Organisatie
Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen. Wij zijn Gemeente Alphen aan den Rijn. Bij ons is het leuk werken. We leveren toonaangevende dienstverlening en zijn een wendbare organisatie. Dat wil zeggen dat we meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en continu vernieuwen. We leren door te doen. Met elkaar werken we samen voor het beste resultaat voor onze inwoners.

Onze organisatie bestaat uit meerdere onderdelen die allen een unieke bijdrage leveren aan onze opgaven en gemeentelijke dienstverlening. Je zit binnen onze organisatie altijd in een thuisteam met vakcollega’s en een teamleider. Een groot aantal collega’s werkt aan maatschappelijke opgaven in uiteenlopende vakgebieden. Je krijgt bij ons de kans om op basis van je talent ingezet te worden voor die opgaven en deel uit te maken van diverse samengestelde teams.

Opdracht
Als recordmanager zet jij jouw kennis en vaardigheden op het gebeid van archief- en informatiebeheer in voor de kwaliteit van de informatiehuishouding en de borging van de duurzame toegankelijkheid van onze gemeentelijke informatie. Je pakt daarin een zelfstandige rol en werkt samen met verschillende disciplines (o.a. informatieveiligheid en privacy). 

Afhankelijk van jouw ervaring, behoren o.a. de volgende taken tot je takenpakket.

• Adviseren over (digitale) archivering, waardering en selectie.
• Beheren het model DSP (in i-navigator).
• Opstellen en beheren van ordeningsplannen en metadataschema(‘s).
• Signaleren problemen in de informatiehuishouding en rapporteren hierover.
• Monitoren van de kwaliteit van de informatiehuishouding aan de hand van een kwaliteitssysteem, en hierover rapporteren aan proceseigenaren.
• Verzorgen van training en voorlichting op het gebied van informatiebeheer aan medewerkers van de gemeente.

We werken hybride, waarbij je minimaal een dag per week op kantoor werkt. Daarover maak je afspraken met de teamleider. Voor een goede werkplek (incl. computer) wordt gezorgd. Vakanties zijn altijd in overleg en zal altijd in afstemming met de rest van het team zijn. Je leert snel, bent analytisch, klantgericht (dienstverlenend), communicatief en een gericht op samenwerking. Je bent kritisch, maar weet ook altijd een helpende hand te bieden. 

Vereisten / knock-outcriteria
1. Afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau;
2. Afgeronde opleiding (of nog in opleiding) op het gebied van informatie- en archiefbeheer (recordmanagement);
3. Aantoonbare werkervaring met recordmanagement (of DIV-processen en werkzaamheden).

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
4. Aantoonbare werkervaring als recordmanager (30 punten);
5. Aantoonbare werkervaring op het gebied van informatiemanagement binnen een overheidsorganisatie (30 punten);
6. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met recordmanagement (of DIV-processen en werkzaamheden) (40 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Zelfstandigheid;
• Flexibiliteit (aangezien er aan elke aanvraag een wettelijke termijn vastzit die gehaald moet worden);
• Kritisch;
• Klantgericht;
• Communicatief;
• Samenwerkingsgericht (ook op afstand).

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg, ma – di – wo – do – vr.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 9 maart 2023 van 15:00 uur tot 17:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 8 maart 2023 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 3 maart 2023, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 6 maart 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 7 maart 2023, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.