Organisatie
Uw veiligheid, Ons werk
Veiligheidsregio Utrecht is een samenwerkingsverband van en voor de 26 Utrechtse gemeenten. Wij zorgen elke dag voor de veiligheid van alle mensen die in de regio wonen en verblijven. Dat doen wij met onze centralisten op de 112-meldkamer, onze brandweermensen en onze collega’s va risicobeheersing, crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio.
Wij zijn er voor de mensen in de samenleving, die rekenen op onze professionaliteit. Onze ambitie is om dat met onze partners steeds beter te doen.

Opdracht
Primair verantwoordelijk voor

• Realiseren van programmadoelen o.b.v. de visie versterken van crisisbeheersing;
• Verzorgen van de coördinatie (overzicht, samenhang en verbinding) tussen de programmaonderdelen;
• Leveren van resultaten, conform de specificaties en binnen de overeengekomen randvoorwaarden​;
• Oplossen van knelpunten die blokkerend zijn voor het programma​;
• Aansturen van de programma organisatie;
• Leiden van evaluatiebijeenkomsten en elkaar hierop scherp houden​;
• Leidinggeven aan het creatieve ontwikkelproces, omdat er iets ontwikkeld en gebouwd moet worden wat nog niet bestaat;
• Sturing op inhoud waar dat relevant is om het proces vlot te trekken;
• Zorgdragen voor een ordentelijk en zelfstandige (secretariële) organisatie van het programma.

Taken

• Beheren en bewaken van de onderlinge samenhang en integriteit van het programma;
• Voorbereiden, borgen en leiden van programmateam bijeenkomsten​;
• Organiseren van (wekelijkse) afstemmingsmomenten met deelprogramma’s​;
• Bewaken, opstellen en bijhouden van mijlpalenplanning, voortgangsrapportages, budget, HRM en financiën en kwaliteit​;
• Risico’s en issues managen en interveniëren;
• Initiëren van overleggen met de opdrachtgever (Managementteam (MT) o.l.v. directie Crisisbeheersing) en voorbereiden van besluitvorming in MT/DT en bestuur;
• Meenemen van MT’s in de koers van het programma;
• Aanspreekpunt voor andere organisatie onderdelen binnen de VRU​;
• Ondersteunen en onderhouden van positieve relaties binnen het programmateam​;
• Ondersteunen van groei en ontwikkeling van het programmateam​;
• Stimuleren van creativiteit, maar ook het vertalen naar een concrete planning;
• Focus op energie. Het programma zorgt voor een transitie en dat kan alleen met positieve energie in zowel het team als in de organisatie.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal WO niveau;
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring op het gebied van programmamanagement;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het zelfstandig invullen van de rol van programmaleider;
4. Aantoonbare ervaring met stakeholdermanagement rondom organisatieontwikkeling;
5. Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in politiek-bestuurlijke werkomgeving;
6. Een maximum uurtarief van €150,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
7. Aantoonbare werkervaring in een met crisisbeheersing (25 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met programma’s met een Agile inrichting (25 punten);
9. Directie, bestuurders en management, medewerkers, ambtelijke organisaties en overlegstructuren goed kunnen meenemen in het proces om verwachtingen integraal te managen (benoem dit duidelijk in het cv) (50 punten)

Competenties

• In staat om goed te luisteren, zodat het team zich gehoord voelt waarbij signalen proactief omgezet worden in acties;
• Concrete communicatiestijl, niet in algemeenheden blijven hangen. Zorgen voor helderheid in afspraken;
• Transparant en besluitvaardig. Knopen doorhakken en later uitleggen;
• Praktisch: planning vertalen in acties (via Teams), klein maken van discussies;
• Stimuleren en aanjagen van samenwerking;
• Ambitieus: de Grote Stip najagen én haalbaar maken door resultaat;
• Positiviteit uitstralen en enthousiasmeren;
• Laagdrempelig en benaderbaar zijn;
• Teamleden in hun kracht zetten;
• In staat om overleg tot een minimum te beperken en efficiënt te werken. Zorgen dat teamleden zoveel mogelijk tijd hebben voor concrete productie van resultaat;
• Sterk in procesmanagement: van kader, tot invulling en oplevering. En iedereen meenemen.
• Out of the box kunnen denken.
• Denken vanuit mogelijkheden niet vanuit onmogelijkheden.
• Oog voor andere ontwikkelingen binnen de VRU en deze kunnen koppelen binnen het programma;
• Vaardig in het voeren van onderhandelingen.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Planning
De gesprekken bij de VRU zijn gepland op vrijdag 26 januari 2024 van 14.00 uur tot 16.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 25 januari 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht. 

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 18 januari 2024, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 22 januari 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Overige informatie

• De VRU vraagt bij aanvang van de opdracht om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Hiervan moet een kopie, samen met het tonen van een ID-bewijs, worden overhandigd op de 1e dag.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 23 januari 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.