Organisatie
Uw veiligheid, Ons werk
Veiligheidsregio Utrecht is een samenwerkingsverband van en voor de 26 Utrechtse gemeenten. Wij zorgen elke dag voor de veiligheid van alle mensen die in de regio wonen en verblijven. Dat doen wij met onze centralisten op de 112-meldkamer, onze brandweermensen en onze collega’s va risicobeheersing, crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio.

Wij zijn er voor de mensen in de samenleving, die rekenen op onze professionaliteit. Onze ambitie is om dat met onze partners steeds beter te doen.

Opdracht
Als programmasecretaris treed je op als rechterhand van de programmaleider en ondersteun je bij het vormgeven en uitvoeren van het  programma doorontwikkeling Crisisbeheersing.  Als programmasecretaris ontzorg je de programmaleider. Je zorgt dat je net een stapje vooruit denkt, waardoor het programma op rolletjes loopt. Je faciliteert en schakelt intensief met de betrokkenen en weet goed de benodigde informatie op te halen, maar ook terug te geven. Je ondersteunt bij inhoudelijke en beleidsmatige werkzaamheden als ook bij organisatorische zaken. Jouw werkzaamheden bestaan uit o.a. het plannen, organiseren en voorbereiden van bijeenkomsten, gesprekken en werksessies, (mee)ontwikkelen van activiteiten, verslaglegging, uitwerking van de resultaten en mede-opstellen van managementstukken.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Aantoonbare werkervaring met het programma secretariaat;
3. Aantoonbare werkervaring in politiek-bestuurlijke werkomgeving.
4. Een maximum uurtarief van €80,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
5. Afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van bestuurskunde of politicologie (50 punten);
6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in afgelopen 5 jaar met het programma secretariaat (30 punten);
7. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in politiek-bestuurlijke werkomgeving (20 punten). 

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Je schakelt makkelijk met mensen van de verschillende lagen in de organisatie en daarbuiten en bent communicatief sterk;
• Je kunt hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden;
• Je hebt oog voor de omgeving en de ontwikkelingen in en rond de organisatie;
• Je kunt goed plannen en organiseren;
• Je bent communicatief sterk en kan op een plezierige en zakelijke wijze communiceren met programmaleden en opdrachtgever;
• Je bent in staat om goed te luisteren en signalen te bespreken met de programmaleider;
• Je maakt heldere afspraken en bent transparant in de uitwerking van acties en handelen;
• Je stimuleert samenwerking, enthousiasmeert en hebt een positieve uitstraling;
• Je hebt een actieve werkhouding en bent gericht op wat haalbaar en mogelijk is;
• Je bent laagdrempelig en benaderbaar;
• Je bent Zelfstandig;
• Je weet contacten met het programmateam en collega’s van de VRU te onderhouden;
• Je hebt oog voor samenhang tussen andere afdelingen binnen de klantorganisatie die relatie met het programma hebben;
• Je bent organisatie sensitief.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr. 

Planning
De gesprekken bij de VRU zijn gepland op vrijdag 26 januari 2024 van 14.00 uur tot 16.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 27 januari 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 18 januari 2024, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 22 januari 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Overige informatie

• De VRU vraagt bij aanvang van de opdracht om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Hiervan moet een kopie, samen met het tonen van een ID-bewijs, worden overhandigd op de 1e dag.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 23 januari 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.