Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
Ben jij de Projectleider die zorgt dat we optimaal in- en extern kunnen samenwerken met behulp van Teams in een zakelijke Office 365 omgeving? Als projectleider Samenwerken en Dossiers realiseer je gezamenlijk met andere projectleiders en specialisten de ECM-omgeving zoals deze is vastgelegd in de Blauwdruk ECM. 

Het domein Bedrijfsvoering (BDV) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega’s zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten.

Het team Informatisering & Automatisering (I&A) van waaruit jij gaat opereren verzorgt zowel concern breed als organisatie specifiek de informatievoorziening en ICT-dienstverlening. Samen streven we ernaar om de medewerkers van de provincie Utrecht te voorzien van betrouwbare ICT-diensten en oplossingen.

Context
Binnen de Provincie is in 2020 een Blauwdruk ECM vastgesteld, waarin het toekomstig ECM-landschap is beschreven. Uit deze Blauwdruk zijn een aantal projecten voortgekomen om de dossiervorming en archivering te optimaliseren. Deze projecten zijn o.a. de implementatie van een samenwerkingsomgeving gebaseerd op Teams/SharePoint Online, de implementatie van een nieuw archiefsysteem en de implementatie van een organisatie brede zoekoplossing. Uitgangspunt voor deze projecten is dat zoveel als mogelijk diensten uit “the cloud” worden afgenomen en de provincie een regieorganisatie is.

Wat ga je doen?
De afgelopen 2 jaar heeft het programma Samenwerken en Dossiers gelopen, waarbij de basis voor het ECM-landschap is gelegd. Diverse dossiers zijn gemigreerd naar de nieuwe Office 365 omgeving en het nieuwe archiefsysteem Corsa. Nu is het tijd om de doorontwikkeling van het ECM-landschap op te pakken, waarbij het gaat om het realiseren van koppelingen met andere systemen en het ervoor zorgen dat de kwaliteit van de data naar een hoger plan getild wordt. Er zijn meerdere projecten voor de doorontwikkeling begroot, waarvoor voor de aansturing ervan een projectleider gezocht wordt.

Als projectleider ECM met aantoonbare kennis en ervaring in het aansturen van implementaties en migraties van ECM-systemen en het succesvol uitvoeren van projecten in ECM-omgevingen in grote organisaties, werk je nauw samen in een programmateam met meerdere projectleiders onder aansturing van een programmamanager.

 Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Uurtarief maximaal €110,- exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider van ECM projecten in de publieke/non profit sector;
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met implementaties en migraties van ECM-systemen (DMS/RMA);

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
5. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van ICT of bedrijfskunde (10 punten);
6. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider van ECM projecten in de publieke/non profit sector (35 punten);
7. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met implementaties en migraties van ECM-systemen (DMS/RMA) (35 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met de implementatie en migratie van Teams/Sharepoint Online (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
Persoonlijke eigenschappen

1. Je hebt een proactieve werkhouding;
2. Je bent kwaliteits- en resultaatgericht;
3. Je weet jouw omgeving te enthousiasmeren en je kunt onze gebruikers “meenemen”;
4. Je bent flexibel;
5. Je zoekt de verbinding met de gebruikers, de leveranciers en je collega’s.

Vaardigheden

1. Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
2. Je hebt sterke, breed inzetbare projectmanagement vaardigheden;
3. Je hebt overtuigingskracht;
4. Je bent analytisch sterk.

Kennis

1. Kennis van en analytisch inzicht in bedrijfsprocessen en de informatiebehoefte;
2. Kennis van Projectmanagement methodieken en weet deze in de praktijk toe te passen;
3. Kennis van ECM-processen en marktconforme applicaties, bij voorkeur Teams/SharePoint Online, Corsa en toepassingen zoals een document generator;
4. Interesse in en ervaring met het functioneren van het openbaar bestuur, het type organisatie en de daarmee samenhangende besluitvormingscircuits;
5. Kennis van het IT-landschap, proces- en documentmanagement van overheden en snapt de impact van niet goed en duurzaam dossier- en archiefbeheer op belangrijke administratieve, logistieke en provinciale processen;
6. Kennis op het gebied van Documentmanagement, (meta)datamanagement en toepassingsprofielen (MDTO).

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

– Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
– Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: Ja.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 24 maart 2023 (digitaal). De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 23 maart 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 16 maart 2023. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 17 maart 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 21 maart 2023, 12:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.