Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
De provincie Utrecht werkt volgens het Three Lines-model. Team Financien (eerste lijn) is eigenaar van de verschillende financiële processen, waaronder het jaarrekeningproces. De tweedelijnsfunctie is belegd bij team AO/IC. Primair voert team AO/IC Verbijzonderde Interne Controle (VIC) werkzaamheden uit (op grond van het VIC-plan), gericht op het mogelijk maken van de Rechtmatigheidsverantwoording (RMV). Secundair voert het team Interne Controle (IC) werkzaamheden uit, waaronder een aantal jaarrekeningwerkzaamheden die mede gericht zijn op het mogelijk maken van de RMV. De derde lijn is belegd bij de eenheid Concern control.

Het betreft een hybride opdracht. Enerzijds is je opdracht gericht op het bijdragen (advies en implementatie) aan de verdere doorgroei van het volwassenheidsniveau van team AO/IC. Deze doorgroei heeft specifiek betrekking op de (vaktechnische) kwaliteit van de uitgevoerde werkzaamheden en de verdere inbedding van de tweedelijnsrol van het team (beelden en verwachtingen van drie lijnen zijn nog niet altijd gelijk).

Anderzijds omvat je opdracht specifieke jaarrekeningwerkzaamheden, die tevens nieuw zijn voor team AO/IC. Deze werkzaamheden hangen nauw samen met de gewenste doorgroei in het volwassenheidsniveau van het team. Naast deze tweedelijns jaarrekeningwerkzaamheden, kan je ook gevraagd worden om specifieke eerstelijns jaarrekeningwerkzaamheden op te pakken. Het verloop binnen team Financien is in 2023 hoog geweest en als gevolg hiervan zijn er veel vacatures, nieuwe en tijdelijke collega’s in dit team. Veel collega’s zijn hierdoor nog onvoldoende op elkaar ingewerkt en het organisatorisch geheugen is beperkt(er). Dit is een (ook door onze externe accountant) onderkend risico in het proces van het samenstellen van de jaarrekening. Vanuit die context biedt de tweede en derde lijn team Financien ondersteuning aan in het proces van het samenstellen van de jaarrekening 2023. Je positionering is evenwel nadrukkelijk in de tweede lijn belegd en eerstelijns jaarrekeningwerkzaamheden worden altijd afgestemd met de kwaliteitsmanager van team AO/IC.

Tot jouw werkzaamheden behoren onder meer:
1. Het opzetten en uitvoeren van werkzaamheden van door de tweede lijn nieuw in scope te nemen (jaarrekening)processen en het overdragen/borgen van deze werkzaamheden in de tweede lijn. Waaronder:

• werkzaamheden gericht op het vaststellen van de begrotingsrechtmatigheid;
• reviewwerkzaamheden op SISA-dossiers (getrouwheid en rechtmatigheid).

2. Het voor de eerste lijn uitvoeren van kwaliteitsreviews op verschillende (balans)dossiers, het actief betrekken van dossierhouders (veelal financial controllers) bij jouw reviewuitkomsten en het (hiermee) sturen op enerzijds kwalitatief goede dossiers die tijdig gereed zijn voor de controle door onze externe accountant en anderzijds een leereffect realiseren bij de dossierhouders.

• dossiers waar jij je mogelijk mee gaat bezighouden zijn: reserves en voorzieningen, materiële vaste activa, gronden en grondexploitaties

3. Het mogelijk samenstellen van een aantal (balans)dossiers, waaronder (maar niet hiertoe beperkt) WNT;
4. Het verder door ontwikkelen van de aanwezige werkprogramma’s en checklists van team AO/IC. Betreft de processen die reeds in scope zijn;
5. Het gevraagd en ongevraagd adviseren over kwaliteitsverbetering m.b.t. door de tweede lijn uitgevoerde werkzaamheden;
6. Het uitvoeren van VIC-werkzaamheden voor team AO/IC, in geval van piekbelasting van het team;
7. deelname aan periodieke gesprekken met de accountant.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Aantoonbaar afgeronde opleiding tot registeraccountant (RA titel);
2. Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van jaarrekeningwerkzaamheden binnen een provincie;
3. Aantoonbare werkervaring met het begeleiden van de interne organisatie van een decentrale overheid naar de Rechtmatigheidsverantwoording;
4. Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van (Verbijzonderde) Interne Controles, binnen een decentrale overheid;
5. Aantoonbare werkervaring met het werken binnen een three lines omgeving.

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het uitvoeren van jaarrekeningwerkzaamheden binnen een provincie (25 punten);
7. Minimaal bij één provincie inhoudelijk betrokken geweest in de afgelopen 3 jaar bij de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording (25 punten);
8. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in het werken in en door ontwikkelen van een three lines omgeving binnen een provinciale organisatie (25 punten);
9. Minimaal 3 jaar jaarrekeningcontrole-ervaring in het publieke domein, opgedaan binnen een Big4 accountantsorganisatie (25 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
– Verbindend;
– Goed kunnen luisteren;
– Coachend;
– Goede gesprekspartner op verschillende niveaus.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie vijf (5) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De vijf (5) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de vijf (5) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

– Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
– Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 13.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr (dagen te bepalen in overleg; flexibel, in ieder geval de woensdag)
Is hybride werken mogelijk:  ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 7 of vrijdag 8 december (in de ochtend) 2023. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 6 december 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 30 november 2023, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 1 december 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 4 december 2023, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.