Organisatie
Uw veiligheid, Ons werk
Veiligheidsregio Utrecht is een samenwerkingsverband van en voor de 26 Utrechtse gemeenten. Wij zorgen elke dag voor de veiligheid van alle mensen die in de regio wonen en verblijven. Dat doen wij met onze centralisten op de 112-meldkamer, onze brandweermensen en onze collega’s va risicobeheersing, crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio.

Wij zijn er voor de mensen in de samenleving, die rekenen op onze professionaliteit. Onze ambitie is om dat met onze partners steeds beter te doen.
De afdeling Informatiemanagement & Informatie- en communicatietechnologie (I&I) is verantwoordelijk voor de ondersteuning van alle onderdelen van de VRU en het zijn van de IT innovatie partner op de gebieden van informatievoorziening en -techniek. I&I bestaat uit twee teams: team Informatievoorziening en team ICT-Beheer.

Opdracht
Als Change/Adoptie Consultant bij de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) speel je een cruciale rol in de overgang naar een nieuwe moderne werkplek (MS365), inclusief een geavanceerd intranet met Viva. Jouw taak is om de organisatie te begeleiden door deze significante verandering en om te zorgen voor een soepele en effectieve adoptie van de nieuwe technologieën en werkwijzen.

Change Management:
Ontwikkel een diepgaand begrip van de verschillende doelgroepen binnen de organisatie, rekening houdend met de diverse kennisniveaus en functies. Bepaal de aanpak voor verandermanagement die het beste aansluit bij de cultuur en behoeften van de VRU, waarbij je zorgt voor minimale verstoring en maximale acceptatie.

Adoptie Strategie en Communicatie:
Werk nauw samen met de communicatieafdeling om een duidelijk en aansprekend adoptieplan op te stellen dat medewerkers informeert, betrekt en enthousiasmeert. Voer het adoptieplan uit, waarbij je regelmatig de voortgang evalueert en aanpassingen doet waar nodig om de effectiviteit te waarborgen.

Training en Ontwikkeling:
Ontwikkel uitgebreide trainingsprogramma’s die zijn afgestemd op de verschillende gebruikersgroepen binnen de VRU, om ervoor te zorgen dat alle medewerkers de vaardigheden en kennis hebben om de nieuwe tools effectief te gebruiken.

Creëer ondersteunend materiaal in samenwerking met de communicatieafdeling, zoals handleidingen, FAQ’s, en instructievideo’s.

Borging en Overdracht:
– Zorg voor nazorg, bijvoorbeeld floorwalking of digitale spreekuren, zodat medewerkers die (extra) behoefte hebben aan ondersteuning, daar mogelijkheid voor krijgen.
– Zorg ervoor dat de nieuwe werkwijzen en technologieën volledig worden geïntegreerd in de dagelijkse processen van de organisatie.
– Zorg voor specifiek materiaal voor onboarders, zodat de VRU-werkwijze op de juiste manier overgedragen kan worden.
– Draag de verantwoordelijkheid voor het change- en adoptieproces over aan de organisatie, met voldoende ondersteuning en middelen om de continuïteit te waarborgen.
– Jouw expertise in change management en je vermogen om mensen te motiveren en te betrekken, zijn van onschatbare waarde voor het slagen van dit project. Je zorgt niet alleen voor een soepele overgang, maar helpt ook bij het vormgeven van een moderne en dynamische werkplek voor alle -VRU-medewerkers.

Wie ben jij?
Als Change/Adoptie Consultant bij de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) combineer je jouw diepgaande begrip van organisatieverandering met een passie voor technologie om een soepele overgang naar een moderne werkplek te begeleiden. Hieronder staan de kwalificaties en persoonlijke eigenschappen die jou kenmerken:

Kwalificaties:
– Je beschikt over een HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een specialisatie in verandermanagement, bedrijfskunde, psychologie, of een gerelateerd veld.
– Je hebt relevante certificeringen in change management, zoals Prosci ADKAR, wat je kennis van en toewijding aan, best practices in verandermanagement aantoont.
– Je hebt meerdere jaren ervaring in change management of adoptieconsultancy, met een aantoonbaar track record van succesvolle projecten, bij voorkeur gerelateerd aan de implementatie van technologische oplossingen zoals Microsoft 365.
– Ervaring met het begeleiden van organisatorische veranderingen, het faciliteren van workshops en trainingssessies, en het werken met diverse stakeholders op verschillende niveaus binnen een organisatie.
– Bekendheid met moderne werkplekoplossingen, waaronder intranetomgevingen en collaboratie tools; specifieke ervaring met Microsoft Viva is een pre.
-Sterke projectmanagementvaardigheden, inclusief de mogelijkheid om meerdere projecten tegelijkertijd te beheren en aan te passen aan veranderende omstandigheden.
– In deze rol heb je de kans om een directe impact te hebben op de werkcultuur en operationele efficiëntie binnen de VRU. Door je inzichten, ervaring en mensgerichte benadering ben je een onmisbare schakel in de transitie naar een meer verbonden, technologisch ondersteunde werkplek.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Aantoonbare werkervaring met het succesvol begeleiden van tenminste 3 MS365 verandertrajecten bij verschillende organisaties (benoem dit duidelijk in het cv met een korte plan van aanpak);
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als Change- en adoptieconsultant of projectleider Implementatie;
4. Aantoonbare werkervaring met het implementeren met het ADKAR model (benoem dit duidelijk in het cv);
5. Een maximum uurtarief van €100,- exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon-werkverkeer.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
6. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting Business IT Management, Bedrijfskunde of Communicatie (10 punten);
7. Aantoonbaar in bezit van het PROSCI certificaat (The People Side of Change) (benoem dit duidelijk in het cv) (30 punten);
8. Aantoonbare werkervaring bij een Veiligheidsregio (20 punten);
9. Aantoonbare werkervaring met SharePoint, Viva en de ontwikkeling van een Intranet (benoem dit duidelijk in het cv) (10 punten);
10. Een afgeronde cursus/opleiding op het gebied van coachen en/of trainen (15 punten);
11. Aantoonbare werkervaring middels een communicatie- en marketingplan behorend bij een verandertraject (benoem dit duidelijk in het cv) (10 punten);
12. Uiterlijk beschikbaar per 5 februari voor minimaal 32 uur per week (5 punten).

Competenties 
– Proactief;
– Pragmatisch;
– Empathisch;
– Zelfstandig;
– Teamspeler;
– Organisatiesensitief;
– Overtuigend;
– Communicatief zeer vaardig.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Planning
De gesprekken bij de VRU zijn gepland op donderdag 1 februari 2024 tussen 09.00 uur en 12.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 30 januari 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 17 januari 2024, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 19 januari 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Overige informatie

• De VRU vraagt bij aanvang van de opdracht om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Hiervan moet een kopie, samen met het tonen van een ID-bewijs, worden overhandigd op de eerste dag.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• We vergoeden geen parkeerkosten en reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor VRU komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten is.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 29 januari 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.