Organisatie
Tussen Amsterdam en Utrecht ligt gemeente De Ronde Venen. Een groene oase in een waterrijk gebied met acht kleurrijke dorpen, waar zo’n 45.000 mensen met plezier wonen en werken.
In Mijdrecht staat het gemeentehuis. De thuishaven van 300 hardwerkende en betrokken collega’s. ‘Samen voor elkaar’ echoot door de gangen. Het is de essentie van de organisatieontwikkeling die onze organisatie toekomstbestendig maakt.

We hebben grote opgaven, bijvoorbeeld op het gebied van dienstverlening, informatievoorziening en digitalisering. We werken aan deze opgaven door een intensieve samenwerking met collega’s van alle teams, onze inwoners, partners in de gemeente, het college en de raad. Het team I&A (Informatievoorziening & Automatisering) heeft daarin een belangrijke rol.

Begin 2023 is de aanbesteding voor de vervanging van ons huidige zaaksysteem gepubliceerd en midden oktober ronden we de PoC (Proof of Concept) af. Tijdens deze PoC starten we met de eerste stappen van de implementatie. Voor het begeleiden van het vervolg van deze implementatie zoeken we een implementatiemanager.

Je stuurt samen met een gedreven projectteam naar de succesvolle implementatie van ons nieuwe zaaksysteem. Je werkt projectmatig en transparant en maakt verbinding met alle betrokkenen. Zaakgericht werken is niet nieuw voor gemeente De Ronde Venen, we willen en kunnen dit nog beter voor onze inwoners en bedrijven, medewerkers en bestuur.

Opdracht

• Je stelt een implementatiestrategie en -plan op waar de organisatie en leverancier zich aan committeren. Speciale aandacht in de strategie en plan gaat uit naar de adoptie van het nieuwe zaaksysteem in en door de organisatie.
• Je zorgt voor een goede afstemming met de leverancier over de overeenkomst en SLA.
• Je zorgt voor heldere communicatie richting de betrokken teams en key-users. Je maakt daarbij ook een plan om de key-users te laten excelleren in hun taak.
• Je stuurt de technische realisatie en implementatie aan (incl. benodigde koppelingen). Hierbij maak jij de afspraken en planning met alle betrokken partijen.
• Je zorgt voor een nieuwe inrichting van het vergaderproces voor het college in hun vergaderapp met daarbij een goede aansluiting van de gehele keten van bestuurlijke besluitvorming.
• Je maakt een advies voor de migratie van de data van de lopende zaken gedurende de implementatie en van het archief van de afgeronde zaken
• Je stuurt na besluitvorming de uitvoering van deze plannen ook aan.

Het opdrachtgeverschap voor deze opdracht wordt belegd binnen team I&A. Voor deze opdracht beschik jij over resultaatgerichtheid, tact en excellente communicatieve vaardigheden. Je staat stevig in je schoenen, bent van nature een regelaar en hebt ervaring in het aansturen van teams en het trekken van projecten. Je bent in staat knelpunten te zien en actief op zoek te gaan naar oplossingen. Je stelt je dienstverlenend op en in veranderende omstandigheden ben je wendbaar. Je neemt initiatief. Je weet mensen mee te krijgen en te enthousiasmeren. Je bent op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van digitalisering, informatie- en archiefbeheer en verandermanagement en weet deze toe te passen. De kernwaarden van onze organisatie zijn durf, resultaat en verbinding. Deze passen bij de manier waarop jij je werkzaamheden uitvoert. 

De werkzaamheden vinden plaats in het gemeentehuis van De Ronde Venen. Gratis parkeren alsmede Openbaar Vervoer mogelijkheden bevinden zich op loopafstand van het gemeentehuis.  

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als expert in soortgelijke  implementatie trajecten van zaaksystemen en/of taakspecifieke applicaties voor een specifiek domein (benoem dit duidelijk op een aparte pagina in het cv);
2. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
3. Maximum uurtarief van €125,- exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee Flextender.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
4. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider met implementatie van processen, (zaak-) systemen en stakeholdersmanagement in overheidsorganisaties  (duidelijk weergegeven in het cv waarbij ook beschreven dient te worden hoe de adoptie in en door de organisatie is aangepakt) (30 punten);
5. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider met het leidinggeven aan, coachen van projectteams én het begeleiden van projectmedewerkers (duidelijk weergegeven in het cv) (20 punten);
6. Aantoonbare kennis van de onder het kopje “opdracht” genoemde onderwerpen en skills (benoem en beschrijf bovenstaande duidelijk op een aparte pagina in het cv) (20 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met aansturing van ICT en/of digitaliseringsprojecten binnen publieke organisaties (400+ medewerkers) (benoem dit duidelijk op een aparte pagina in het cv) (20 punten);
8. Een afgeronde opleiding projectmanagement (bijv. Scrum, SAFe en/of Prince2) (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Goede communicatieve vaardigheden;
• Zelfstandig;
• Planmatig;
• Oplossingsgericht;
• Secuur.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 25 juli 2023 tussen 14.00 uur en 16.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 24 juli 2023 bericht.
Een tweede kennismakingsgesprek met een afvaardiging van de projectgroep en key-users is ook onderdeel van de selectie, deze staat gepland op donderdag 27 juli tussen 10.00 uur en 12.00 uur.
Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 14 juli 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 17 juli 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 20 juli 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.