Gemeente Hilversum, mediastad in het groen

Zorgen voor nu en werken aan morgen

Met bovenstaand motto leggen we de verbinding tussen onze ambities voor Hilversum in de toekomst en de wensen en behoeftes die op dit moment bij de Hilversummers leven.

De afgelopen jaren is gewerkt aan een fundament waar we Hilversum verder op uitbouwen. Naar elkaar omkijken, goed bereikbare voorzieningen voor inwoners die dat nodig hebben, en veilige buurten vinden wij belangrijk. Het is onze wens dat inwoners voor elkaar zorgen en dat mensen zaken in hun eigen buurt of wijk kunnen regelen. En als het nodig is bieden we zorg of ondersteuning. Maar er is meer: ook toekomstbestendige werkgelegenheid, bereikbare woningen, een duurzame leefomgeving en voorzieningen op het gebied van sport, kunst en cultuur staan hoog op onze agenda.

Als gemeente willen we ín de maatschappij staan, niet ernaast. Hilversum moet een leefbare en veilige stad zijn, waar iedereen zich thuis voelt, waar inwoners zich gewaardeerd voelen en waar mensen zich in hun werk en vrije tijd kunnen ontplooien. Om samen met de Hilversummers op te trekken, blijven we in contact met inwoners, bedrijven en organisaties. Op die manier komen hun zorgen, ideeën en wensen rechtstreeks bij ons terecht.

Opdracht
Als directiesecretaris sta je midden in de organisatie en ondersteun je de directie (gemeentesecretaris/ algemeen directeur en de concerndirecteur) in de realisatie van de afgesproken ambtelijke doelen. Je valt direct onder de gemeentesecretaris.

• Je helpt beleidslijnen bewaken en ziet toe op het nakomen van (afdeling overstijgende) gemaakte afspraken, daarbij signaleer je mogelijke knelpunten en adviseer je over oplossingen.
• Je werkt strategische documenten, zoals het concernplan, verder uit.
• Je stelt rapportages op.
• Je maakt deel uit van projecten welke gericht zijn op organisatie ontwikkeling.
• Je adviseert en ondersteunt bij de ambtelijke planning & control cyclus.
• Je bewaakt in nauwe afstemming met bestuur ondersteuning het proces rondom de bestuurlijke prioriteitenagenda.
• Je bereidt inhoudelijk, samen met de gemeentesecretaris/algemeen directeur en/of de concerndirecteur de agenda van het centraal management team (CMT) voor en houdt op basis hiervan het concernplan/prioriteitenagenda bij en volgt deze actief. Je adviseert hierbij de directie en het CMT op zowel proces als op inhoud.
• Je coördineert en bewaakt tevens de stukkenstroom aan het CMT, doet de verslaglegging van het CMT en zorgt ervoor dat alles van goede kwaliteit is en dat de planning wordt gehaald. De CMT vergaderingen vinden plaats op woensdagmiddag.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Beschikbaar op woensdag i.v.m. CMT vergaderingen;
2. Afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
3. Aantoonbare werkervaring als consultant of adviseur binnen een overheidsinstantie;
4. Aantoonbare werkervaring met het coördineren van de stukkenstroom aan het CMT (benoem dit duidelijk in het cv aan de hand van een voorbeeld).

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
5. Minimaal 5 jaar ervaring als consultant of adviseur binnen een overheidsinstantie (50 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met het adviseren over de P&C cyclus (benoem dit duidelijk in het cv) (35 punten):
7. Aantoonbare werkervaring met het bewaken van ambtelijke procedures (benoem dit duidelijk in het cv aan de hand van een voorbeeld) (15 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Je beschikt over goede adviesvaardigheden;
• Je bent omgevingsbewust;
• Je bent communicatief vaardig op alle niveaus en kunt goed samenwerken met interne en externe partijen;
• Je bent initiatiefrijk en innovatief en hebt lef;
• Je hebt analytisch vermogen, visie en overtuigingskracht;
• Je bent resultaatgericht.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie vijf (5) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De vijf (5) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.
Hybride werken is mogelijk, verdeling hiervan is te bespreken.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op vrijdag 8 december 2023. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 7 december 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). De kosten hiervan zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In
• de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 29 november 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 30 november 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot maandag 4 december 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.