Organisatie
Organisatieontwikkeling staat de komende jaren bij De Ronde Venen centraal. Het doel daarvan is het beter en sneller aansluiten bij de wensen vanuit de samenleving. Kernwaarden daarbij zijn Durf, Resultaat en Verbinding.

Opdracht
Bij De Ronde Venen werken 14 Teammanagers. Zij voeren zelf verschillende secretariële- en de daarbij komende administratieve taken uit. Ter ondersteuning van deze leidinggevenden wordt gezocht naar hulp bij o.a.: het agendabeheer, het meelezen van emails, het organiseren van teambijeenkomsten (denk aan zaal reserveren, uitnodigingen schrijven etc.), correspondentie in brede zin, registratie van contracten/overeenkomsten/etc., zorgdragen voor attenties bij bv jubilea, verjaardagen in de agenda actueel houden, deadlines bewaken van bijvoorbeeld functioneringsgesprekken, uitvraag opleidingsbehoefte etc. Tot slot is het ook mogelijk dat we vragen om incidenteel mee te draaien bij P&O v.w.b. het inplannen van sollicitatiegesprekken.

Achterliggend idee van deze opdracht is dat we eerst deze ondersteuning in de praktijk willen ervaren voordat we een structurele vacature uitzetten. We vragen dus niet om alle voorgaande taken voor alle 14 Teammanagers perfect te doen. In overleg met jou maken we het takenpakket passend voor de genoemde periode.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als (directie) secretaresse/managementassistent;
3. Uiterlijk beschikbaar per 15 maart 2023 voor 32 uur per week;

Gunningscriteria (weging)
4. Een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo niveau 4 (of soortgelijk) (35 punten);
5. Aantoonbare werkervaring als (directie) secretaresse/managementassistent binnen een gemeente of andere (semi) overheidsorganisatie (25 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met het opzetten en organiseren van evenementen (20 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met SharePoint (20 punten).

Competenties

• Communicatief;
• Dienstverlenend;
• Teamplayer;
• Zelfstandig;
• Flexibel.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning
De fysiek gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 14 februari 2023 tussen 11.00 uur tot 15.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 13 februari 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 7 februari 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 8 februari 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 9 februari 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.