Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
Het college van Gedeputeerde Staten vormt het dagelijks bestuur van de provincie. De GS-leden zijn ieder verantwoordelijk voor een eigen portefeuille. Elke gedeputeerde heeft zijn/haar eigen secretaresse. Samen vormen zij GS-secretariaat, een collegiaal team waarin collega’s voor elkaar klaar staan en indien nodig voor elkaar kunnen waarnemen. Ter ondersteuning van het GS secretariaat zoeken wij een ervaren secretaresse die flexibel ingezet wordt ter ondersteuning van een gedeputeerden

Het GS-secretariaat is onderdeel van het Team Office Support binnen Bedrijfsvoering.

Wat ga je doen
Jij bent er verantwoordelijk voor om de gedeputeerde uitstekend te ondersteunen op secretarieel gebied. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van de gedeputeerde. Samen met hen én jouw overige collega’s binnen het GS-secretariaat geef jij op een soepele manier vorm aan de ondersteuning die de gedeputeerden nodig hebben.

Als er iets onverwachts gebeurt is dat voor jou geen probleem, want snel schakelen en zelfstandig beslissingen nemen ben je wel gewend.

Het complexe agendabeheer vereist een nauw en zorgvuldig contact met zowel externe relaties als interne collega’s. Je draagt zorg voor een adequate agendaplanning en kunt hierover indien nodig adviseren. Jij weet mensen te vinden, en zij jou als het gaat om contact met de gedeputeerde. Je bent het visitekaartje van de gedeputeerde, wat zich uit in een zorgvuldige manier van communiceren (telefonisch, per mail en overige correspondentie). Daarnaast houd je je bezig met het voorbereiden en samenstellen van dossiers voor vergaderingen.

Je bent flexibel en kunt je nieuwe situaties snel eigen maken. Je bent initiatiefrijk, behulpzaam in de omgang en je staat stevig in je schoenen. Je durft beslissingen te nemen en haalt plezier uit uitdagingen maar kan ook goed omgaan met stressvolle situaties.

Je haalt voldoening uit de ondersteuning van de gedeputeerde en zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je kunt snel schakelen en hebt een flexibele instelling. Je beschikt over de benodigde sensitiviteit om de juiste afweging te maken als het gaat om het delen van informatie en stellen van prioriteiten. Samenwerking, betrouwbaarheid en integriteit zijn voor jou vanzelfsprekend.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in secretariële richting;
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met MS Office (Word, Excel, Teams & SharePoint);

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
4. Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse (30 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met iBabs (40 punten);
6. Aantoonbare werkervaring binnen een (semi-)overheidsorganisatie (20 punten);

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
Persoonlijke eigenschappen

• Dienstverlenend
• Resultaatgericht
• Flexibiliteit
• Teamspeler
• Proactief

Vaardigheden

• Mondelingen en schriftelijke communicatie
• Prioriteiten kunnen stellen
• Snel kunnen schakelen
• Omgaan met hectische situaties
• Bestuurlijk sensitief

Kennis

• Kennis van MS office applicaties

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

– Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
– Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1 – 2. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 30 januari tussen 09:00 en 11:30 uur of donderdag 1 februari tussen 09:30 uur en 11:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 29 januari 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 19 januari 2024, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 23 januari 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 25 januari 2024, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.