Organisatie
De gemeente Houten is onderdeel van de stadsregio Utrecht en de laatste decennia volop in ontwikkeling. Van een dorp van 7.000 inwoners in 1975 groeide Houten uit tot een middelgrote stad van bijna 50.000 inwoners. Stedelijk van karakter in het centrum en dorps in de mooie en rustige woonwijken en de drie kleine kernen ’t Goy, Schalkwijk en Tull en ’t Waal. Behalve dat Houten mooi, groen, veilig en landelijk gelegen is, kent de gemeente ook veel sociale, culturele en economische activiteit. Deze kenmerken vormen samen de kracht en de kwaliteit van Houten.

Opdracht
Jij zorgt ervoor dat de wethouders blind op hun agenda kunnen vertrouwen en dat de stukken die ze nodig hebben op tijd (digitaal) klaarliggen. Je hebt onder andere de volgende taken:

• Complex agendabeheer voor twee wethouders;
• Vergaderingen van collegeleden voorbereiden: je zet vergaderstukken digitaal klaar en checkt van tevoren of de benodigde informatie compleet is;
• Beheer agenda en actielijst beleidsoverleggen;
• Bijwonen beleidsoverleggen en uitvoeren daaruitvolgende acties;
• Anticiperen op vragen van collegeleden;
• Post, telefoon en e-mailbehandeling;
• Correspondentie;
• Beheer werkarchief;
• Ontvangst van gasten;
• Verzorgen van werkzaamheden die vaak vertrouwelijk of spoedeisend zijn.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.  
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden;
3. Een korte door de kandidaat zelf geschreven motivatie toegeschreven op de opdracht waarin taalvaardigheid en ervaring met de programma’s van Office 365 blijkt;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in ondersteunende functie aan het bestuurssecretariaat binnen een gemeente (35 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met de opvolging van procedures, bestuurlijke processen, afspraken en het direct samenwerken met het secretariaat, Benoem deze punten duidelijk in het cv) (20 punten);
6. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met zaaksystemen en Ibabs (20 punten);
7. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar met complex agendabeheer (15 punten);
8. Minimaal een afgeronde mbo 3- 4 opleiding (10 punten).

Competenties

• Je bent pro-actief, beschikt over doorzettingsvermogen en kunt goed overzicht houden;
• Je bent nauwkeurig, flexibel, stressbestendig en kan goed planmatig werkzaamheden uitvoeren
• Je bent integer en discreet

Beoordeling 
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Met een maximaal uurtarief van €65,- exclusief btw en inclusief Fee Flextender en reiskosten woon- en werkverkeer.