Organisatie
Wij zijn een 100.000+ gemeente, onderdeel van het regionaal samenwerkingsverband Holland Rijnland en deelnemer aan de G40. Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen. Wij zijn Gemeente Alphen aan den Rijn. Bij ons is het leuk werken, vanuit gezamenlijke doelen en het collectief.

We leveren toonaangevende dienstverlening en zijn een wendbare organisatie. Dat wil zeggen dat we meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en continu vernieuwen. We leren door te doen. Samenwerkingsgericht, resultaatgericht, klantgericht en veranderingsbereid zijn onze kerncompetenties. Met elkaar werken we samen voor het beste resultaat voor onze inwoners.

Opdracht
Het sociaal domein is in beweging. De ontwikkelingen bij Jeugd (een gewijzigde aanpak en contractering van de jeugdhulp per 2024) zorgen voor grote urgentie op de korte termijn en de ingezette koers daar en de bestuurlijke ambities vragen veranderingen breder in het sociaal domein.

Vanaf 1 januari 2024 is de jeugdhulp in Alphen aan den Rijn anders georganiseerd. We hebben een Jeugd & Gezinsteam organisatie opgericht voor de basis jeugdhulp. Met een team bouwen we aan deze nieuwe organisatie waar ruim 100 medewerkers zullen gaan werken. Voor specialistische jeugdhulp sluiten we contracten met jeugdhulpaanbieders. Hiermee wil de gemeente Alphen aan den Rijn een dekkend aanbod organiseren van specialistische jeugdhulp die de jeugdhulporganisatie gaat ondersteunen bij het bieden van een compleet jeugdhulpaanbod. Het contractmanagement op de contracten voor specialistische jeugdhulp wordt georganiseerd binnen de gemeente Alphen aan den Rijn.

Als programmasecretaris ga je er samen met jouw collega’s van het Programmateam Jeugd voor zorgen dat vier strategische projecten goed verlopen. Het zijn niet de projecten zelf waar je samen met je team mee aan de slag gaat, maar alles dat er omheen bij komt kijken. Vanaf de ontwikkeling van tot aan de implementatie van deze projecten, ben jij organisatorisch, procesmatig én inhoudelijk betrokken en draag je bij aan de uitvoering. Het takenpakket is heel divers maar te denken valt aan onder andere:

• bewaken en ondersteunen van de projectvoortgang en de communicatie daarover met projectleiders, maken van plannings- en voortgangsoverzichten en signaleren van eventuele knelpunten;
• het organiseren en voorbereiden van overleggen en vergaderingen, inclusief verslaglegging;
• het organisatorisch en inhoudelijk ondersteunen van programma-activiteiten zoals workshops, conferenties, projectleidersbijeenkomsten e.d.;
• het leveren van bijdragen aan het opstellen van projectvoorstellen, besluitstukken, voortgangsrapportages, communicatie- en implementatieplannen;
• het bijdragen aan communicatie over het programma;
• het uitzetten en opvolgen van vragen binnen en buiten het programmateam;
• samenwerken met andere programma’s binnen de gemeente Alphen aan den Rijn.

Je werkt intensief samen met de programmamanager Jeugd, de betrokken projectleiders en ondersteunende communicatieadviseurs. Je stuurt de programmaondersteuner aan en ziet toe op goede voorbereiding van de overleggen van het programmateam.

Je hebt overzicht, werkt planmatig en gedreven. Je levert een belangrijke bijdrage om in de paar maanden die we nog hebben de jeugdzorg goed in te regelen, zodat de dienstverlening aan onze jongste inwoners en gezinnen doorloopt. Je begrijpt snel hoe processen lopen en beweegt goed binnen de omgeving van het programma jeugd.

De programmasecretaris is HBO+/WO geschoold en heeft ervaring en gevoel bij de onderlinge verhoudingen in een omgeving met verschillende, soms tegenstrijdige, belangen. Je vindt het leuk om hierin te acteren en je kan scherp analyseren als respectvol omgaan met de partijen waar we mee werken. Ons doel is immers het realiseren van goede jeugdhulp en daar zijn nu eenmaal veel partijen bij betrokken.

We zoeken een enthousiaste programmasecretaris die snel kan starten. Wil jij je inzetten voor de start van een volgende stap in de Jeugdzorg van Alphen aan den Rijn? Reageer dan op deze opdracht!

Vereisten / knock-out criteria

1. Een afgeronde opleiding op minimaal Hbo niveau;
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als programmasecretaris of projectsecretaris;
3. Een maximum uurtarief van € 95,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)

4. Een afgeronde opleiding in de richting bestuurskunde (15 punten);
5. Beschikbaar per 17 oktober 2023 voor minimaal 24 uur per week (25 punten);
6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen sociaal-maatschappelijke programma’s (20 punten);
7. Aantoonbare werkervaring als programmasecretaris bij een gemeente (20 punten);
8. Aantoonbare werkervaring in een actieprogramma in een politieke omgeving (benoem hiervan minimaal 1 voorbeeld in het CV) (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Overzicht houden in veelheid van activiteiten
• Snel schakelen
• Praktisch organisatievermogen
• Proactief
• Zelfstandige werkhouding
• Communicatief sterk
• Stressbestendig
• Informatie kunnen samenvatten, beoordelen en interpreteren
• Samenwerkingsgericht
• Omgevingssensitief
• Resultaatgericht

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr (werkdagen in overleg)

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 11 oktober 2023 tussen 12:00 uur en 14:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 10 oktober 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 6 oktober 2023, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 9 oktober 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 10 oktober 2023, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.