Organisatie
Nijkerk is een mooie middelgrote gemeente, centraal in Nederland, met de mooie natuur van de Veluwe om de hoek en de levendigheid van de Randstad voor de deur. Een dynamische gemeente met ruim 44.000 inwoners verdeeld over de kernen Nijkerk, Hoevelaken en Nijkerkerveen. Samen met ongeveer 350 collega’s zetten we ons dagelijks in om ervoor te zorgen dat wonen, werken, ondernemen en recreëren in onze gemeente prettig, sociaal, veilig en toekomstbestendig is.

Je wordt regelmatig uitgedaagd om het beste uit jezelf te halen. De combinatie van betrokken collega’s, inhoudelijke vakkennis en ontwikkelmogelijkheden zorgen voor een fijne werkplek. Persoonlijke groei en teamontwikkeling is belangrijk. Dat betekent dat we ondernemen, kritische vragen stellen en onszelf willen verbeteren. Korte lijnen, prettige communicatie en veel vrijheid, dat typeert ons.

Gemeente Nijkerk is een sociale werkgever die investeert in een goede balans tussen werk en privé en jouw ontwikkeling. Herken je je in de kernwaarden eigenaarschap, verantwoordelijkheid, vertrouwen en eigen kracht, dan ben je van harte welkom om te solliciteren. Als gemeente faciliteren we initiatieven vanuit de samenleving en zoeken we de samenwerking zowel lokaal als regionaal. Werk je bij ons, dan ben je een zelfstandige, ondernemende en flexibele professional.

Opdracht
In november 2019 heeft de gemeenteraad van Gemeente Nijkerk een besluit genomen tot aankoop van een pand aan de Van ’t Hoffstraat 24, ten behoeve van het gebruik als gemeentehuis. In dit nieuwe gemeentehuis is geen ruimte beschikbaar voor het beheren van een archief van de gemeente Nijkerk en haar voorgangers. 

Het historisch archief zal voor een aantal jaren over worden gebracht naar een commerciële archiefbewaarplaats. Hier dient een aanbesteding voor plaats te vinden. Na de gunning dient het archief gereed te worden gemaakt voor verhuizing, gevolgd door de daadwerkelijke fysieke verhuizing.

Naast het historisch archief is er sprake van een semi-statisch archief. Het semi-statisch archief zal waar mogelijk gedigitaliseerd worden. Het semi-statisch archief dat niet te digitaliseren is, zal worden opgeslagen in een commerciële archiefbewaarplaats. Er dient een aanbesteding plaats te vinden voor de digitalisering. Het gereed maken voor de digitalisering is per 1 december gestart.

Verantwoordelijkheden:

• Als inhoudelijk deskundige de aanbestedingen begeleiden van 1. Digitalisering en 2. De uitplaatsing van de archiefbewaarplaats;
• Uitvoeren van Relatiemanagement richting de partners van het historisch archief zoals Stichting Oud Nijkerk, de kerken en enkele families;
• Fungeren als projectleider richting de gegunde partij van de digitalisering
• Begeleiden van het inspectiebezoek bij de gegunde partij (commerciële archiefbewaarplaats) om zeker te stellen dat de gegunde partij voldoet aan de archiefwet;
• Uitvoeren pre-dpia en dpia in samenwerking met de privacy officer
• Gereed maken van het historisch archief gereed voor verhuizing
• Begeleiden fysieke verhuizing van het archief, als ook de logistiek rondom de digitalisering.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten; Ditzelfde geldt voor een laptop (deze mag niet ouder zijn dan 2019)
2. Een afgeronde opleiding op hbo bachelor niveau;
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider binnen een gemeente;
4. Aantoonbare werkervaring met het aanbesteden op het gebied van archief beheer binnen een gemeente (benoem hiervan minimaal 1 voorbeeld duidelijk in het cv);

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender
4. Aantoonbare kennis en/ of werkervaring met digitaliseren van archieven (20 punten);
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider binnen een gemeente (20 punten);
6. Aantoonbare kennis en/of werkervaring met een aanbesteding op het gebied van archief en digitaliseren (ligt dit duidelijk toe in het cv) (20 punten);
7. Aantoonbare werkervaring als projectleider met minimaal 1 relevant project op het gebied van archief en/of digitaliseren (benoem hier van een duidelijk voorbeeld) (30 punten);
8. Aantoonbare kennis van en/ of werkervaring met de uitplaatsing van een archief (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
– Analytisch;
– Samenwerken;
– Motiveren;
– Probleemanalyse;
– Doorzettingsvermogen.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10a. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 18 januari 2024 van 13.00 uur tot 16.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 16 januari 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken. Uitzend/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten; Ditzelfde geldt voor een laptop (deze mag niet ouder zijn dan 2019).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 9 januari 2024, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 10 januari 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot vrijdag 12 januari 2024, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.