Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
Als operationeel inkoper ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning binnen  inkoop. De operationele inkoop is het eerste aanspreekpunt voor alle inkoopaanvragen van alle medewerkers van de provincie. Operationele inkoop controleert en beoordeelt deze aanvragen om tot een rechtmatige inkoopaanvraag te komen.

Operationele inkoop draagt zorg voor actuele en complete inkoopdossiers en invoer van verschillende data in de contracten- en inkoopdatabases. Operationele inkoop ondersteunt daarnaast, waar nodig, de assistent inkopers, contractbeheerder en de inkopers bij hun werkzaamheden.

De exacte werkzaamheden die je gaat uitvoeren, zullen in overleg met de opdrachtgever, assistent inkopers en coördinator inkoop worden samengesteld en zullen in ieder geval uit het volgende bestaan:

• Verwerking van uitgaande overeenkomsten en brieven;
• Correspondentie met leveranciers betreffende retourneren van ondertekende contracten verzorgen;
• Dossiervorming;
• Contractdatabase up-to-date houden;
• Overige hand-en-spandienstenten ondersteuning van de assistent inkopers.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar met administratie in een backoffice functie op een inkoopafdeling;
3. Aantoonbare werkervaring met MS-Office, ERP software en contractbeheer software.

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
4. Een afgeronde MBO opleiding niveau 4 op het gebied van bedrijfsadministratie (20 punten);
5. Aantoonbare certificering ‘schriftelijke correspondentie (10 punten);
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar met administratie in een backoffice functie op een inkoopafdeling (40 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met SAP en Inconto (20 punten);
8. Maximaal uurtarief €55,- exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon-werk (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
Persoonlijke eigenschappen

• Je bent zeer accuraat en gedisciplineerd met een praktische instelling, oplossingsgericht en hebt een grote mate van zelfstandigheid
• Je bent bevlogen, betrokken, loyaal en behulpzaam
• Je bent verantwoordelijk, integer en eerlijk
• Je bent een teamspeler en kunt tegen een bureaucratisch stootje

Vaardigheden

• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Je werkt gestructureerd, gedisciplineerd en enthousiasmerend
• Je hebt een zelfstartend vermogen en je beschikt over de nodige geduld en veerkracht
• Je onderkent meerdere wegen naar Rome: als A niet werkt verzin je een B

Kennis

• Je hebt kennis van inkoop in een overheidsorganisatie en overheidsprocessen
• Je hebt interesse in het functioneren van het openbaar bestuur, het type organisatie en de daarmee samenhangende besluitvormingscircuits
• Je bent bekend met het IT-landschap en procesmanagement van overheden en snapt de impact van inkoopadministratie op overheidsinkopen, contractbeheer en contractmanagement processen

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

– Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
– Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 30 november tussen 09:15 en 11:35 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 29 november 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 24 november 2023, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 27 november 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 28 november 2023, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.