Organisatie
Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Opdracht
Het ontzorgen en ondersteunen van het afdelingshoofd Toezicht, Leefbaarheid en Veiligheid is bij jou in goede handen. Daarnaast steek jij ook graag je handen uit de mouwen in het ondersteunen van het team bij projecten.

Afdeling  Toezicht, Leefbaarheid en Veiligheid (TVL)
Veiligheid is een belangrijk voorwaarde om prettig te kunnen wonen, werken en leven. Als gemeente willen we dat het veilig is in Nieuwegein en daar zet de afdeling zich voor in. Bij de afdeling TVL vindt overleg, toezicht en handhaving plaats. Het doel is hiermee de leefbaarheid, sociale samenhang en veiligheid in wijken en op bedrijventerreinen in Nieuwegein te verbeteren. De afdeling bestaat uit 5 teams die intensief samenwerken. Met collega’s in de organisatie, maar ook met externe partners. Denk aan de politie, GGD, Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht, Veiligheidsregio Utrecht etc.

Voor deze afdeling, TVL,  zijn wij op zoek naar een managementassistent(e) die naast de secretariële werkzaamheden het ook leuk vindt om ondersteuning te geven bij verschillende activiteiten en projecten. Hierdoor is geen dag hetzelfde. Als managementassistent(e) op één van de meest dynamische afdelingen bij de gemeente gebeurt er altijd wel iets waar jij mee te maken hebt. Agendabeheer, ondersteunen bij administratie, het regelen en verzorgen van zakelijke bijeenkomsten, workshops en teamuitjes, het behoort tot jouw dagelijkse werkzaamheden.

Je werkzaamheden bestaan uit:

• Ontzorgen en ondersteunen van het afdelingshoofd Toezicht, Leefbaarheid en Veiligheid;
• Ondersteunen bij de uitvoering van een aantal personele taken voor de afdeling. Denk daarbij aan voorbereiden werving- en selectie van nieuwe medewerkers tot maken inwerkprogramma samen met andere teamgenoten, maar ook zorgen dat alle middelen (computer, telefoon, identiteitsbewijs, ondermandaat, aanmeldingen softwarepakketten) klaar liggen voor de komst van een nieuwe collega. Een ander voorbeeld is het optekenen van afspraken gemaakt in personele gesprekken.
• Verwerken van in- en uitgaande post en e-mail. Daarbij signaleer je bijzonderheden en mogelijke verbanden met de actualiteit en je zorgt voor de voortgangsbewaking van uitgezette acties;
• Voorbereiden en organiseren van presentaties, bijeenkomsten, workshops en vergaderingen. 
• Zelfstandig afhandelen van vragen en verzoeken;
• Ontvangen van bezoekers en gasten als gastheer/gastvrouw;
• Notuleren van vergaderingen, zoals afdelingsoverleg, bedrijfsvoeringsoverleg TVL.

Wat breng jij mee?
Wij zoeken een managementassistent(e) die altijd één stap vooruitdenkt. Je bent een open en toegankelijk persoon die zelfstandig kan werken maar ook in teamverband. Jij ademt dienstverlening, maar weet ook jouw grenzen en die van het afdelingshoofd te bewaken. Jouw organisatiesensitiviteit zorgt ervoor dat je alles overziet. Daarnaast kun je goed schakelen en communiceren op alle niveaus. Dat je digitaal vaardig moet zijn, spreekt tegenwoordig vanzelf. Je moet kunnen inschatten wat openbare en wat vertrouwelijke gegevens zijn. Integriteit staat hoog in je vaandel.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
2. Aantoonbare werkervaring als managementassistent / secretaresse in de afgelopen 5 jaar;
3. Uitstekende kennis van de Nederlandse taal;

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent / secretaresse in de afgelopen 5 jaar (50 punten);
5. Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente (30 punten);
6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Microsoft Officepakketten benoem dit duidelijk in het CV) (20 punten).

Competenties

• Pro actief
• Behulpzaam
• Assertief

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.