Organisatie
Als managementassistent maak je deel uit concernzaken en van de eenheid bestuur, deze stafafdelingen ondersteunen de directie en het dagelijks bestuur op diverse beleidsterreinen. Je werkt op het directiesecretariaat samen met 3 collega’s.

Opdracht
Als managementassistent zorg je er voor dat de directieleden van de Provincie hun werk zo goed mogelijk kunnen doen.  Daarvoor draag je samen met je collega’s zorg voor het beheer  van agenda’s en mail en bereid je uiteenlopende besprekingen voor. Je houdt de werkdossiers bij en je draagt zorg voor afhandeling van telefonische contacten en maakt afspraken. Je geeft algemene administratieve en of organisatorische ondersteuning. Je zorgt ervoor dat de directieleden voor overleggen op tijd de relevante informatie hebben. Verslaglegging kan ook tot de taken behoren.

Een zeer afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid waarin je jouw kennis en kunde, enthousiasme en teamspirit kunt inzetten ter ondersteuning van het team directiesecretaresses. 

Van jou wordt verwacht dat je je flexibel/collegiaal opstelt wanneer het gaat om samenwerking/uitvoering van de diverse taken binnen het directiesecretariaat. Jij zult onder andere ingezet worden om collega’s te vervangen. Deze taken zul je veelal onder supervisie uitvoeren.

De opdracht is 3 tot 5 dagen per week uitgeschreven, 5 dagen heeft op termijn de voorkeur.

Benodigd aantal professionals
1.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende dagen: werkdagen in overleg.

Minimumeisen/ knock-outcriteria
1. Werkzaamheden vinden zoveel mogelijk op het provinciehuis in Lelystad plaats;
2. Bij de uitvoering van de opdracht worden wel IT-middelen ter beschikking gesteld (mits beschikbaar);
3. Uurtarief maximaal € 70,- exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon- werkverkeer en fee Flextender;
4. Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal en goede kennis van de Engelse taal;
5. Beschikbaarheid van minimaal 24 uur per week bij aanvang van de opdracht, de vraag kan oplopen naar maximaal 32 uur; Kandidaten moeten hierin qua inzet op termijn flexibel mee om kunnen gaan;
6. Beschikbaar per 14 augustus 2023;
7. In staat om de opdracht individueel uit te voeren (vervulling in duo verband is niet mogelijk).

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
8. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau in de richting van secretarieel/office management (20 punten);
9. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent in een complexe bestuurlijke omgeving bv. als ondersteuning van een College van B&W, Gedeputeerde Staten of vergelijkbaar (40 punten);
10. Minimaal 1 jaar aantoonbare kennis en werkervaring in de afgelopen 3 jaar met representatie en protocol binnen een bestuurlijke omgeving (maak dit duidelijk aantoonbaar in het cv) (20 punten);
11. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar bij een (semi-)overheidsinstantie (20 punten).

 Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Je bent servicegericht;
• Je hebt gevoel voor verhoudingen;
• Je kunt, als het moet, op de voorgrond treden, maar weet ook op de achtergrond te opereren om alles in goede orde te laten verlopen;
• Je bent flexibel, initiatiefrijk;
• Je bent een zelfstandig persoon die gewend is om in een politiek-bestuurlijke omgeving te werken;
• Je weet om te gaan met personen met diverse achtergronden en maatschappelijke posities;   
• Je hebt zeker geen negen tot vijf mentaliteit;
• teamwork is je op het lijf geschreven;
• Je kunt makkelijk wisselen van rollen met je collega’s;
• Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Je hebt een flexibele werkhouding;
• Je bent stressbestendig;
• Je kunt goed hoofd- en bijzaken onderscheiden.

Cv-richtlijnen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen/ knock-outcriteria in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. Inschrijvingen met een lager uurtarief krijgen in dat geval de voorkeur boven inschrijvingen met een hoger uurtarief. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). In principe worden de beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de provincie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van 7 dagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De provincie kan verzoeken tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;
• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding;
• Er wordt voor zakelijke ritten een reiskostenvergoeding gehanteerd. Dienstreizen worden bij voorkeur met het openbaar vervoer gemaakt. De kosten hiervoor kunnen worden gedeclareerd. Is de plaats van bestemming alleen per auto bereikbaar, dan wordt een kilometervergoeding van €0,37 gehanteerd. Is de bestemming wel bereikbaar met openbaar vervoer, maar wordt er toch met de eigen auto gereisd, dan is de kilometervergoeding €0,14. De basis voor de uitbetaling van het aantal kilometers is de snelste reisafstand vanaf je standplaats, gemeten via routenet.nl. Reis je vanaf je huisadres rechtstreeks naar een bestemming en is die afstand korter dan vanaf je standplaats? Dan krijg je een volledige vergoeding op basis van deze kortere afstand. Reis je naar een bestemming waarbij je je standplaats passeert? Dan kun je alleen de afstand vanaf je standplaats naar de bestemming declareren;
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);
• De Verwerkersovereenkomst kan onderdeel uitmaken van de opdracht welke is te vinden onder de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincie Flevoland.
• De provincie Flevoland is niet verplicht de Opdracht te gunnen.

De provincie Flevoland behoudt zich het recht voor het aanbestedingsproces geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of volledig, stop te zetten en/of de Opdracht niet te gunnen.

Door deel te nemen aan of in te schrijven op deze aanbestedingsprocedure stemt deelnemer in met alle voorwaarden van deze uitvraag.

Planning en meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 19 juli 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 20 juli 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De gesprekken bij de provincie zijn gepland op dinsdag 25 juli 2023 tussen 09.00 uur en 12.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk maandag 24 juli  bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de uitkomst van de procedure.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 21 juli 2023, 09.00 uur Tot die tijd kunt u reageren.