Organisatie
De gemeente Woerden is een inclusieve organisatie. Wij hechten er veel waarde aan de diversiteit van onze samenleving weerspiegeld te zien in onze organisatie. Dit betekent dat wij niet alleen de ruimte bieden aan iedereen maar diversiteit ook als kracht zien. Wij werken voor twee gemeentebesturen, Oudewater en Woerden: WOW! Hoe dat gaat lees je op https://www.woerden.nl/werken-voor-woerden-en-oudewater.

Team
Je gaat aan de slag binnen het domein Ruimte. Het domein Ruimte bestaat uit drie teams: Vastgoed, Ruimtelijke Plannen en Ruimtelijk Beleid en Projecten. Het team Ruimtelijke Beleid en Projecten houdt zich bezig met energie, milieu, duurzaamheid, volkshuisvesting en ruimtelijke projecten. Voor dit team zoeken we een stevige projectsecretaris.

Opdracht
Wat ga je doen
Jij zet jouw organisatietalent in ter ondersteuning van de projecten en activiteiten die spelen binnen multidisciplinaire ruimtelijke projecten. Vanuit je rol ondersteun en adviseer je de projectmanager of projectleider. Gezamenlijk werken we aan grote, uitdagende projecten en opgaves op het gebied van woningbouw en recreatie.

In een dynamisch speelveld breng je als projectsecretaris rust, overzicht en structuur. Jouw collega’s weten dat ze op jou kunnen vertrouwen wanneer iets georganiseerd moet worden. Dat dankzij jou de planning altijd klopt en de administratie op orde is. En dat je aan een half woord genoeg hebt om de juiste informatie aan te leveren. Flexibel en stressbestendig reageer je ad-hoc op dat wat nú nodig is.

Als oren en ogen van het team ben jij overal bij betrokken en zie jij de verbinding in wat er speelt.  

Met nuchtere en frisse blik kijk jij naar wat er speelt. Proactief kijk jij vooruit en signaleert nu al zaken waardoor projecten straks beter lopen. Jij komt met praktische oplossingen en ziet wat efficiënter of beter kan.

Jij bent de daadkrachtige, positieve en ontzorgende spil van het team. Je werkzaamheden zijn:

• Je levert bij projecten en opgaves hulp en ondersteuning. Je bent verantwoordelijk voor agendabeheer, verslaglegging en documentmanagement van een aantal projecten of opgaves. Je bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken. Je bereidt overleggen met de bestuurders voor;
• Je bent sparring partner van de projectmanager of opgavemanager als het over de organisatie en structuur van het project of de opgave gaat;
• Deeltaken voer je in goed overleg met de projectleider zelfstandig uit.
• Je helpt om de samenhang van deze projecten en opgaves in de gaten te houden, en verbindt projecten en opgaves met andere werkzaamheden binnen de organisatie;
• Je handelt administratieve zaken voor de projecten en opgaves zelfstandig af.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris in de afgelopen 5 jaar binnen gebiedsontwikkeling projecten;
2. Aantoonbare werkervaring als projectsecretaris binnen een gemeentelijke instelling;

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
3. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris in de afgelopen 7 jaar binnen gebiedsontwikkeling projecten (50 punten);
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris binnen een gemeentelijke instelling (25 punten);
5. Een afgeronde opleiding projectmanagement op minimaal hbo niveau (25 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Met jouw organisatietalent ben je een onmisbare schakel in onze projecten en opgaves. Hiervoor neem je sterke organisatorische vaardigheden mee.
• Maar je bent ook goed in samenwerken, proactief, en ondernemend. Je durft dingen naar je toe te trekken: “Kom maar op!”
• Jij bent iemand die in concrete oplossingen denkt en de projectteams en opgaveteams helpt om vraagstukken te vertalen naar scherpe taken en acties.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 24 januari 2023. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 23 januari 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• Gemeente Woerden heeft er voor gekozen om Flextender als broker in te zetten. Na gunning verzorgt Flextender derhalve de contractafhandeling, urenregistratie en facturatie. Dit betekent dat u een overeenkomst afsluit met Flextender. De overeenkomsten zijn als model bijgevoegd in het reactieformulier (Model 4 in geval u een ZZP’er bent, Model 5 in geval u een Toeleverancier bent die een zzp’er aanbiedt en Model 6 in het geval u een Toeleverancier bent de Tijdelijke medewerker detacheert). U zal in casu factureren aan Flextender middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. Door in te schrijven gaat u ermee akkoord middels deze constructie de opdracht uit te voeren.
• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.
• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.
• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 25% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.
• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die niet is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• De gemeente Woerden faciliteert geen ‘mobile devices’ zoals laptop en telefoon.

 De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot vrijdag 20 januari  2023, 12:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.