Organisatie  
Uw veiligheid, Ons werk

Veiligheidsregio Utrecht (VRU) is een samenwerkingsverband van en voor de 26 Utrechtse gemeenten. Wij zorgen elke dag voor de veiligheid van alle mensen die in de regio wonen en verblijven. Dat doen wij met onze centralisten op de 112-meldkamer, onze brandweermensen en onze collega’s van risicobeheersing, crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio.

Wij zijn er voor de mensen in de samenleving, die rekenen op onze professionaliteit. Onze ambitie is om dat met onze partners steeds beter te doen. Om hieraan een bijdrage te leveren, is de afdeling Facilitair en Inkoop op zoek naar een tijdelijke collega: Inkoopadviseur. Je gaat werken bij de afdeling Facilitair & Inkoop (F&I), team Inkoop. F&I is een open en betrokken afdeling die via allerlei lijntjes verbonden is met de primaire opdracht van Brandweer, Crisisbeheersing en Risico Preventie. De “bedoeling” is elke dag zichtbaar in ons werk en daar zetten we ons hard voor in. Samen fixen we het. Ontspannen sfeer, volop ruimte om te experimenteren en te leren en oprechte aandacht voor de collega’s / betrokken bij elkaars reilen en zeilen. De afdeling F&I:

• levert facilitaire ondersteuning en advisering aan alle medewerkers van de VRU;
• ondersteunt in het professioneel inkopen van goederen en diensten.

Team Inkoop
Het inkoopteam bestaat uit 4 inkoopadviseurs, 1 contractbeheerder, 2 business inkoopvoorbereiders en een teamleider Inkoop. De klus die je komt doen, voer je zelfstandig uit. Het inkoopteam kun je gebruiken als vraagbaak of sparringpartner.

Opdracht
De VRU is sinds 2022 verantwoordelijk voor de inrichting en realisering van de crisisnoodopvang voor asielzoekers en Oekraïense vluchtelingen (VRU Asielsupport). Dit wordt tot minimaal 31 december 2024 gecontinueerd. Er zijn in het afgelopen jaar verschillende contracten afgesloten om de opvang vlot te kunnen realiseren. Te denken valt aan contracten voor schoonmaak, inhuur personeel, catering, taxidiensten, wasserijdiensten, verhuizers etc. 
Regelmatig worden er locaties op- en afgeschaald waarbij er zeer snel gehandeld moet worden. De VRU wil inzicht of alle benodigde contracten zijn afgesloten en of de afgesloten contracten rechtmatig zijn. De opdracht aan de inkoopadviseur is om zelfstandig:

1. Inventarisatie
   Naar aanleiding van de spend te inventariseren voor welke diensten/leveringen contracten zijn afgesloten en voor welke diensten/leveringen geen contracten zijn afgesloten en of de afgesloten contracten rechtmatig zijn. De inkoopadviseur levert hiervoor een overzicht op.

   2. Nieuwe contracten afsluiten
   Daar waar geen contract is afgesloten en dat wel nodig is, wordt het contract door de inkoopadviseur afgesloten. Uiteraard conform de AanbestedingsWet en het lokale inkoopbeleid van de VRU. 

   3. Bestaande onrechtmatige contracten ontbinden en opnieuw afsluiten/aanbesteden
   Naar aanleiding van punt 1, de onrechtmatige contracten ontbinden en opnieuw en rechtmatig afsluiten. Uiteraard conform de AW en het lokale inkoopbeleid van de VRU.

   4. Een overzicht opleveren
   Het opleveren van een overzicht met alle actuele contracten inclusief leverancier, looptijd, contractwaarde etc.

   De werkzaamheden vinden plaats in overeenstemming met de manager uitvoeringsorganisatie Oekraïne en Adviseur bemensing NO/CNO (noodopvang en crisisnoodopvang).

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als inkoopadviseur of –coördinator met het zelfstandig uitvoeren van meervoudig onderhandse én Europese aanbestedingen (benoem dit duidelijk in het cv);
3. Aantoonbare kennis van inkoopprocedures en de aanbestedingswet verkregen middels werkervaring, training of opleiding (benoem duidelijk in het cv waar deze kennis is opgedaan);
4. Een maximum uurtarief van €105,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer;
 
Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
5. Aantoonbare werkervaring met de uitvoering van de versnelde procedure (AW 2012 art. 2.74) (benoem dit duidelijk in het cv) (15 punten);
6. Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het zelfstandig voorbereiden en uitvoeren van Europese aanbestedingen (benoem dit duidelijk in het cv) (35 punten);
7. Uiterlijk beschikbaar per 1 juli 2023 (50 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Je onderhoudt gemakkelijk contact met diverse stakeholders, je kunt op verschillende niveaus schakelen en bent in staat te verbinden.
• Je beschikt over overtuigingskracht en kunt goed samenwerken.
• Je kunt je mondeling en schriftelijk goed uit drukken. Het gaat je daarnaast gemakkelijk af om hoofd- en bijzaken te onderscheiden en op basis hiervan een advies te geven.
• Je bent flexibel en kunt snel schakelen.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen

Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie vijf (5) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De vijf (5) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10a. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: de werkdagen en -uren zijn in overleg. Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden. De opdracht stopt als het project  is afgerond. Het aantal uren dat daarvoor nodig is, is op voorhand niet in te schatten. De opdracht moet wel zo snel mogelijk opgepakt én afgerond worden.

Planning
De gesprekken bij de VRU zijn gepland op dinsdag 20 juni 2023 en/of woensdag 21 juni 2023 tussen 12.00 uur en 15.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 19 juni 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 15 juni 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 16 juni 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Overige informatie

• De VRU kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 19 juni 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.