Organisatie
Wij zijn een 100.000 plus gemeente, onderdeel van het regionaal samenwerkingsverband Holland Rijnland en deelnemer aan de G40. In de groen-blauwe stad midden in het Groene Hart vind je een unieke combinatie van stedelijke projecten en ruimtelijke vraagstukken in een landelijk gebied. 132,5 km², waarvan 6 km² water en 8 kernen, midden in het Groene Hart: dat is Alphen aan den Rijn.

Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen. Wij zijn Gemeente Alphen aan den Rijn. Bij ons is het leuk werken. We leveren toonaangevende dienstverlening en zijn een wendbare organisatie. Dat wil zeggen dat we meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en continu vernieuwen. We leren door te doen. Samenwerkingsgericht, resultaatgericht, klantgericht en veranderingsbereid zijn onze kerncompetenties. Met elkaar werken we samen voor het beste resultaat voor onze inwoners.

De wereld verandert snel en de hoeveelheid informatie groeit exponentieel. Deze informatie betrouwbaar, vindbaar, en bruikbaar houden, dat is de uitdaging die jij bij ons aangaat. Jij bent de expert m.b.t. duurzame toegankelijkheid die de (maatschappelijke) impact van goed informatiebeheer begrijpt en de publieke zaak wil dienen door informatiebeheer naar een hoger niveau te tillen in Alphen aan den Rijn.

Wij zoeken
Ben jij een ervaren consultant met expertise op het gebied van recordmanagement en informatiebeheer (archivering)? Heb jij affiniteit met de publieke sector en ben jij klaar om de gemeente Alphen aan de Rijn te helpen bij het door ontwikkelen van het informatiebeheer? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wij zijn op zoek naar een ervaren consultant die samen met collega recordmanagers de (digitale) recordmanagement functie verder gaat ontwikkelen. Niet alleen zet je daarbij je inhoudelijk kennis in, maar je coördineert en prioriteert de werkzaamheden van recordmanagement. Jouw werkzaamheden draaien om coördinatie, adviseren en beleidvorming. Je stelt kaders op voor archief- en informatiebeheer en stelt archiefbeleid op. Daarnaast adviseer je over (digitale) archivering en bijbehorende processen.

De consultant Informatiebeheer maakt onderdeel uit van het team Informatiebeheer. Het team ontwikkelt zich van een operationeel team naar een team dat zich bezig houdt met advies en monitoring. Met jouw expertise lever jij een belangrijke bijdrage aan het vormgeven van een transformatieplan.

Opdracht
Als consultant speel je een rol bij het begeleiden van onze recordmanagers van een re-actieve naar een pro-actieve cultuur. Je bent verantwoordelijk om het zaakgericht werken verder vorm te geven. Inrichten van eigenaarschap en herinrichten van ons zaaksysteem zijn daarin belangrijke onderdelen. Er is binnen de gemeente behoefte aan een duidelijk proces waarin eigenaarschap op proces en inrichting is belegd. Een door ontwikkeling die we daarbij willen maken is de archieffunctie los te koppelen van het huidige zaaksysteem. Hiervoor sta je aan de lat om een uitvoeringsplan op te stellen in samenspraak met de belanghebbenden.

Verantwoordelijkheden:

• Met je opgedane kennis bouw je aan een nieuwe inrichting van zaakgericht werken en archivering binnen onze gemeente;
• Procesinrichting: Je ontwerpt en implementeert samen met de recordmanagers effectieve processen en workflows rondom informatiebeheer. Je identificeert knelpunten en implementeert oplossingen om de efficiëntie en kwaliteit van de informatievoorziening te verbeteren.
• Implementatie aanpak: Je ontwikkelt en implementeert een gedegen plan voor de archivering van onze informatievoorziening. Je begeleidt de medewerkers bij de verandering en zorgt voor draagvlak binnen de organisatie.
• Stakeholdermanagement: Je werkt samen met verschillende interne en externe belanghebbenden, zoals managers, teamleiders en IT-specialisten, om de samenwerking en afstemming te bevorderen. Je communiceert effectief over de voortgang, resultaten en uitdagingen van het implementatieproces.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Aantoonbare werkervaring in een leidinggevende functie;
2. Aantoonbare werkervaring met informatiebeheer, gericht op archivering, binnen een gemeentelijke organisatie.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met de operationele en tactische inrichting (benoem minimaal 3 concrete voorbeelden hiervan in het cv) van informatiebeheer binnen een overheidsorganisatie (30 punten);
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het aansturen van- en samenwerken met recordmanagers (40 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met het (door) ontwikkelen van informatiebeheerteams (30 punten).

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 23 september, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.

Competenties

• Sociaalvaardig
• Communicatief
• Analytisch
• Adviesvaardig
• Tactisch vaardig
• Secuur
• Resultaatgerichtheid

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Maximum uurtarief €90,- exclusief BTW, inclusief reiskosten woon- werkverkeer en fee Flextender.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg, hybride werken is mogelijk.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever staan zijn gepland op vrijdag 22 december 2023. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 21 december 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 18 december 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 19 december 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot woensdag 20 december 2023, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.