Job Location
Utrecht
Posted Date Geplaatst 3 maanden geleden
2023-12-18

Organisatie
De gemeente Houten is onderdeel van de stadsregio Utrecht en de laatste decennia volop in ontwikkeling. Van een dorp van 7.000 inwoners in 1975 groeide Houten uit tot een middelgrote stad van bijna 50.000 inwoners. Stedelijk van karakter in het centrum en dorps in de mooie en rustige woonwijken en de drie kleine kernen ’t Goy, Schalkwijk en Tull en ’t Waal. Behalve dat Houten mooi, groen, veilig en landelijk gelegen is, kent de gemeente ook veel sociale, culturele en economische activiteit. Deze kenmerken vormen samen de kracht en de kwaliteit van Houten.

Opdracht
Als managementassistent zet je jouw organisatietalent in en ben je de ondersteuner en het ankerpunt van de teammanager. Je verricht alle voorkomende secretariële werkzaamheden, onder andere:

  • Je beheert en bewaakt de agenda en maakt in- en externe afspraken voor de teammanagers;
  • Je bent een belangrijke steun bij het verwerken van informatie op het gebied van bijvoorbeeld verzuim en verlof;
  • Je treft voorbereidingen voor in- of externe overleggen of bijeenkomsten en verzorgt in sommige gevallen de verslaglegging;
  • Je verzorgt in- en uitgaande (digitale en fysieke) post van de teams en coördineert de opvolging;
  • Je werkt samen met de andere managementassistentes, zodat jullie elkaar kunnen vervangen;
  • Je helpt mee om het vak van managementassistent bij de gemeente verder door te ontwikkelen.

In verband met ziektevervanging zijn we op zoek naar een managementassistent voor de teammanager van het Team Informatie en de teammanager van het Team Voorbereiding, Ontwikkeling en Beheer.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad;
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als managementassistent;
3. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 3.  

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
4. Aantoonbare werkervaring als managementassistent bij een gemeente (40 punten);
5. Kandidaat is, vanwege de bezetting, bereid om de werkdagen flexibel in te delen (30 punten);
6. Kandidaat is in de gelegenheid om de werkdagen fysiek op kantoor aanwezig te zijn (30 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

  • Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse taal;
  • Je luistert goed, communiceert snel en makkelijk met diverse doelgroepen en brengt je boodschap kort en bondig over;
  • Je bent integer, proactief, flexibel, stressbestendig en klantgericht;
  • MS Office heeft weinig geheimen voor jou en je kunt met name goed overweg met Outlook en Teams;

Beoordeling 
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

  • Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
  • Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Vacature eigenschappen

Vacature categorie

20 uur, 3 maanden, MBO, Opdrachtduur, Opleiding, Regio, Uren per week, Utrecht

Solliciteer online

Een geldig e-mailadres is verplicht.
Een geldig telefoonnummer is vereist.