailadres is verplicht.
Een geldig telefoonnummer is vereist.