Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Werken bij de Provincie Utrecht betekent een waardevolle bijdrage leveren aan de oplossing van maatschappelijke vraagstukken. Of het nu gaat om mobiliteit, natuur of cultuur de provincie speelt slagvaardig in op ontwikkelingen in de samenleving. Dat vraagt om een organisatie waarin innovatie de continue factor is. Focus op de omgeving, interne samenwerking, integraal denken en ruimte voor experimenteren zijn daarin onze speerpunten. Onze nieuwe organisatiestructuur, met zelfstandig opererende teams en een klein concernmanagementteam, vormt de basis. Ruimte geven aan ontwikkeling van de medewerkers vormt de randvoorwaarde voor ons succes.

Domein en team 
Vanuit het domein Landelijke Leefomgeving (LLO) dragen we bij aan een aantrekkelijk, vitaal landelijk gebied en een schoon en robuust bodem- en grondwatersysteem. Onze kerntaken zijn natuur (inclusief groene vergunningverlening), landbouw, water en bodem(-sanering).

Samen met onze partners binnen én buiten de organisatie werken we aan een sterke verbinding tussen de natuur, de mensen en maatschappij, een duurzame landbouw en een robuust Natuurnetwerk. We versterken de leefbaarheid van het landelijk gebied door uit te gaan van de kracht van een gebied, en lokale initiatieven te ondersteunen. We zorgen vanuit onze teams met waterschappen en drinkwaterbedrijven voor o.a. waterveiligheid, aanpak droogtebestrijding en drinkwatervoorziening. En we geven uitvoering aan programma’s zoals Klimaatadaptatie, Bodemdaling en Agenda Vitaal Platteland.

Deze functie valt binnen het team van projectmedewerkers. Het team PML werkt zoveel mogelijk volgens de principes van projectmatig creëren en draagt daarin bij aan soepele (bedrijfs-)processen en de verbinding van de projecten en programma’s en met hun interne en externe omgeving. Als projectondersteuner help je samen met de projectmedewerkers mee om projectleiders en programmamanagers in positie te komen en te blijven.

Context
De woningbouwopgave in de provincie Utrecht is groot. Het belangrijkste vraagstuk op het gebied van wonen in onze provincie blijft hoe we kunnen zorgen voor een voldoende woningaanbod dat aansluit op de vraag. Dit alles in een tijd waarin we te maken hebben met de gevolgen van netcongestie, de bouwkostenstijgingen, het stikstofbeleid en de beschikbaarheid van voldoende goed opgeleid personeel in de bouw en bij de overheid. Extra inspanningen zijn nodig.  

Bouwen van woningen is primair een verantwoordelijkheid van de gemeenten. Gezien de omvang en complexiteit, vraagt de woningbouwopgave echter om een regionale aanpak en samenwerking tussen verschillende partijen. Dit past ook in de aanpak van de Nationale Woon- en Bouwagenda waar een proactieve regierol voor de provincie is voorzien. Het Rijk en de provincie hebben afspraken gemaakt over de realisatie van 83.500 woningen in de periode tot en met 2030. Deze afspraken vormen de basis voor afspraken in drie regionale woondeals.  

Met het uitvoeringsprogramma Versnelling Woningbouw 2021 t/m 2024 richt de provincie zich op overheden, marktpartijen, corporaties, maatschappelijke organisaties, inwoners en andere stakeholders op regionaal en lokaal niveau. Het hoofddoel van het programma ligt in het verlengde van het coalitieakkoord, namelijk het versnellen van de woningbouw met het streven te komen tot 10.000 woningen per jaar waarvan 2/3 in het betaalbare koopsegment. De provincie pakt een actieve regierol op, veelal als verbinder, aanjager en kennisdeler. Ook pakt de provincie de komende periode de beleidsvormende rol op het gebied van de volkshuisvesting op, door het uitwerken van beleid rond wonen & zorg en aandachtsgroepen en door invulling te geven aan de rol van de provincie vanwege de toekomstige wet Versterking regie op de volkshuisvesting.

De programmamanager wordt reeds ondersteund door een projectmedewerker. Voor de extra, vooral secretariële, ondersteuning die de intensivering en uitbreiding van de taken rondom de woningbouwopgave met zich mee brengt, zoeken wij voor de periode tot aan het einde van de programmaplan-termijn (eind 2024) een enthousiaste en accurate collega.

Opdracht
Je gaat aan de slag binnen het programmateam Versnelling Woningbouw. Jij zorgt ervoor dat de teamleden zich op hun primaire taak kunnen richten door hen te ondersteunen op secretarieel gebied. Je zorgt samen met de programmamedewerker voor passende, snelle en zorgvuldige ondersteuning en kijkt wat zij nodig hebben. Uiteraard zorg je ervoor dat je de juiste kwaliteit biedt in de ondersteuning. Binnen de vastgestelde kaders geef jij je werkzaamheden vorm. Je bent hierin proactief en neemt het initiatief.

Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:

• Het maken van complexe afspraken voor de teamleden en het zo nodig assisteren bij de agendaplanning van de regio-coördinatoren;
• Het maken van verslagen bij het PO Wonen en het publiceren van de agenda en stukken voor dat PO in Ibabs;
• Het bijhouden van afspraken en het bewaken van de voortgang van de actiepunten uit het werkoverleg van het programmateam en andere afstemmingsoverleggen binnen het programma;
• Het ondersteunen van de organisatie van (een deel van) de sessies en bijeenkomsten voor gemeenten en overige doelgroepen.

Je werkzaamheden zijn aanvullend op die van de programmamedewerker. Deze heeft primair de verantwoordelijkheid voor het bijhouden van de financiële administratie en facturatie, ondersteuning van de programmamanager en ondersteuning van sessies en bijeenkomsten ten behoeve van het programma.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Aantoonbare werkervaring als secretaresse;
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in projectomgeving op het gebied van verstedelijking, ruimtelijke ordening;
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie;

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
5. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in secretariële richting (30 punten);
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse (40 punten);
7. Aantoonbare werkervaring MS-office en Ibabs (20 punten);
8. Beschikbaar voor minimaal 20 uur per week en vast op maandag (10 punten).

Competenties
Als onze nieuwe collega ben je klantvriendelijk, betrouwbaar en representatief. Je hebt een proactieve en professionele houding en je staat stevig in je schoenen. Accuratesse: je hebt de zaken steeds op orde, levert op correcte wijze de gevraagde producten en realiseert deze met volledigheid en precisie.

• Flexibiliteit: je wisselt met plezier van werkzaamheden en kunt makkelijk prioriteiten inschatten;
• Stressbestendigheid: je blijft onder tijdsdruk goed presteren, kan incasseren en grenzen aangeven en houdt het hoofd koel in drukke tijden;
• Betrokkenheid: je toont affiniteit met het werk rondom de woningbouwopgave en komt met suggesties voor verbetering voor de ondersteunende werkzaamheden;
• Verder ben je sociaal vaardig en kun je makkelijk contact maken en onderhouden. Je kunt zelfstandig werken en bent omgevingsgericht. Daarnaast beschik je over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden;
• Jij deelt je werk efficiënt in en hebt een groot probleemoplossend vermogen: als je iets signaleert dan neem je het initiatief om samen tot een oplossing te komen.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

– Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
– Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: minimaal over drie dagen, waaronder maandag.
Is hybride werken mogelijk:  ja, in overleg.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 18 januari 2024, tussen 14:15 en 17:00 uur op het provinciehuis in Utrecht. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 17 januari 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 12 januari 2024, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden maandag 15 januari 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 16 januari 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.