Organisatie
De provincie Flevoland is een jonge en snel groeiende provincie in Nederland. Flevoland is de thuishaven voor ruim 400.000 inwoners op een oppervlakte van 2.412 km2 aan land en water. Een gebied waar denken en doen samenkomen in fascinerende projecten en activiteiten. De provincie is een uitdagende en inspirerende werkgever voor ongeveer 770 medewerkers die werken binnen 3 primaire afdelingen (Gebiedsprogramma’s & Europa, Strategie & Beleid en Infra) en 1 ondersteunende afdelingen, met 4 onderliggende eenheden. Een flexibele en slagvaardige organisatie die snel reageert op veranderingen in onze omgeving. We zoeken mensen die deze eigenschappen zelf ook in huis hebben.

Vanuit het strategisch oogpunt om zo veel mogelijk ICT buiten het provinciehuis te plaatsen, is besloten om een overeenkomsten aan te gaan met (managed service) dienstverleners conform smart sourcing strategie en regie voerend aansturing, die voldoet aan de eisen en wensen van de provincie. Deze zijn ondervangen in een aantal contracten.

Op dit moment heeft de provincie een leverancier van het Hybrid Cloud datacenter, echter vanuit rechtmatigheid en vanuit een veranderende vraag vanuit Informatievoorziening in de Smart sourcing strategie, kan deze overeenkomst niet meer verlengd worden. De provincie moet deze diensten daarom opnieuw aan gaan besteden. Hiervoor is de provincie op zoek naar een materiedeskundige, die samen met het expertiseteam Inkoop en Juridische zaken de aanbesteding opstelt en begeleid op basis van de materie.

Opdracht
De provincie start op korte termijn (Q1 2024) met de Europese aanbesteding van het Hybrid Cloud Datacenter. Vanwege de complexiteit en de doorlooptijd van het aanbestedingstraject en de gevraagde inhoudelijke materiedeskundigheid over het aanbestedingstraject is er behoefte aan begeleiding op basis van materiedeskundigheid.

Essentieel voor de functie is het leveren van materiedeskundigheid op het gebied Hybrid Cloud Datacenters en aanverwante diensten. Je beschikt over marktkennis en potentiële leveranciers en systemen. Je draagt zorg voor afstemming tussen de in het project van de aanbesteding betrokken stakeholders. Het leveren van projectdeliverables binnen de aanbesteding en de monitoring van de projectvoortgang. Uitgangspunt is een nieuwe contract met een partner uiterlijk februari 2025.

Na het succesvol afronden van de EU aanbesteding van het Hybrid Cloud Datacenter bestaat de mogelijkheid dat de opdracht wordt verlengd ten behoeve van de implementatie.  

De onafhankelijk materiedeskundige helpt de provincie bij:

• Het duidelijk krijgen van de behoefte (onder meer door een marktconsultatie) van de provincie aangaande de diensten van een Hybdrid Cloud Datacenter;
• Het adviseren van de provincie vanuit deskundigheid over de mogelijkheden van Hybrid Cloud Datacenter dienstverlening;
• Vaststellen vanuit eigen kennis, maar ook vanuit de markt bepalen wat de markt mogelijkheden zijn;
• Het mede opstellen van de aanbestedingsdocumenten met inhoudelijke kennis;
• Mede opstellen van de programma(’s) van eisen;
• Mede opstellen van de uitvraag, met de focus op de te bepalen doelstelling voor deze aanbesteding;
• Het opstellen van eventuele geschiktheids-eisen op basis waarvan de leveranciers kunnen worden geselecteerd;
• Het opstellen van de gunningscriteria en meedenken over een passende gunningsmethodiek, voor deze aanbesteding.
• Mede bepalen, opzetten van de beoordelingsstukken en deelnemen aan het beoordelingsteam.

NB: De provincie is niet op zoek naar een inkoopadviseur, deze kennis en knowhow heeft de provincie zelf in huis, maar naar een materiedeskundigheid op het gebied van Hybrid Cloud Datacenter diensten en oplossingen, voor wie Europees aanbesteden niet vreemd is.

Benodigd aantal professionals
1.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende dagen: Bij voorkeur op dinsdag en donderdag, afwijking in overleg mogelijk.

De opdracht wordt vervuld gedurende 48 weken. Rekening wordt gehouden met een periode voor verlof – waarin de Opdracht dus niet wordt uitgevoerd door Opdrachtnemer – van minimaal 4 weken. 

Minimumeisen/ knock-outcriteria
1. Maximum uurtarief van €110,- exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee Flextender;
2. Werkzaamheden vinden plaats vanuit een hybride omgeving, gedeeltelijk vanuit huis en als het kan en noodzakelijk is  vanuit het provinciehuis te Lelystad;
3. Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking;
4. Uiterlijk beschikbaar per 2 januari 2024 en voor de duur van deze opdracht (12 maanden).

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
5. Aantoonbare werkervaring aangaande de complexe materie te begrijpen en effectieve oplossingen voor te stellen en te voorzien van een gedragen advies, waarbij het van belang is kennis te hebben van de nieuwste ontwikkelingen in het vakgebied. Benoemd dit duidelijk in het cv met duidelijk afbakening of een omschrijving van de uitgevoerde opdracht (30 punten)
a. Geen aantoonbare werkervaring (0 punten)
b. Tot 1 jaar werkervaring met het werken en adviseren binnen een Hybrid cloud datacenterdiensten, waarbij je gewerkt hebt met de nieuwste ontwikkelingen in het vakgebied (10 punten);
c. 1 ot 2 jaar werkervaring met het werken en adviseren binnen een Hybrid cloud datacenterdiensten, waarbij je gewerkt hebt met de nieuwste ontwikkelingen in het vakgebied (20 punten);
d. Meer dan 2 jaar werkervaring met het werken en adviseren binnen een Hybrid cloud datacenterdiensten, waarbij je gewerkt hebt met de nieuwste ontwikkelingen in het vakgebied (30 punten);

6. Aantoonbare kennis en werkervaring van Hybrid Cloud Datacenter opgedaan in de afgelopen 3 jaar in het kader van het opstellen van specificatie, (ophalen van) programma van eisen aangaande Cloud Datacenter diensten (30 punten);
a. Geen aantoonbare werkervaring (0 punten);
b. Tot 1 jaar aantoonbare kennis en werkervaring van Hybrid Cloud Datacenterdiensten (onderbouw dit duidelijk in het cv door aan te geven wat de betreffende werkzaamheden zijn geweest) (10 punten);
c. 1 tot 2 jaar aantoonbare kennis en werkervaring van Hybrid Cloud Datacenterdiensten (onderbouw dit duidelijk in het cv door aan te geven wat de betreffende werkzaamheden zijn geweest) (20 punten);
d. Meer dan 2 jaar aantoonbare kennis en werkervaring van Hybrid Cloud Datacenterdiensten (onderbouw dit duidelijk in het cv door aan te geven wat de betreffende werkzaamheden zijn geweest) (30 punten);

7. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het uitvoeren en leiden van de inhoudelijke (materiedeskundigheid) voorbereiding, uitvoering en afronding van afgeronde Europese aanbestedingstrajecten van Hybrid Cloud Datacenter diensten (20 punten);
a. Geen aantoonbare werkervaring (0 punten);
b. 1 afgeronde inhoudelijke Hybrid Cloud Datacenter EU aanbestedingstraject (onderbouw dit duidelijk in het cv door aan te geven wat de betreffende werkzaamheden zijn geweest en welke EU aanbesteding het betrof) (5 punten);
c. 2 afgeronde inhoudelijke Hybrid Cloud Datacenter EU aanbestedingstraject (onderbouw dit duidelijk in het cv door aan te geven wat de betreffende werkzaamheden zijn geweest en welke EU aanbesteding het betrof) (10 punten);
d. 3 of meer afgeronde inhoudelijke Hybrid Cloud Datacenter EU aanbestedingstraject (onderbouw dit duidelijk in het cv door aan te geven wat de betreffende werkzaamheden zijn geweest en welke EU aanbesteding het betrof) (20 punten);

8. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een (semi-) overheidsinstantie (10 punten);
a. Geen aantoonbare werkervaring (0 punten);
b. 1 tot 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een (semi-) overheidsinstantie (5 punten);
c. Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een (semi-) overheidsinstantie (10 punten).

9. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het implementeren van een ICT contract (10 punten)
a. Geen aantoonbare werkervaring (0 punten);
b. Tot 2 jaar ervaring met het implementeren van een ICT contract (5 punten);
c. Meer dan 2 jaar ervaring met het implementeren van een ICT contract (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Uitstekende adviesvaardigheden;
• Analytisch vermogen, in staat om vanuit de technische team de inhoud van de diensten aan te horen en te vertalen in juridisch en inkoop gerichte stukken;
• Teamplayer;
• Communicatief sterk (zowel mondeling als schriftelijk);
• Organisatiesensitief;
• Verbindende persoonlijkheid;
• Resultaatgerichte pragmaticus, met oog voor verschillende belangen;
• Bij voorkeur ervaring met werk/opdrachten binnen de overheid.

Cv-richtlijnen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen/ knock-outcriteria in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. Inschrijvingen met een lager uurtarief krijgen in dat geval de voorkeur boven inschrijvingen met een hoger uurtarief. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). In principe worden de beste drie kandidaten uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de provincie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van 10 dagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De provincie kan verzoeken tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;
• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding;
• Er wordt voor zakelijke ritten een reiskostenvergoeding gehanteerd. Dienstreizen worden bij voorkeur met het openbaar vervoer gemaakt. De kosten hiervoor kunnen worden gedeclareerd. Is de plaats van bestemming alleen per auto bereikbaar, dan wordt een kilometervergoeding van €0,37 gehanteerd. Is de bestemming wel bereikbaar met openbaar vervoer, maar wordt er toch met de eigen auto gereisd, dan is de kilometervergoeding €0,14. De basis voor de uitbetaling van het aantal kilometers is de snelste reisafstand vanaf je standplaats, gemeten via routenet.nl. Reis je vanaf je huisadres rechtstreeks naar een bestemming en is die afstand korter dan vanaf je standplaats? Dan krijg je een volledige vergoeding op basis van deze kortere afstand. Reis je naar een bestemming waarbij je je standplaats passeert? Dan kun je alleen de afstand vanaf je standplaats naar de bestemming declareren;
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);
• De Verwerkersovereenkomst kan onderdeel uitmaken van de opdracht welke is te vinden onder de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincie Flevoland.
• De provincie Flevoland is niet verplicht de Opdracht te gunnen.

De provincie Flevoland behoudt zich het recht voor het aanbestedingsproces geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of volledig, stop te zetten en/of de Opdracht niet te gunnen.

Door deel te nemen aan of in te schrijven op deze aanbestedingsprocedure stemt deelnemer in met alle voorwaarden van deze uitvraag.

Planning en meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 7 december 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 11 december 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De gesprekken bij de provincie zijn gepland op maandag 18 december 2023 tussen 09.00 uur en 13:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk vrijdag 15 december 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de uitkomst van de procedure.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 15 december 2023 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.