Organisatie
Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Opdracht
De basis van jouw werk zit in agendabeheer voor een aantal wethouders. Daarnaast ben je goed in het ondersteunen bij de voorbereiding van (bestuurlijke) bijeenkomsten en ben je een gastheer/gastvrouw in hart en nieren. je bent accuraat, stressbestendig, flexibel en houdt van dynamiek.

Van a tot z. 
Geen dag is hetzelfde in deze rol. Sterker nog, geen uur is hetzelfde! Als secretaris/secretaresse voor het bestuur bij een middelgrote en dynamische gemeente gebeurt er namelijk altijd wel iets waar jij mee te maken hebt. Je bedient het gehele college van B&W van a tot z. Van agendabeheer, zakelijke bijeenkomsten verzorgen tot het begeleiden en faciliteren van het besluitvormingsproces en alles ertussenin. Als echte jongleur houd je alle ballen hoog. Mocht je er één laten vallen, dan zijn jouw vier collega’s er om ze voor je op te vangen. Andersom doe je dat namelijk ook. 

Samen met het team ga je aan de slag met het:

• ontzorgen en ondersteunen van de leden van het college van B&W en de directie;
• verwerken van in- en uitgaande post en e-mail. Daarbij signaleer je bijzonderheden en mogelijke verbanden met de actualiteit en je zorgt voor de voortgangsbewaking van uitgezette acties;
• Ondersteunen bij het voorbereiden en organiseren van bestuurlijke presentaties, bijeenkomsten en vergaderingen;
• zelfstandig afhandelen van vragen en verzoeken;
• ontvangen van bezoekers en gasten als gastheer/gastvrouw;
• Het bestuurssecretariaat is een team in opbouw, dus het mede vormgeven aan de doorontwikkeling van het bestuurssecretariaat hoort bij jouw taak. 
• notuleren van actiepunten uit het MT-overleg, ondersteunen van voorbereiding van het MT-overleg.

Je doet het samen
Je vervangt collega’s op het bestuurssecretariaat bij afwezigheid. Dat betekent dat je in voorkomende gevallen ook de collega vervangt die de verantwoordelijkheid heeft voor het ondersteunen van de gemeentesecretaris en Concern control waar het gaat om het voorbereiden en begeleiden van het gehele besluitvormingsproces rondom de B&W vergadering tot en met de overdracht van stukken aan de Griffie ter behandeling in de gemeenteraad. Na de collegevergadering bewaak je de vervolgacties en zorg je voor tijdige publicatie van de besluitenlijst.

Wat breng jij mee?
Wij zoeken iemand waarmee het leuk is om samen te werken. Dat betekent open, toegankelijk, laagdrempelig, gericht op meedenken en meedoen. Jij ademt dienstverlening, maar weet ook jouw grenzen te bewaken. En die van het college van B&W, want jij weet dat goed agendabeheer niet bestaat uit een zo vol mogelijke agenda. Je staat midden in de organisatie en weet wat er speelt. Jouw organisatiesensitiviteit zorgt ervoor dat je alles overziet. Daarnaast kan je goed schakelen en communiceren op alle niveaus. Dat je digitaal vaardig moet zijn spreekt tegenwoordig vanzelf. Je bent in ieder geval 2 dagen aan het werk op ons mooie stadshuis, meer kan altijd. En soms is meer nodig. In dat geval ben je (ook) flexibel.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Aantoonbare werkervaring als secretaris/secretaresse bij een gemeente;
2. Aantoonbare wekervaring met het uitvoeren van secretariële taken voor wethouders (benoem dit duidelijk in het cv);
3. Aantoonbare werkervaring als directie secretaris/secretaresse;
4. Een maximum uurtarief van €80,50,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer werk-werkverkeer én parkeerkosten.
5. Afgeronde opleiding op minimaal Mbo 4-niveau. 

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
6.  Aantoonbaar in het bezit van een Prince II certificaat (benoem duidelijk in het cv) (20 punten);
7. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris/secretaresse (40 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met het systeem IBabs (benoem dit duidelijk in het cv) (30 punten);
9. Aantoonbare werkervaring met het schrijven van verbeterplannen (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• In staat om snel te schakelen;
• Moet stevig in schoenen staan en tegen hoge werkdruk kunnen;
• In staat om met veel ad-hock werkzaamheden om te gaan;
• Niet bang om veel vragen en verzoeken te krijgen;
• In staat overzicht te bewaren.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.