Werken bij Leidschendam-Voorburg
Leidschendam-Voorburg is een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. We werken met zo’n 680 mensen aan de gezamenlijke ambitie om ons te ontwikkelen naar een wendbare en sensitieve organisatie. We stellen onze inwoners en maatschappelijke opgaven centraal en zijn een zelfbewuste samenwerkingspartner voor de lokale en regionale partners. We doen dat door verbinding te maken, vertrouwen te geven en verantwoordelijkheid te nemen.

De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. We werken informatiegestuurd, klantgericht en er is veel ruimte voor initiatief. We bieden onze medewerkers de faciliteiten om hybride te werken. Dit maakt het mogelijk om te werken waar en wanneer dat het beste past bij het type werk dat we doen.

Afdeling
Werken voor Bedrijfsvoering is werken voor de motor van de gemeente. Bij elke ontwikkeling of ieder proces is deze afdeling betrokken. Hier werken adviseurs en ondersteuners die collega’s helpen hun werk te doen. Bij BV vind je HR, financiën, communicatie, inkoop, informatiemanagement, onderzoek, IT, facilitaire zaken, bestuursadvisering en juridische zaken. Kortom, grote afwisseling in collega’s én in het werk.

Het team facilitaire zaken (FZ) zorgt voor een kwalitatief hoogwaardige werkomgeving en de ondersteuning hiervan, waaronder ook de ondersteuning van het bestuur. Het team levert diensten en/of producten die het mogelijk maken voor haar interne klanten om op een plezierige manier hun werk te doen. Wij hebben het begrip hostmanship hoog in het vaandel staan en dit is dan ook een belangrijk onderdeel van het dagelijks werk.

Opdracht
Als managementassistent ondersteun je afdelingshoofden op secretarieel vlak. Je managet de agenda, plant afspraken, verzorgt correspondentie en bewaakt actief het telefoon-en mailverkeer. Je verricht ook enkele werkzaamheden ter ondersteuning van de teamleiders van afdelingen. Daarnaast ben je aanspreekpunt voor de afdeling(en) waar je voor werkt. Ook plan en bereid je vergaderingen en bijeenkomsten organisatorisch en administratief voor, stel je besluiten-/-actielijsten op en bewaakt daarbij de actiepunten en stukkenstromen. Je organiseert de naturalisatiebijeenkomsten van onze gemeente en ter plaatse coördineer je daar de bijeenkomst zodat deze feestelijk en voorspoedig verloopt. Daarnaast bereid je diverse bijeenkomsten voor, zowel fysiek (klaarzetten ruimtes, instellen apparatuur, organiseren van lunches/activiteiten etc.) als digitaal.

Het team bestaat uit vijf managementassistenten, werkt goed samen en er is een fijne sfeer.

Vereisten / knock-outcriteria
1. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop (geen iPad); de werkplekken van de gemeente Leidschendam-Voorburg zijn voorzien van USB-C (Thunderbolt) docking beeldschermen;
2. Minimaal 2 jaar werkervaring in de afgelopen 7 jaar als managementassistent/ secretaresse;
3. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;

Gunningscriteria (weging)
4. Minimaal 3 jaar werkervaring in de afgelopen 7 jaar als managementassistent/ secretaresse (50 punten);
5. Aantoonbare kennis van Microsoft officepakketten (15 punten);
6. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van secretarieel / office management (10 punten);
7. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar binnen een (semi-)overheidsorganisatie (25 punten).

Competenties
– Flexibiliteit
Je verandert je eigen gedrag indien zich problemen of kansen voordoen teneinde een gesteld doel te bereiken.
– Zelfstandigheid
Je handelt volgens eigen overtuiging, onafhankelijk van anderen. Daarnaast verricht je zonder hulp van anderen taken, probeert op eigen kracht probleemsituaties de baas te
– Schriftelijke communicatie
Je brengt duidelijk jouw opvattingen onder woorden en weet aan te sluiten bij de lezer. Formuleert ingewikkelde zaken kernachtig en weet woorden trefzeker te kiezen. Ook is dit belangrijk bij het uitvoeren van secretariële en administratieve taken, zoals het verzorgen van de verslaglegging bij vergaderingen.
– Klantgerichtheid
Je weet wensen of behoeften van klanten of gebruikers te onderzoeken en hiernaar te handelen.
Daarnaast speelt je in op de doelstellingen van doelgroepen en opdrachtgevers voor de langere termijn.
– Plannen en organiseren
Je stemt activiteiten van jezelf (en anderen) op elkaar af en bepaalt hun volgorde zodat doeleinden efficiënt en effectief gerealiseerd worden.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling CV’s op knock-outcriteria 
Flextender beoordeelt de CV’s op de knock-outcriteria die in de marktplaatsuitvraag worden omgeschreven. Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. 

 Stap 2: Selectie CV’s 
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de knockoutcriteria in onderlinge vergelijking op de gunningscriteria uit de marktplaatsuitvraag. De (maximaal) tien kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek 
Leidschendam-Voorburg beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. 

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze criteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. 

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt nader getoetst in hoeverre de geselecteerde kandidaten voldoen aan de competenties uit de marktplaatsuitvraag. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap drie van de beoordeling worden herhaald. 

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar ons oordeel het beste voldoet aan het gevraagde profiel in de marktplaatsuitvraag. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund.

Leidschendam-Voorburg behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. 

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7.