Organisatie
De Statengriffie is het ambtelijk apparaat van Provinciale Staten (PS) en treedt op als eerste adviseur van PS. De Statengriffie biedt een breed scala aan ondersteuning. Dit gaat van stukkenstroom tot de inzet van politieke instrumenten, van werkbezoeken tot burger-of stateninitiatieven. Om alle fracties in Provinciale Staten tot hun recht te laten komen, zoekt zij hiertoe steeds ‘Ruimte voor de politiek.’

De Statengriffie wil de Flevolandse Statenleden ondersteunen bij alle werkzaamheden. Dit vraagt niet alleen om kwalitatief hoogwaardige advisering, soms ook onder hoge tijdsdruk, maar ook vraagt ‘Ruimte voor de politiek’ om maximale transparantie, weinig belemmerende regels en optimale kennisdeling. De Statengriffie is in belangrijk mate hiermee ook een informatiemakelaar.

Provinciale Staten hebben te maken met een hoge vergaderdruk welke zich vertaalt in een intensieve informatiestroom. Door de veelheid aan informatie wordt het voor Statenleden en de Flevolandse samenleving steeds moeilijker om grip te houden op de informatiestromen.

Gezien de grote opgaven die bij de provincie voorliggen is de huidige intensiteit van informatiestromen geen incident. Dit vraagt om een structurele investering, door

continu te werken aan het optimaliseren van de toegankelijkheid van informatie voor Statenleden en de Flevolandse samenleving. Toegankelijke informatie is van essentieel belang en levert een bijdrage aan het politieke debat. Op 13 juli 2022 namen Provinciale Staten een motie over ‘Verlagen werkdruk Statenleden en burgerleden’ aan. Hierin uiten de Staten de wens dat de griffie de informatievoorziening gaat organiseren op een wijze die bijdraagt aan het verlagen van de werkdruk.

Opdracht
Opstellen van een plan van aanpak op basis van de Visie van de Statengriffie, waarbij informatie optimaal wordt ontsloten door een interactief Statenportaal.
-Zorgdragen voor de uitvoering van het plan van aanpak.

• Het borgen van het plan van aanpak door dit te implementeren in de griffie en door de (nog aan te nemen) Informatiemanager te begeleiden en in te werken.

Als projectleider informatiemanagement word jij de deskundige op het gebied van de informatiehuishouding van de griffie. De grote uitdaging hierbij is om het statisch Stateninformatiesysteem te ontwikkelen naar interactief Statenportaal. Je schrijft hiervoor een plan van aanpak en betrekt hierbij de collega’s van de griffie, de bestuursadviseurs van Gedeputeerde Staten, de collega’s van Communicatie, de statenleden en inwoners. Je zorgt dat de veelheid aan informatie voor Statenleden en voor de inwoners optimaal ontsloten wordt, door bijvoorbeeld het aanleggen en bijhouden van themadossiers. Je ontwikkelt in samenspraak met je collega’s die verantwoordelijk zijn voor communicatie nieuwe instrumenten op de website van de Staten. Ook ontwikkel je samen met collega’s nieuwe digitale instrumenten in relatie tot burgerschap en burgerparticipatie. Je hebt affiniteit met de wijze waarop agendavorming, stukkenstroom en besluitvorming op een griffie tot stand komt. Je bent bekend met het ontwikkelen van en onderhouden van websites en apps en kunt uit de voeten met de richtlijnen en wettelijke regelingen die gelden voor overheidscommunicatie.

Benodigd aantal professionals
1.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op dagen welke in overleg worden vast gesteld. Als projectleider ben je in ieder geval op dinsdag of op woensdag aanwezig op het provinciehuis. (Dit zijn de vaste ‘kantoordagen’ van de griffie. De vergaderingen Provinciale Staten vinden meestal plaats op woensdag.)

Minimumeisen/ knock-outcriteria
1. Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking om in te loggen op de digitale werkomgeving van de provincie;
2. Een maximum uurtarief van € 120,- exclusief BTW/  inclusief reiskosten woon- werkverkeer en fee Flextender;
3. Beschikbaar voor de duur van de opdracht van 6 maanden.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
4. Aantoonbare werkervaring als projectleider informatiemanagement bij gemeenten en/of provincies (60 punten);
a. Geen aantoonbare werkervaring als projectleider informatiemanagement bij gemeenten en/of provincies (0 punten);
b. Tot 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider informatiemanagement bij gemeenten en/of provincies (30 punten);
c. 5 tot 7 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider informatiemanagement bij gemeenten en/of provincies (40 punten);
d. 7 tot 10 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider informatiemanagement bij gemeenten en/of provincies (50 punten);
e. Meer dan 10 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider informatiemanagement bij gemeenten en/of provincies (60 punten);
5. Aantoonbare werkervaring in de informatievoorziening van en voor griffies (gemeenten of provincies) en/of gemeenteraden en/of provinciale staten (40 punten);
a. Geen aantoonbare werkervaring in de informatievoorziening van en voor griffies (gemeenten of provincies) en/of gemeenteraden en/of provinciale staten (0 punten);
b. Tot 5 jaar aantoonbare werkervaring in de informatievoorziening van en voor griffies (gemeenten of provincies) en/of gemeenteraden en/of provinciale staten (10 punten);
c. 5 tot 7 jaar aantoonbare werkervaring in de informatievoorziening van en voor griffies (gemeenten of provincies) en/of gemeenteraden en/of provinciale staten (20 punten);
d. 7 tot 10 jaar aantoonbare werkervaring in de informatievoorziening van en voor griffies (gemeenten of provincies) en/of gemeenteraden en/of provinciale staten (30 punten);
e. Meer dan 10 jaar aantoonbare werkervaring in de informatievoorziening van en voor griffies (gemeenten of provincies) en/of gemeenteraden en/of provinciale staten (40 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Je hebt gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen;
• Je beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden;
• Je hebt ruime kennis van bedrijfsprocessen binnen de gemeentelijke overheid of provinciale overheid en beschikt over goede analytische skills op het gebied van informatievoorziening;
• Je kunt buiten de eigen opgave en kaders denken;
• Je bent deskundig op het vakgebied, je bent innovatief en experimenteert met nieuwe ontwikkelingen.

Cv-richtlijnen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen/ knock-outcriteria in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. Inschrijvingen met een lager uurtarief krijgen in dat geval de voorkeur boven inschrijvingen met een hoger uurtarief. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). In principe worden de beste drie kandidaten uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de provincie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van 7 dagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De provincie kan verzoeken tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;
• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding;
• Er wordt voor zakelijke ritten een reiskostenvergoeding gehanteerd. Dienstreizen worden bij voorkeur met het openbaar vervoer gemaakt. De kosten hiervoor kunnen worden gedeclareerd. Is de plaats van bestemming alleen per auto bereikbaar, dan wordt een kilometervergoeding van €0,37 gehanteerd. Is de bestemming wel bereikbaar met openbaar vervoer, maar wordt er toch met de eigen auto gereisd, dan is de kilometervergoeding €0,14. De basis voor de uitbetaling van het aantal kilometers is de snelste reisafstand vanaf je standplaats, gemeten via routenet.nl. Reis je vanaf je huisadres rechtstreeks naar een bestemming en is die afstand korter dan vanaf je standplaats? Dan krijg je een volledige vergoeding op basis van deze kortere afstand. Reis je naar een bestemming waarbij je je standplaats passeert? Dan kun je alleen de afstand vanaf je standplaats naar de bestemming declareren;
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);
• De Verwerkersovereenkomst kan onderdeel uitmaken van de opdracht welke is te vinden onder de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincie Flevoland.
• De provincie Flevoland is niet verplicht de Opdracht te gunnen.
• De provincie Flevoland behoudt zich het recht voor het aanbestedingsproces geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of volledig, stop te zetten en/of de Opdracht niet te gunnen.
• Door deel te nemen aan of in te schrijven op deze aanbestedingsprocedure stemt deelnemer in met alle voorwaarden van deze uitvraag.

Planning en meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 6 december 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 7 december 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De gesprekken bij de provincie zijn gepland op donderdag 14 december 2023 tussen 10.30 uur en 13.00 uur en op vrijdag 15 december 2023 tussen 15.00 uur en 17.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk woensdag 13 december 2023. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de uitkomst van de procedure.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 11 december 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.