Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Het domein Bedrijfsvoering (BDV) verzorgt alle bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega’s zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten te kunnen leveren. Als partner van de andere domeinen werken we met hen samen. We denken graag vroeg in het proces mee met vraagstukken om de expertise van BDV in te kunnen zetten. Door aan de voorkant mee te denken en te adviseren, hebben wij meer toegevoegde waarde dan door achteraf toetsen.

Informatievoorziening
Eén van de pijlers onder deze ambitie is een goede informatievoorziening. Het proces dat zorgt dat de informatiebehoeften die vanuit verschillende werk- en bedrijfsprocessen ontstaan, worden vertaald in informatievoorziening. De Provincie staat voor de uitdaging om een organisatie op te bouwen die in staat is om op het juiste moment aan de juiste partijen informatie beschikbaar te stellen, rekening houdend met de legacy systemen en de innovaties die elke dag aangeboden worden.

Opdracht
De provincie verandert vanwege de digitalisering en automatisering in een hoog tempo en is de “rode draad” in de strategie van de organisatie. Door de benoeming van opgavemanagers komen de maatschappelijke opgaven centraal te staan. Hiertoe wordt nauw samengewerkt tussen de vertegenwoordigers uit de verschillende onderdelen van de provincie-organisatie (de 3 domeinen: Bedrijfsvoering, Leefomgeving en Mobiliteit en de stafafdelingen Concerncontrol, Bestuurs- en directieondersteuning en de Statengriffie). Voor deze concern i-opgave is een opgavemanager aangesteld die sturing hier aan geeft. Deze concernopgave betreft de informatievoorziening van het gehele concern en wordt aangepakt door een hoge mate van integratie op het gebied van kaderstelling, advisering en uitvoering binnen de PIJOFAH-kolommen.

Binnen de provincie Utrecht is recent het Beleidskader Online Samenwerken vastgesteld. Belangrijk onderdeel hiervan is de overgang naar Microsoft 365 Cloud versie. Een aantal projecten is hiertoe gestart. Voor het delen van bestanden met derden danwel externen is de richting om dit met SharePoint Online mogelijk te maken en dit fasegewijs (o.a. per thema of casus) in te voeren.

Om de dossiervorming en archivering te optimaliseren is een programma gestart waarin een advies wordt ontwikkeld voor de toekomstige inrichting van het document management – en archief systeem. Uitgangspunt in de doorontwikkeling is dat zoveel als mogelijk diensten uit “the cloud” worden afgenomen en de provincie een regieorganisatie is.

Wat ga je doen?
Als Microsoft 365 specialist met aantoonbare kennis van en ervaring in het technisch en functioneel opzetten van samenwerkingsomgevingen in een Microsoft 365 platform en Teams/ SharePoint, werk je nauw samen met o.a. de projectleider Microsoft 365 Samenwerking, de (senior) adviseurs I&A, de architecten, adviseurs Informatiebeveiliging, business informatiemanagers en I&A specialisten. Je richt je hierbij op de volgende werkzaamheden:

• In samenhang met de trajecten/projecten Optimaliseren Dossiervorming en Archief opzetten van een gebruiksvriendelijke inrichting van de samenwerkingsomgeving o.b.v. Microsoft 365 ;
• Inrichting van een veilige samenwerkingsomgeving waarmee je kunt samenwerken met gasten/externen;
• Meenemen van (senior) gebruikers is een belangrijk onderdeel van de opdracht;
• Ontwikkelen en organiseren training voor beheerders Microsoft 365, (senior) gebruikers en eindgebruikers;
• Inrichten van de procesflow van Teams Sharepoint Online naar het Archiefsysteem middels Azure Automation en PowerShell
• Realiseren van koppelingen tussen Sharepoint Online en overige systemen van de Provincie middels Powerautomate

Wat verwachten wij?

• Je werkt in een dynamische werkomgeving, waarin klantgerichtheid, het bieden van een optimale dienstverlening en innovatie centraal staan. Samenwerken en verbinden staan bij jou hoog in het vaandel;
• Je onderhoudt een sterke relatie met de projectleider Microsoft 365 Samenwerking en de overige specialisten als sparringpartner over inhoudelijke zaken. Je kan goed werken binnen een multidisciplinaire omgeving;
• Je bent een senior Microsoft 365 specialist met goede communicatieve vaardigheden, analytisch denkvermogen en een zeer proactieve werkwijze.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als Microsoft 365 specialist met complexe ICT/onlineprojecten in de publieke sector;
3. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met implementatie en gebruik van Teams/SharePoint Online omgevingen;
4. Aantoonbare werkervaring in het uitvoeren van inrichtings- en implementatietrajecten van IT-projecten. Dit kun je aantonen door minimaal 1 eerdere projecten die je succesvol hebt afgerond als Microsoft 365 specialist in de afgelopen 5 jaar.

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
5. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van ICT/informatica (10 punten);
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een provincie (20 punten);
7. Aantoonbare kennis van Azure Active Directory (Azure AD), Azure AD Business-to-Business en ICT-infrastructuur (20 punten);
8. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met minimaal 2 implementaties en gebruik van Teams/SharePoint Online omgevingen (25 punten);
9. Aantoonbare werkervaring in het uitvoeren van inrichtings- en implementatietrajecten van IT-projecten. Dit kun je aantonen door minimaal 2 eerdere projecten die je succesvol hebt afgerond als Microsoft 365 specialist in de afgelopen 5 jaar (25 punten).

Functiewensen (gespreksronde)
Persoonlijke eigenschappen

• Initiatiefrijk en omgevingsbewust
• Resultaatgericht  en daadkrachtig
• Analytisch, sensitief, communicatief, gericht op samenwerking en ontwikkeling
• Flexibel, je kan werken in een veranderende omgeving
• Behulpzaam en klantgericht
• Gezonde dosis humor

Vaardigheden

• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Je hebt plezier in het helpen van gebruikers en collega’s
• Je bent leergierig en houdt van vernieuwing en verbetering
• Je maakt en verbetert graag gebruikershandleidingen.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

– Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
– Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 23 november 2023, tussen 14:00 en 16:30 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdagmiddag 22 november 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 20 november 2023, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 21 november 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot woensdag 22 november 2023, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.