Job Location
Noord-Holland
Posted Date Geplaatst 2 maanden geleden
2024-01-14

Gemeente Hilversum, een uitdagende werkgever in de Mediastad in het groen
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen.

Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega’s die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega’s die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen – binnen en buiten de organisatie – stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega’s die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.

Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

Reden uitvraag
Om de ambities in de stad waar te maken is het nodig dat de interne bedrijfsvoering en bedrijfsprocessen binnen de organisatie voortdurend beschikbaar zijn. Potentiële risico’s op uitval van diensten en (financiële en imago) schade willen we herkennen en – zoveel mogelijk – preventief voorkomen. We willen planmatig acteren als deze calamiteiten zich voordoen en diensten aan burgers en organisatie gedoseerd herstellen als deze uitvallen.

Business Continuïteit Management (hierna genoemd BCM) helpt deze risico’s in de processen te herkennen, (preventieve en herstel) plannen te ontwikkelen om ons te beschermen en goede crisisorganisatie -en communicatiestrategie te hebben als een interne calamiteit als brand, cyberaanval of stroomuitval zich voordoet. Met een BCM-plan wil de gemeente Hilversum ervoor zorgen dat het bedrijf kan blijven functioneren, zelfs wanneer zich een crisis voordoet. Daarmee willen we de impact van onderbrekingen van essentiële diensten voor inwoners, bedrijven en ketenpartners te minimaliseren.

We sluiten hierbij aan bij de aanpak van Informatie Beveiligingsdienst (IBD) en ISO standaarden.

Opdracht
De opdracht betreft de projectmatig aansturing en inhoudelijke expertise over BCM en voor de levering van de onderstaande producten. We zoeken een intelligente doener die ons kan helpen om voor de meest kritische bedrijfsprocessen deze zaken in kaart te brengen. We stellen dan een Business Continuïteit Plan op en vormen we een crisis organisatie en communicatie aanpak. Tot stellen we een meerjaren programma voor opleiden en oefenen. Met een groep van interne medewerkers brengen we de risico’s in kaart en maken we plannen voor ongunstige situaties.  

De gemeente Hilversum wil zich hierbij extern laten ondersteunen voor projectvoering, expertise en executie– en schrijfkracht. De gezochte persoon dient zorg te dragen voor aansturing project, het schrijven en levering van de onderstaande producten in tijd -en kostenvenster

Een interne projectorganisatie van bedrijfsvoering en Business met hierin afvaardiging van afdelingen Publiekszaken, Sociaal domein, OOV Interne bedrijfsvoering (zoals ICT, Functioneel beheer, facilitair en Informatiemanagement, Communicatie) maken deel uit van het project

Resultaten

  • Keuze van kritische processen vanuit ons processenlandschap Hilversum 2023 (classificatie);
  • Overzicht van producten en verantwoordelijkheden per kritisch proces;
  • Een risico inschatting per kritische proces en mate van risico acceptatie;
  • Volgorde bepaling en uitvoering van het herstel van kritische processen (na uitval);
  • Opstellen en invoering van mitigerende maatregelen;
  • Inrichten en testen van ondersteunende faciliteiten (ICT, elektriciteit, huisvesting, medewerkers
  • Inrichten, bemensing en instructie van crisisorganisatie (wie besluit, wat, wanneer op maatregelen
  • Opstellen van bedrijfscontinuïteitplan inclusief documentatie (scenariokaarten en bel lijsten);
  • Crisiscommunicatie per doelgroep bij uitval van kritische processen;
  • Opleidings- en oefenprogramma incl. evaluatie;
  • “Papieren” offline draaiboek- Business Continuïteitplan met scenariokaarten en bel-lijsten

Periode/ doorlooptijd
De doorlooptijd van de uitvraag loopt van 5 februari 2024 t/m 30 november 2024 voor 16-20 uur per week. De genoemde resultaten en deadlines dienen dan behaald te zijn. Als opdrachtnemer geef je leiding aan de wendbare projectorganisatie en je rapporteert over voortgang en issues aan de opdrachtgever.

Een beschrijving van dit project kan tijdens kantooruren per e-mail worden opgevraagd via het emailadres inhuurflextender@flextender.nl onder vermelding van het aanvraagnummer.

Vereisten / knock-outcriteria
1. De kandidaat is beschikbaar voor de gehele periode van de opdracht (benoem eventuele vakanties duidelijk in het cv);
2. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
3. Aantoonbare werkervaring met crisismanagement;
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider in de bedrijfsvoering of crisisaanpak;
5. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een overheidsinstelling.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
6. De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht en hoe de kandidaat daar de competenties bij inzet. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf (30 punten);
7. Uiterlijk beschikbaar per 5 februari 2024 voor 16-20 uur per week (10 punten);
8. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als projectleider/adviseur bij gemeentelijke processen met een BCM aanpak (benoem dit duidelijk in het cv met minimaal 2 referentie trajecten) (60 punten);
a. Tot 1 jaar werkervaring (0 punten);
b. 1 tot 3 jaar werkervaring (20 punten);
c. 3 tot 5 jaar werkervaring (40 punten);
d. Meer dan 5 jaar werkervaring (60 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
– Omgevingsbewust
– Resultaatgericht
– Overtuigend
– Schriftelijke vaardigheden

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie vijf (5) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De vijf (5) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling, doch blijven wel beschikbaar mogelijk voor eventuele latere beoordeling/gesprekken.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde criteria.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek, doch kunnen later worden gevraagd indien uit genoemde kandidaten geen passende selectie komt

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning
De fysieke gesprekken bij de gemeente (locatie Stadskantoor Oude Engweg 23 te Hilversum) zijn gepland op vrijdag 19 januari 2024 tussen 11.00 uur en 16.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 18 januari 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag

Overige informatie

  • De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). De kosten hiervan zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.
  • Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
  • We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.
  • ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
  • Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 9 januari 2024. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 11 januari 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot maandag 15 januari 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.

Vacature eigenschappen

Vacature categorie

16-20 uur, HBO, Noord-Holland, Opdrachtduur, Opleiding, Regio, t/m 30 november 2024, Uren per week

Solliciteer online

Een geldig e-mailadres is verplicht.
Een geldig telefoonnummer is vereist.