Organisatie
Leidschendam-Voorburg is een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. We werken met zo’n 680 mensen aan de gezamenlijke ambitie om ons te ontwikkelen naar een wendbare en sensitieve organisatie. We stellen onze inwoners en maatschappelijke opgaven centraal en zijn een zelfbewuste samenwerkingspartner voor de lokale en regionale partners. We doen dat door verbinding te maken, vertrouwen te geven en verantwoordelijkheid te nemen.

De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. We werken informatiegestuurd, klantgericht en er is veel ruimte voor initiatief. We bieden onze medewerkers de faciliteiten om hybride te werken. Dit maakt het mogelijk om te werken waar en wanneer dat het beste past bij het type werk dat we doen.

Afdeling MRO
De ontwikkelafdeling Maatschappelijke en Ruimtelijke Ontwikkeling (MRO) kent ongeveer 85 enthousiaste medewerkers verdeeld over 3 teams: Maatschappelijke Ontwikkeling, Locatieontwikkeling en Ruimte. De ontwikkelafdeling is verantwoordelijk voor het realiseren en faciliteren van ruimtelijke- en maatschappelijke opgaven en draagt hiermee bij aan een duurzame leefomgeving. De teams doen dit integraal, samen met burgers, bedrijven, plaatselijke en regionale partners.

Opdracht
De gemeente is op zoek naar een persoon die de adviesraad Stompwijk secretariële ondersteuning kan bieden en hen kan helpen met het uitvoeren van hun taken. De ondersteuner werkt in opdracht van de Adviesraad Stompwijk.

De adviesraad Stompwijk is een officieel adviesorgaan van de gemeente en is bevoegd om de gemeenteraad en het college  gevraagd en ongevraagd advies te geven over maatregelen en voorzieningen die nodig zijn in het buitengebied van Leidschendam-Voorburg.  De adviesraad bestaat uit momenteel uit 7 leden. De leden zijn vrijwilligers. Zij worden door inwoners gekozen voor een periode van 4 jaar. Deze periode loopt gelijk aan de verkiezing van de gemeenteraad.

De opdracht heeft betrekking op voorbereiding en aanwezigheid bij 4 openbare vergaderingen per jaar en 8 á 9 interne vergaderingen per jaar in Stompwijk.

De rol van secretarieel ondersteuner is nieuw en zal gedurende de loop van de opdracht worden doorontwikkeld. Taken van de secretariële ondersteuner zijn in ieder geval:
1. Zorg dragen voor de totstandkoming  en verzending van de adviezen van de adviesraad;
2. Zorg dragen voor agendabeheer en opvolging van de actiepunten en afspraken die in overleggen /vergaderingen zowel openbaar als intern worden gemaakt;
3. Archiveren van documenten, alsmede de mail conversaties
4. Notuleren van de interne en openbare vergaderingen;
5. Publiceren van stukken op websites en andere vormen van sociale media.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Je bent onafhankelijk ten opzichte van het bestuur van Gemeente Leidschendam-Voorburg (duidelijk weergeven in het cv middels een toelichting);
2. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad;
3. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4; 
4. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met secretariële ondersteuning.

Gunningscriteria (weging)
5. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met secretariële ondersteuning (30 punten);
6. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar binnen een gemeente (25 punten);
7. Aantoonbare kennis van en werking van adviesraden /dorpsraden d.m.v. werkervaring (duidelijk weergeven in het cv middels een toelichting) (10 punten);
8. Aantoonbare kennis van en/of affiniteit met platteland en stedelijk gebied en de samenhang hierin (duidelijk weergeven in het cv middels een toelichting) (10 punten);
9. Aantoonbare werkervaring in afgelopen 3 jaar als notulist (15 punten)
10. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van secretaresse/managementassistent (10 punten)

Competenties

• Kwaliteitsgerichtheid: Je bent je ervan bewust dat het te leveren product moet voldoen aan gestelde eisen, normen en prioriteiten en handelt hiernaar. Je legt verantwoording af voor het gerealiseerde kwaliteitsniveau.Je streeft naar continue kwaliteitsverbetering.
• Klantgerichtheid: Je weet wensen of behoeften van klanten of gebruikers te onderzoeken en hiernaar te handelen. Je speelt in op de doelstellingen van doelgroepen en opdrachtgevers voor de langere termijn;
• Oordeelsvorming: Je weegt gegevens en mogelijke handelwijzen in het licht van relevante criteria tegen elkaar af om tot realistische beoordelingen te komen;
• Analytisch vermogen (probleemanalyse): Je signaleert problemen; herkent belangrijke informatie; legt verbanden tussen gegevens. Spoort mogelijke oorzaken van problemen op; zoekt ter zake doende gegevens;
• Verantwoordelijkheid: Je komt gemaakte afspraken na en accepteert de gevolgen die voorvloeien uit het eigen handelen.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling CV’s op knock-outcriteria 
Flextender beoordeelt de CV’s op de knock-outcriteria die in de marktplaatsuitvraag worden omgeschreven. Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. 

 Stap 2: Selectie CV’s 
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de knockoutcriteria in onderlinge vergelijking op de gunningscriteria uit de marktplaatsuitvraag. De (maximaal) tien kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek 
Leidschendam-Voorburg beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. 

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze criteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. 

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt nader getoetst in hoeverre de geselecteerde kandidaten voldoen aan de competenties uit de marktplaatsuitvraag. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap drie van de beoordeling worden herhaald. 

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar ons oordeel het beste voldoet aan het gevraagde profiel in de marktplaatsuitvraag. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund.

Leidschendam-Voorburg behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. 

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.