Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Sinds januari 2023 is het cluster Projectbeheersing opgezet binnen het Domein Mobiliteit. Het cluster Projectbeheersing heeft een faciliterende en controlerende rol met betrekking tot projectmatig werken bij alle Mobiliteitsprojecten. Het cluster ziet erop toe dat wordt gewerkt conform het projectmatig werken in de organisatie en ondersteunt de projectleiders en biedt begeleiding en beheersing op de projecten. De medewerkers zijn de ‘linking-pin’ tussen de projectleiders en de teamleiders en hebben direct inzicht welke processen al dan niet correct verlopen. Dit cluster heeft als opdracht het projectmatig werken in de organisatie verder te optimaliseren. Dit cluster bestaat uit 3 Managers Projectbeheersing, 3 junior Projectbeheersers en een kostendeskundige. Een planner of risicomanager maakt (nog) geen deel uit van dit cluster. Deze functie wordt opengesteld om de detachering van twee junior projectbeheersers tijdelijk te vervangen door één ervaren manager projectbeheersing.

Opdracht
Als Projectbeheerser[1] ben je verantwoordelijk voor het integrale beheersproces van meerdere projecten tegelijkertijd. Je focus ligt op de processen scope, tijd, geld, risico, planning, informatie en documentatie in alle verschillende projectfases, zoals studie, voorbereiding en realisatie. De infrastructurele projecten waar jij je op richt kunnen omvangrijk, multidisciplinair en beeldbepalend zijn. En je zal ook werken aan kleinere projecten die meer gebaat zijn bij advies over de projectbeheersing passend bij de omvang van het project. Jij maakt vooraf afspraken over de invulling van de rol van projectbeheerser passend bij het project. Je wisselt makkelijk tussen operationele, tactische en strategische elementen en vindt het leuk om al deze aspecten zelf op te pakken. Kernwoorden voor je functie zijn: professioneel, voorspelbaar, betrouwbaar, proactief, onafhankelijk en kritisch.

Je bent een kritisch en onafhankelijk sparringpartner voor de opdrachtgever, de projectmanager of projectleider en de andere IPM rolhouders als het gaat om projectbeheersing en -sturingsaspecten. Je bent medeverantwoordelijk voor het projectresultaat en eindverantwoordelijk voor de beheersing van de projecten. Daarnaast draag je bij aan de ontwikkeling en positionering van het vakgebied Projectbeheersing binnen het Domein Mobiliteit.

Het is cruciaal dat je het einddoel van het project en de politieke-bestuurlijke organisatie begrijpt. Kennis en ervaring met fysieke realisatieprojecten is dan ook zeer gewenst.

Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:
• Het doen beheersen van kostenramingen, planning, scope en risico’s van de projecten,
• Het integraal samenbrengen van alle projectbeheersing aspecten,
• Analyses uitvoeren op basis van integrale inzichten,
• De informatiebeheersing en financiële supervisie van de projecten. De scope en opdrachten van de projecten te bewaken en wijzigingsprocedures te begeleiden,
• Het mede opstellen / actueel houden van de projectplannen,
• Het opstellen en laten vaststellen van faseovergangsdocumenten,
• Het in beeld brengen van risico’s op projectniveau (tijd, geld, scope etc), hierbij speciale aandacht voor risico’s op basis van de raakvlakken tussen de deelprojecten onderling en de organisatie,
• (Doen) toetsen van het functioneren van het kwaliteitsmanagementsysteem en de interne processen van de projecten,
• Het adviseren m.b.t. ontvangen offertes, verzoeken tot wijziging (VtW’s) en termijnstaten,
• Het collegiaal afstemmen met de andere MPB’ers en specialisten van het team projectbeheersing en mee richting geven bij het verder ontwikkelen van de integrale projectbeheersing.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als projectbeheerser;
3. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met infra-projecten;
4. Aantoonbare werkervaring als projectbeheerser in een IPM team.

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
5. Een afgeronde opleiding op minimaal wo bachelor niveau in de richting van infrastructuur / civiele techniek (10 punten);
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider projectbeheerser binnen de overheid (25 punten);
7. Minimaal 2 uitgevoerde projecten volgens de IPM structuur binnen de overheid in de afgelopen 5 jaar (maak dit duidelijk kenbaar in het cv) (25 punten);
8. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als manager projectbeheersing (40 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
Persoonlijke eigenschappen                                                                                 

• Kunnen samenwerken binnen en buiten het projectteam
• pragmatisch
• flexibel
• Pro-actief
• Resultaatgericht

Vaardigheden                  

• Analytisch
• Communicatief
• Vasthoudend bij weerstand vanuit een onafhankelijke opstelling                      

Kennis

• Principes van projectmatig werken
• Scope- en raakvlakmanagement
• Risico- en kostenmanagement
• RAW, UAV en UAV-GC contracten

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

– Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
– Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Bandbreedte tarief: tussen €95,- en €115,- per uur exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon-werk.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1 tot 2  (geen duo).

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja
Uren: 20, indicatief. Kan verschillen per week.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 24 januari 2024, tussen 13:00 en 15:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 23 januari 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 16 januari 2024, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 17 januari 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 18 januari 2024, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.

[1] Bij grote projecten werken wij volgens de IPM-methodiek en hierin staat deze functienaam bekend als Manager Projectbeheersing