Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is de taak van Provincie Utrecht de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

De provincie Utrecht heeft de taak om samen met de 26 gemeenten in haar provincie zorg te dragen voor (de locaties voor) reguliere opvang, noodopvang van asielzoekers, opvang van alleenstaande minderjarige vreemdelingen (AMV) en de huisvesting van statushouders. Een andere belangrijke taak is het verzorgen van (locaties voor) crisisnoodopvang (CNO) en de opvang van Oekraïense ontheemden.

Middels de Utrechtse Provinciale Regietafel Migratie & Integratie (PRT) waar alle 26 Utrechtse gemeenten en de provincie aan deelnemen, bieden gemeenten en provincie deze opgaven gezamenlijk het hoofd. De PRT Utrecht werkt in de breedte aan deze opgaven, gezien vanuit de asielketen, aan voorzieningen van opvang. De PRT Utrecht kijkt niet alleen naar kwantiteit, maar wil kwalitatief goede opvang leveren. Goed contact met de omwonenden vindt de PRT Utrecht heel belangrijk.

Opdracht
Wat ga je doen?

Je bouwt een netwerk op van betrokken communicatiecollega’s van gemeenten, om kennis, ervaring en succesvolle aanpak van de communicatie met elkaar te delen, ten bate van de werkzaamheden van gemeenten bij het vinden en voorbereiden van locaties voor asielopvang. Je verzamelt relevante informatie over professionele communicatieprofessionals en communicatiebureaus die specifiek over dit onderwerp zouden kunnen ondersteunen bij gemeenten.

Je bent daarmee voor gemeenten een verbinder voor de afstemming over de organisatie van de communicatie. Daarmee verzamel en deel je informatie, kennis en ervaring over dossiers die spelen of gaan spelen voor asielopvang. Je verzorgt ook inzicht in de rollen en taken in de communicatie, zodat duidelijk is wat de provincie doet, wat gemeenten doen, wat het COA (Centraal Orgaan opgaven asielzoekers) doet en wat de Veiligheids Regio Utrecht (VRU) eventueel doet.

Binnen de organisatie van de provincie zorg je dat betrokken collega’s van de inhoudelijke opgave en samenwerking geïnformeerd en betrokken zijn, dat doe je in samenspraak met de projectleider van het Kansenmakersteam Utrecht, die de samenwerking en afstemming in de provincie met gemeenten coördineert. Je stemt af en werkt samen met de woordvoerders die bij het onderwerp asielopvang-locaties zijn betrokken als woordvoerder over de regietaak van de provincie.

Je bent verantwoordelijk voor onder andere de volgende werkzaamheden:

• Je legt in samenwerking met betrokken communicatiecollega’s van gemeenten helder onderbouwd advies over de organisatie van de communicatie voor aan de Utrechtse Provinciale Regietafel Migratie & Integratie (PRT)
• Je bouwt een netwerk op binnen de provincie Utrecht, van gemeentelijke communicatieadviseurs die zich voorbereiden of werken aan een onderwerp met asielopvang in hun gemeente.
• Je stelt samen met deze communicatieadviseurs mogelijke communicatiescenario’s op voor gemeenten, als onderdeel van een toolkit mbt communicatie asielopvang.
• In de toolkit komt daarnaast een helder overzicht over de rollen en taken van de provincie en gemeenten in de communicatie over opvanglocaties. Daarin is ook de rol van het COA en de VRU verwerkt.
• De toolkit bevat ook informatie over professionele bureaus die specifiek over dit onderwerp zouden kunnen ondersteunen bij gemeenten.
• Je bent voorzitter van het netwerkoverleg asielopvang Utrecht, dat je opbouwt. Tijdens dit overleg bepaal je samen met alle betrokken gemeentelijke communicatiecollega’s de prioritering, samenhang en aanpak van de communicatie.
• Je hebt bij voorkeur ervaring met omgevingscommunicatie en crisiscommunicatie bij gemeenten.
• Het opgebouwde netwerk en de gemaakte toolkit worden na voltooiing overgedragen aan de regietafel.

We zoeken een collega met inzicht in de gevoeligheden die kunnen spelen bij asielopgang. Je bent een samenwerker en netwerker ‘pur sang’. Je weet mensen aan je te binden en hebt een natuurlijke overtuigingskracht die enthousiasme bij collega’s opwekt. Je bent analytisch, maakt je complexe materie snel eigen, komt met goed onderbouwde adviezen. Je hebt een goed ontwikkelde bestuurlijke antenne.

Je bent in staat rolzuiver te werken in de samenwerking met gemeenten en andere partners, zodat iedereen in zijn kracht zijn eigen verantwoordelijkheid kan nemen. Je bent vanuit je overkoepelende blik in staat te anticiperen op wat komen gaat en in staat om in samenwerking met betrokken communicatiecollega’s heldere scenario’s voor te leggen aan de Utrechtse Provinciale Regietafel Migratie & Integratie (PRT).

Je bent sensitief op organisatie en omgeving en hebt een goed gevoel voor timing, tone of voice. Je beschikt over sterke mondelinge en schriftelijke overtuigingskracht en bent aantoonbaar in staat tot het geven van goede adviezen en de realisatie ervan. Je bent hands-on, flexibel en draait waar nodig mee onder hoge druk. Op de juiste momenten kun je afstand nemen, de grote lijnen bepalen en verbindingen leggen.

Het aantal uren zal bij aanvang 24 uur zijn in de opbouwfase. Daarna zal het gaan om 16 uur gemiddeld per week.

Competenties
– Je bent in staat mensen aan je te binden en samen te werken, je laat mensen in hun waarde en bent flexibel;
– Je bent in staat om rolzuiver te werken en anderen in de samenwerking, zoals gemeenten, daarbij op weg te helpen;
– Je kunt vanuit een probleemanalyse een gedegen strategisch advies en scenario’s opstellen;
– Je bent omgevingsbewust en hebt een goed ontwikkelde politiek/bestuurlijke antenne;
– Je weet op een creatieve, innovatieve manier de juiste mensen met elkaar in contact te brengen;
– Je kunt goed netwerken, plannen en organiseren;
– Je volgt de ontwikkelingen van omgevingscommunicatie en crisiscommunicatie.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als communicatieadviseur;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met omgevingscommunicatie en crisiscommunicatie;
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met strategische communicatie binnen de overheid;
5. Maximaal uurtarief €110 euro exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon-werk.

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)
6. Een afgeronde opleiding op minimaal wo bachelor niveau (10 punten);
7. Minimaal 10 jaar aantoonbare werkervaring als communicatieadviseur (30 punten);
8. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met omgevingscommunicatie (25 punten);
9. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met issues- of crisiscommunicatie binnen de overheid (25 punten);
10. Uurtarief maximaal €100,-exclusief btw / inclusief reiskosten woon-werk (10 punten).

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

– Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
– Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: deels digitaal/hybride.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 23 november 2023, tussen 11:00 en 13:00 uur, en tussen 14:00 en 16:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 21 november 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 10 november 2023, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 13 november 2023gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 16 november 2023, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.