LET OP hier is sprake van een opbouw in uren. Hoe dichter bij het evenement hoe meer uren vereist zijn. Na afloop van het evenement worden de uren weer afgebouwd. Dit gaat in overleg.

 Organisatie
Werken voor de gemeenten Woerden en Oudewater betekent werken aan ambities in een dynamische organisatie met grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ruim 500 talentvolle professionals werken voor twee gemeentebesturen die samen 60.000 inwoners vertegenwoordigen.

Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving en centraal in het Groene Hart. De organisatie kent een informele werksfeer en heeft oog voor medewerkers met talent. We stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid. We bieden flexibiliteit in werkzaamheden en interessante interne projecten aan.

https://www.woerden.nl/werken-voor-woerden-en-oudewater.

Opdracht
Wat ga je doen? 
Je organiseert een tweedaags event in drie verschillende gemeenten, waarbij er 2.500-3.000 bestuurders uit heel Nederland naar het Groene Hart komen. Samen met onze partner en de drie gemeenten zorg je voor een strak georganiseerd evenement, waarbij jij verantwoordelijk bent voor het organiseren van de randvoorwaarden ten aanzien van het plenaire congres in Alphen a/d Rijn en daarnaast voor het avondprogramma (borrel, diner en feest) in Gouda en ongeveer 20-25 verschillende excursies in het Groene Hart (waarbij de nadruk meer op Woerden en omgeving ligt).  

Functie: 
Als projectleider zorg jij dat de organisatie van het congres voor drie gemeenten, Alphen a/d Rijn, Gouda en Woerden op rolletjes verloopt. Hiervoor werk je nauw samen met de bestuurlijke klankbordgroep, ambtelijk opdrachtgever, en de projectorganisatie van onze partner. Daarnaast heb je een klein team dat zich bezighoudt met de verschillende onderdelen van het congres, zoals het organiseren van het avondfeest, de verschillende excursies in het Groene Hart en de communicatie rondom dit evenement. Hierbij draag je zorg voor het verder vormgeven en bewaken van het Groene Hart concept.  Om te zorgen dat het project ook op diverse manieren wordt gedragen en gefinancierd, zorg je voor zowel sponsoring als subsidies voor de verschillende onderdelen van het congres. Hiervoor schrijf je subsidie-aanvragen en bezoek je lokale partijen die een bijdrage zouden kunnen leveren aan het congres. Ook betrek je maatschappelijke organisaties, en natuurlijk, de verschillende raden van de gemeenten bij het congres.  

Je zorgt voor een aansprekend programma, waarbij je de drie organiserende gemeenten betrekt, maar ook andere partijen die mogelijk een bijdrage kunnen en willen leveren. Dit kunnen andere gemeenten zijn, maar bijvoorbeeld ook een Bestuurlijk Platform Groene Hart.  

Jij houdt de financiële touwtjes van dit event strak in handen, bewaakt en stuurt op voortgang en deadlines en weet waar de grenzen liggen. Daar stuur je op bij de projectorganisatie en in de gesprekken met bestuur en de partnerorganisatie. Daarnaast houd je de drie colleges en de raden van de gemeenten betrokken bij dit project en zorg je voor een breed draagvlak van het programma.  

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 3 jaar ervaring als eindverantwoordelijke het met opzetten van grootschalige evenementen;
2. Meerdere jaren ervaring met het werken in een politiek bestuurlijke omgeving;
3. Eindverantwoordelijk geweest voor budget van grote (evenementen)projecten;
4. BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen laptop en mobiel

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
5. Minimaal 5 jaar ervaring als eindverantwoordelijke het met opzetten van grootschalige evenementen; (30 punten)
6. Aantoonbare werkervaring met het werken binnen de overheid (30 punten)
7. Aantoonbare werkervaring met het organiseren van een evenement met minimaal 1000 aanwezig. (noem hiervan minimaal 1 concreet voorbeeld in het cv (40 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties 
Je kent het klappen van de zweep van het werken binnen een politiek-bestuurlijke omgeving, en hebt ruime ervaring met het organiseren van grote meerdaagse evenementen.  

• Je bent een strakke organisator en hebt daarbij oog en oor voor het politiek bestuurlijke proces. Je houdt het overzicht en zorgt voor een goede afstemming tussen en met de drie gemeenten en daarnaast met de drie gemeenten en de partnerorganisatie.  Je bent in staat stappen vooruit te denken, risico’s in te schatten, en pro-actief te handelen. Het motiveren en enthousiasmeren van mensen is je tweede natuur. 
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor de partnerorganisatie als projectleider voor dit evenement. Hierin ben je een stevige sparringpartner voor zowel de partnerorganisatie als voor de bestuurlijke en ambtelijke opdrachtgevers. Je bent resultaatverantwoordelijk voor het event binnen de financiële kaders.  
• Samenwerking is voor jou vanzelfsprekend. Je weet wat er moet gebeuren en zorgt ervoor dat je hierin coördinerend optreedt richting de gemeentelijke organisaties.  
• Je hebt ervaring met het organiseren van draagvlak voor je event, zowel politiek bestuurlijk als ook bij lokale (maatschappelijke) organisaties. Je weet hoe je ze kan betrekken en enthousiasmeren. Ook zorg je voor funding middels subsidie-aanvragen bij mogelijke partners, zoals de provincie, lokale ondernemers, en maatschappelijke organisaties. 
• Je bent flexibel inzetbaar, met een te verwachten groei aan uren inzet. Ook ben je wanneer nodig  ’s avonds beschikbaar.  
• Na afloop van het event maak je een eindevaluatie met daarin verschillende onderwerpen rondom het project zoals organisatie, samenwerking, deelevents, maatschappelijke impact, financiën.  

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12-13. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr. Er kan soms gevraagd worden in het weekend of op de avonden beschikbaar te zijn.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 20 april 2023, tussen 13.00-17.00 uur. De tweede gesprekken zijn gepland op vrijdag 21 april tussen 9.30-13.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 19 april 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• Gemeente Woerden heeft er voor gekozen om Flextender als broker in te zetten. Na gunning verzorgt Flextender derhalve de contractafhandeling, urenregistratie en facturatie. Dit betekent dat u een overeenkomst afsluit met Flextender. De overeenkomsten zijn als model bijgevoegd in het reactieformulier (Model 4 in geval u een ZZP’er bent, Model 5 in geval u een Toeleverancier bent die een zzp’er aanbiedt en Model 6 in het geval u een Toeleverancier bent de Tijdelijke medewerker detacheert). U zal in casu factureren aan Flextender middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. Door in te schrijven gaat u ermee akkoord middels deze constructie de opdracht uit te voeren.
• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.
• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.
• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 25% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.
• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die niet is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• De gemeente Woerden faciliteert geen ‘mobile devices’ zoals laptop en telefoon.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 12 april 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op 13 april 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot vrijdag 14 april 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.