Organisatie
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om het in de gemeente De Bilt, voor de 42.000 inwoners, nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. De gemeente De Bilt werkt op een innovatieve manier samen met haar partners. De gemeenteraad en de griffie dragen hier aan bij. De griffie stuurt op versterking van de politieke agenda door de raad; bewaakt een goede informatiepositie van de raad en adviseert en ondersteunt bij nieuwe en intensievere vormen van participatieve democratie. Het team van de griffie bestaat uit drie medewerkers. Het kleine team garandeert een heel afwisselende functie, van secretarieel werk tot diep op de inhoud, alles komt voorbij. In overleg verdelen we de taken én (avond)vergaderingen.

De griffie is op zoek naar een rolbewuste en nauwgezette raadsadviseur met gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen die tevens administratief/uitvoerend werk kan en wil doen.

Opdracht

• Adviseren over raadsinstrumenten en raadsprocessen;
• Begeleiden van een of meerdere raadswerkgroepen;
• Je ontsluit raadsstukken, verwerkt ingekomen en uitgaande post en vragen van raadsleden en inwoners volgens afgesproken werkprocessen;
• Je verricht ondersteunende werkzaamheden t.b.v. de gemeenteraad en de griffie, zoals voor vergaderingen en raadsavonden;
• Je begeleidt en organiseert contacten tussen inwoners en gemeenteraad en je ondersteunt bij het organiseren van activiteiten voor de griffie en raad. Je bent regelmatig bij raadsactiviteiten aanwezig – deze vinden veelal ’s avonds plaats;
• Je werkt met de (plv.) griffier aan de agenda’s, maar pakt zaken ook zelfstandig op en analyseert de (on)mogelijkheden en alternatieven;
• Je stemt af met de gemeentelijke organisatie;
• Je ondersteunt één of meerdere raadscommissies of -werkgroepen;
• Je schakelt gemakkelijk tussen zelfstandig werken en in teamverband; met gevoel voor welke beslissingen je zelf kunt nemen en welke niet.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Uiterlijk beschikbaar per 22 januari 2024 voor tenminste 28 uur per week;
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met ondersteunende en secretariële werkzaamheden bij  een raadsgriffie;
3. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in juridische richting.

Gunningscriteria (weging)
5. Een afgeronde opleiding op wo bachelor niveau op juridisch en of bestuurlijk vlak; (30 punten)
6. Aantoonbare werkervaring met besluitvormingsprocessen bij gemeenten (30 punten);
7. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met ondersteunende en secretariële werkzaamheden bij een raadsgriffie; (20 punten)
8. Een maximum uurtarief van €80,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer werk-werkverkeer én parkeerkosten. (20 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Talent om nieuwe informatie en processen snel eigen te maken
• Energie kunnen halen uit zowel inhoudelijke uitdagingen als secretarieel werk
• Stressbestendig: in drukke tijden en in omgang met (soms boze) inwoners, raadsleden of ambtelijke collega’s
• Gedreven
• Rolbewust
• Nauwgezet
• Enthousiast
• Leergierig
• Prioriteiten kunnen stellen

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8 of 9, afhankelijk van ervaring en/of opleiding. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.