Organisatie
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 60.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Onze cultuur is informeel, onze werkwijze integraal en interactief. Ontwikkeling is voortdurend vereist en belangrijk: als organisatie weten wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen.

Als medewerker van de gemeente Zeist voel je je echt betrokken bij Zeist en haar inwoners. Er is veel te doen om onze gemeente nu en in de toekomst voor iedereen aantrekkelijk te houden. Samen met je collega’s werk je er continu aan om dat voor elkaar te krijgen. We staan met onze organisatie voor de uitdaging om de dienstverlening aan de inwoners, bedrijven en instanties van Zeist te blijven verbeteren. Dat doen we samen en daarbij richten we ons op onze klant. Sterker nog, we vertrekken vanuit de klant. In onze organisatie vormen we op een eigentijdse manier de schakel tussen politiek en burger.

Team
Team informatievoorziening

Opdracht
De gemeente Zeist is op zoek naar een ervaren Zaaksysteem beheerder. In 2022 hebben we zaaksysteem.nl geïmplementeerd ter vervanging van het voormalige Zaaksysteem. Omdat onze huidige functioneel beheerder de komende periode afwezigs is zijn wij op zoek naar tijdelijke vervanging. Wij zijn op zoek naar een enthousiaste allround functioneel beheerder met sterke communicatieve vaardigheden en een hands-on mentaliteit.

Jouw taken zullen gericht zijn op:

– Opzetten van nieuwe zaaktypes;
– Verbeteren van bestaande zaaktypes;
– Optimaliseren van de processen in en rond het zaaksysteem;
– Inrichten en implementeren van Sjablonen;
– Herinrichten van de autorisatiematrix;
– Oplossen van meldingen;
– Begeleiden van acceptatietesten;
– En verder het uitvoeren van alle overige functioneel beheer werkzaamheden.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Aantoonbare werkervaring als functioneel beheerder voor de applicatie Zaaksysteem.nl;
2. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;
3. Een maximum uurtarief van €90,- exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee Flextender;
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als functioneel beheerder.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
5. Aantoonbare kennis van en werkervaring met het implementeren van nieuwe zaaktypen in Zaaksysterem.nl (benoem dit duidelijk in het cv) (25 punten);
6. Uiterlijk beschikbaar per 1 maart 2024 voor 32 uur per week (20 punten);
7. Aantoonbare werkervaring als Functioneel beheerder bij een gemeente (20 punten);
8. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als functioneel beheerder van Zaaksysteem.nl (benoem dit duidelijk in het cv) (20 punten);
9. Aantoonbare werkervaring met de ondersteuning van gebruikers binnen een digitale werkomgeving (benoem dit duidelijk in het cv) (5 punten);
10. Aantoonbare werkervaring met de ondersteuning van leveranciers binnen een digitale werkomgeving (benoem dit duidelijk in het cv) (5 punten);
11. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau (5 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
– Initiatiefrijk;
– Verbinden;
– Communicatief sterk;
– Organisatie sensitiviteit;
– Analytisch;
– Oplossingsgericht;
– Flexibel.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  Deels

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 14 februari 2024 van 09.00 uur tot 12.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 12 februari 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente stelt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht. De VOG moet binnen 4 weken na de start worden aangeleverd bij Flextender.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 5 februari 2024, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 6 februari 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 8 februari 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.