Dit is de gemeente Wijk bij Duurstede: Groot genoeg om klein te blijven 
Samen met Cothen en Langbroek vormt Wijk bij Duurstede met ongeveer 24.000 inwoners en 150 medewerkers een relatief kleine gemeente, waar het fijn is om te wonen en te werken. We zijn klein en dat zien we als voordeel. Want werken voor onze gemeente wil zeggen dat je niet alleen je hoofd gebruikt, maar ook je handen uit de mouwen steekt en met je voeten in de klei staat. Je weet mét en voor wie je werkt en je ziet het resultaat van je werk in de praktijk tot stand komen. Korte lijnen met inwoners, ondernemers en het bestuur maken je werk interessant. Daarbij zetten we een gezonde dosis pragmatiek in. Naast je vakkennis is er volop ruimte om je talenten in te zetten. Het is denken én doen geblazen hier in Wijk. Daarbij vinden we het belangrijk dat we elkaar goed kennen en het leuk hebben met elkaar.
Bij de gemeente Wijk bij Duurstede verwelkomen wij graag mensen met verschillende leeftijden, achtergronden, overtuigingen en voorkeuren. We vinden het belangrijk dat jouw talenten en kwaliteiten worden benut en dat je met vertrouwen en plezier je werk kan doen. Verhalen van collega’s over hoe het is om bij ons te werken vind je op www.werkenbijgemeentewijkbijduurstede.nl.

Opdracht
De gemeente Wijk bij Duurstede is op zoek naar een ervaren en zelfstandig Functioneel Beheerder. Ervaring met Zaaksysteem.nl en/of Xential is een must. Heb je kennis van één van de twee, dan nodigen we je uit op deze uitvraag te reageren.
We maken sinds meerdere jaren gebruik van Zaaksysteem.nl en dit zaaksysteem is langzaamaan uitgebreid. Afgelopen jaar hebben we ter voorbereiding op de ingangsdatum van de Omgevingswet de bijbehorende processen ingericht in het zaaksysteem. De komende periode vindt hier nog een doorontwikkeling op plaats. Daarnaast is er een project ‘Proces- en Zaakgericht werken’ gestart, waarin we de organisatie ingaan en een boost willen geven aan Proces- en Zaakgericht werken. Dit betekent dat we diverse workshops met de teams houden en op basis van de workshops meerdere processen bij de hand nemen, uitwerken en inrichten als zaaktype in het zaaksysteem. Daarbij maken wij gebruik van Xential documentcreatie voor de benodigde sjablonen binnen de processen/zaaktypen.

Omdat het functioneel beheer van Zaaksyteem.nl en Xential onderbezet is, zijn wij op zoek naar tijdelijke vervanging. Als Functioneel Beheerder speel je een cruciale rol in het beheer en de optimalisatie en doorontwikkeling van Zaaksysteem.nl en Xential. Als Functioneel beheerder ben je onderdeel van het team Informatievoorziening & -Beheer (15 FTE), ondersteun je bij het dagelijkse beheer en ontwikkeling van ons zaaksysteem en sjablonen. Je werkt intensief samen met collega’s, maar kunt ook zelfstandig werken als dit moet. Ook krijg je een rol in de projectgroep van het project ‘Proces- en Zaakgericht werken’.

Wat ga je o.a. doen?

• Configureren van nieuwe en bestaande zaaktypen, webformulieren en documentsjablonen;
• Ondersteuning bij incidenten en wijzigings- en autorisatieverzoeken;
• Bijdragen aan adoptie van medewerkers via trainingen, handleidingen en communicatie;

• Deelnemen aan projectworkshops en andere projectactiviteiten.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Aantoonbare werkervaring als functioneel beheerder voor de applicatie Zaaksysteem.nl of Xential;
2. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;
3. Een maximum uurtarief van €90,- exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee Flextender;
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als functioneel beheerder.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
5. Aantoonbare werkervaring met het implementeren van nieuwe zaaktypen in Zaaksysteem.nl (benoem dit duidelijk in het cv) (30 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met bouwen van documentsjablonen in Xential (benoem dit duidelijk in het cv) (20 punten);
7. Aantoonbare werkervaring als Functioneel beheerder bij een gemeente (30 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met de ondersteuning van gebruikers binnen een digitale werkomgeving (benoem dit duidelijk in het cv) (10 punten);
9. Kandidaat is beschikbaar per 1 maart 2024 voor minimaal 24 uur per week (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Initiatiefrijk;
• Sensibiliteit;
• Communicatief sterk;
• Graag willen helpen;
• Oplossingsgericht;
• Analytisch;
• Communicatief sterk;

Boordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg (hybride werken is mogelijk).

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 19 februari 2024 van 11.00 uur tot 14.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 16 februari 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 8 februari 2024, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 9 februari 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot woensdag 14 februari 2024, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.