Gemeente Hilversum, mediastad in het groen

Zorgen voor nu en werken aan morgen
Met bovenstaand motto leggen we de verbinding tussen onze ambities voor Hilversum in de toekomst en de wensen en behoeftes die op dit moment bij de Hilversummers leven.

De afgelopen jaren is gewerkt aan een fundament waar we Hilversum verder op uitbouwen. Naar elkaar omkijken, goed bereikbare voorzieningen voor inwoners die dat nodig hebben, en veilige buurten vinden wij belangrijk. Het is onze wens dat inwoners voor elkaar zorgen en dat mensen zaken in hun eigen buurt of wijk kunnen regelen. En als het nodig is bieden we zorg of ondersteuning. Maar er is meer: ook toekomstbestendige werkgelegenheid, bereikbare woningen, een duurzame leefomgeving en voorzieningen op het gebied van sport, kunst en cultuur staan hoog op onze agenda.

Als gemeente willen we ín de maatschappij staan, niet ernaast. Hilversum moet een leefbare en veilige stad zijn, waar iedereen zich thuis voelt, waar inwoners zich gewaardeerd voelen en waar mensen zich in hun werk en vrije tijd kunnen ontplooien. Om samen met de Hilversummers op te trekken, blijven we in contact met inwoners, bedrijven en organisaties. Op die manier komen hun zorgen, ideeën en wensen rechtstreeks bij ons terecht.

Op maandag 7 maart 2022 hebben de 25 veiligheidsregio’s in Nederland opdracht gekregen van de landelijke overheid om per direct de opvang voor 50.000 Oekraïense vluchtelingen te organiseren en uit te voeren. Gemeente Hilversum heeft hierbij de vraag ontvangen om 2.000 vluchtelingen op te vangen. Op dit moment wordt vanuit het programma team opvang: Oekraïense vluchtelingen opvang verzorgd in twee gebouwen die voor opvang van vluchtelingen geschikt gemaakt zijn. Dit betreft ongeveer 400 vluchtelingen op het Thebepand (Thebe 22). Het gebouw is gehuurd voor de duur van 5 jaar tot april 2027. Op de Philipslocatie worden ongeveer 500 vluchtelingen opgevangen. Deze locatie is voor 3 jaar gehuurd. De locaties zijn inmiddels een aantal maanden open. Het dagelijks beheer (1^e lijn) wordt op het Thebepand verzorgt door het Leger des Heils en op de Philipslocatie wordt deze door Vizion verzorgt. Beide beheerders  hebben een vaste huismeester op locatie die de dagelijkse facilitaire dienstverlening op locatie begeleiden, vastleggen in een systeem en op basis daarvan acties uitzetten naar leveranciers. Alle grote facilitaire contracten zijn aanbesteed en de leveranciers zijn begonnen met het verlenen van hun dagelijkse dienstverlening.

Opdracht
De komende maanden dient een stabiele facilitaire dienstverlening op de locaties verder te worden ingericht. De afgesloten contracten dienen omgezet te worden naar SLA’s die na het accorderen door alle betrokkenen opgenomen worden in de reguliere contractmanagement cyclus. Gemeente Hilversum maakt hierbij gebruik van de Cats CM methodiek. Wij zijn op zoek naar een Facilitair Coördinator die samen met de Senior Coördinator het contractmanagement en dagelijks beheer (2^e lijns werkzaamheden) voor de gebouwen verder kan optimaliseren / begeleiden.

Facilitair Coordinator vluchtelingenopvang locaties

Functieomschrijving

De Facilitair Coordinator is verantwoordelijk voor het beheer en inrichting van de vluchtelingenlocaties binnen de gemeente Hilversum. Hij of zij is een verbinder die contacten onderhoud met het locatiemanagement, de leveranciers, de huismeesters, het programmateam en de collega’s uit het facilitaire team van de gemeente. Hij of zij

• is verantwoordelijk voor de (facilitaire) contracten ten behoeve van de vluchtelingen opvanglocaties (o.a. beveiliging, schoonmaak, catering);
• herkent de behoefte vanuit het locatiemanagement en hoe de leveranciers daaraan kunnen bijdragen, zorgt ervoor dat de lopende contracten goed blijven aansluiten bij de gebruikersbehoefte;
• is verantwoordelijk voor het vormgeven van en toezien op een juiste implementatie van de in de inkooptrajecten afgesproken dienstverlening;
• bewaakt, analyseert en bestuurt de dienstverlening van de leverancier. Hij of zij verricht hiertoe onder andere leveranciersbeoordelingen en voorziet leveranciers en interne klanten van informatie en feedback;
• lost operationele/tactische knelpunten op, past contracten zonodig aan, verzorgt verlengingen en levert rapportages op aan de programma organisatie.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Afgeronde hbo opleiding in de richting van Facilitair Management, Hotelschool of gelijksoortige opleiding;
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het opstellen van facilitaire contracten in de afgelopen 5 jaar (benoem dit duidelijk in het cv);
3. Aantoonbare werkervaring met het inrichten van een facilitaire contractenadministratie (benoem dit duidelijk in het cv).

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
4. Uiterlijk beschikbaar per maandag 8 januari 2024 voor minimaal 24 uur per week (20 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met het coördineren van 2^e lijns facilitaire dienstverlening (Benoem dit duidelijk in het cv) (30 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van de contractmanagementcyclus zowel op het gebied van hard- als soft services (benoem dit duidelijk in het cv) (10 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met het inrichten van een facilitaire contractenadministratie in de afgelopen 5 jaar, blijkend uit minimaal 2 referentie-projecten (benoem dit duidelijk op een aparte pagina in het cv) (40 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties:

• In het bezit van een hbo opleiding in de richting van Facilitair Management, Hotelschool of gelijksoortige opleiding;
• Enkele jaren ervaring als Facilitair Coordinator;
• Heeft kennis van zowel hard- als softservices;
• Heeft kennis van de CATS CM-methodiek;
• Bekend met werken voor een non-profit organisatie;
• Bekend met begeleiden van europese aanbestedingstrajecten;
• Werken vanuit een brede scope, bijvoorbeeld bereid zijn om werkzaamheden over te nemen van een collega binnen het facilitaire team of binnen het programma vluchtelingen
• Goed ontwikkeld beoordelingsvermogen en organisatiebewustzijn;
• Communicatief- en adviesvaardig en beschikt over overtuigingskracht.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. 

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr/ in overleg,

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 4 januari 2024 en vrijdag 5 januari 2024 tussen 09.00 uur en 17.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 3 januari 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). De kosten hiervan zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het formulier ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 18 december 2023. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 20 december 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot vrijdag 22 december 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.