Organisatie
Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Opdracht
Gemeente Nieuwegein wil een verbeterprogramma voor unit Informatiebeheer laten opstellen en uitvoeren en zoekt hiervoor de juiste professionals die aangeboden worden door één partij. Gezien de omvang van de opdracht en de aard van de diverse werkzaamheden verwacht gemeente Nieuwegein dat er meerdere professionals nodig zijn met verschillende expertises om de gewenste uitkomsten te realiseren. Gemeente Nieuwegein zoekt hiervoor een partij die deze professionals kan leveren en een stevige kwartiermaker/senior projectleider die het programma opstelt, uitvoert en de professionals aanstuurt.

De unit Informatiebeheer is onderdeel van het team Beheer & Uitvoering en regelt binnen gemeente Nieuwegein de ontvangst van centraal binnenkomende post en registratie, en draagt zorg voor duurzame toegankelijkheid van archiefwaardige informatie. Archiveren en vernietigen wordt door de unit centraal uitgevoerd. De eerste kleine stappen zijn gezet om van centrale registratie door unit Informatiebeheer over te gaan naar decentrale registratie door de afdelingen. De organisatie moet in deze ontwikkeling meegenomen en ondersteund worden. Unit Informatiebeheer speelt hierin een belangrijke rol en moet de omslag maken van uitvoeren naar adviseren en van zelf registeren naar controleren.  

Het lukt de unit momenteel echter onvoldoende om te werken aan de noodzakelijke veranderingen en benodigde kwaliteit. In de huidige situatie heeft Informatiebeheer veel aansturing en monitoring nodig op de dagelijkse werkzaamheden, zijn expertise en vaardigheden niet voldoende om de werkzaamheden met behoud van kwaliteit uit te voeren, is de capaciteit krap en lukt het mede daardoor niet om ontstane achterstanden weg te werken.

De ontwikkelopgave voor de unit Informatiebeheer is het maken van de stap naar volledig digitaal Informatiebeheer, het kunnen bieden van professionele ondersteuning aan de organisatie, het wegwerken van achterstanden en nieuwe voorkomen, en grip krijgen en houden op de dagelijkse werkzaamheden.

Gemeente Nieuwegein ziet op hoofdlijnen de volgende drie onderdelen als de kern van het op te stellen en uit te voeren verbeterprogramma:

1. Opruimen en opgeruimd blijven;
2. Anders (samen)werken;
3. Groeien en ontwikkelen.

Hieronder volgt per onderdeel een toelichting op de onderdelen en de verwachtingen die gemeente Nieuwegein heeft bij de opdrachtnemer die hiermee aan de slag gaat.

1. Opruimen en opgeruimd blijven

De unit Informatiebeheer kampt momenteel met (aanzienlijke) achterstanden. Deze lopen uiteen van het verwerken/registeren van e-mails, tot het controleren van Wabo-vergunningen en het archiveren, vernietigen of overdragen van zowel fysieke als digitale documenten. Het ontbreekt echter aan een overzicht van de volledige omvang van deze achterstanden en de hoeveelheid werk die ermee gemoeid gaat om alles op orde te brengen. Deze achterstanden moeten weggewerkt worden en tegelijkertijd moet er gewaarborgd worden dat er in de toekomst geen nieuwe achterstanden ontstaan.

Gemeente Nieuwegein verwacht het volgende van de opdrachtnemer:

• Het in kaart brengen van de omvang van de achterstanden en het opstellen van een plan om deze weg te werken.
• Het uitvoeren van het plan en het leveren van de benodigde professionals die in grote mate verantwoordelijk zullen zijn voor het wegwerken van de achterstanden.
• Het aandragen van praktische oplossingen en kijken met een kritische blik om zo efficiënt mogelijk op te ruimen, bijvoorbeeld registratie of vernietiging op basis van risico- of kostenbatenanalyses, en het overwegen van sterfhuisconstructies.
• Het uitvoeren van eventuele archiefoverdracht en – vernietiging alsmede de benodigde afstemming met Het Utrechts Archief (HUA).
• Het voorkomen van nieuwe achterstanden en borgen dat de unit Informatiebeheer in staat is om zelfstandig opgeruimd te blijven.

Gewenste resultaten:

• De achterstanden zijn weggewerkt en unit Informatiebeheer is bij met archiveren, registeren, vernietigen en overdracht.
• Er is een set van praktisch uitvoerbare maatregelen waarmee wordt voorkomen dat er in de toekomst nieuwe achterstanden ontstaan.

2. Anders (samen)werken

In het kader van anders (samen)werken is er aandacht voor zowel de medewerkers binnen de unit Informatiebeheer als de samenwerking tussen deze unit en andere afdelingen.

Binnen de unit Informatiebeheer is momenteel veel behoefte aan sturing en monitoring. Medewerkers hebben nog niet volledig helder wat hun taken zijn, en er ontbreekt een vaste structuur in hun dagelijkse en periodieke werkzaamheden. Proactief handelen en het signaleren van veranderingen of verbeteringen is nog geen vanzelfsprekendheid. Medewerkers voelen te weinig eigenaarschap over hun werk en zijn bezig met het vinden van hun rol binnen de organisatie, evenals welke taken en verantwoordelijkheden daarbij horen.

Wat betreft andere afdelingen: de verschuiving van analoog naar digitaal en van centraal naar decentraal is al enige tijd gaande. Gemeente Nieuwegein werkt voor een groot deel al digitaal. De uitdaging ligt nu in het bevorderen van decentrale registratie terwijl de kwaliteit centraal wordt gewaarborgd. Hoewel er al kleine stappen in deze richting zijn gezet, is er behoefte aan verdere ontwikkeling. Hierbij is het van belang om andere afdelingen te betrekken en hen mee te nemen in deze ontwikkeling en te voorzien van de benodigde ondersteuning vanuit de unit Informatiebeheer.

Gemeente Nieuwegein verwacht het volgende van de opdrachtnemer:

• Het opstellen van een advies ter ondersteuning van besluitvorming over de nieuwe rol van de unit Informatiebeheer binnen de organisatie. Dit advies dient te omvatten welke taken, rollen, en verantwoordelijkheden bij deze nieuwe rol horen en welke impact dit heeft op de inrichting en ontwikkeling van de unit.
• Het creëren van dagelijkse routine en het zorgen voor een gezonde werkvoorraad voor de medewerkers van de unit Informatiebeheer.
• Het waarborgen dat de nieuw ingevoerde routine door de unit Informatiebeheer zelfstandig kan worden voortgezet, met duidelijke instructies, richtlijnen en werkafspraken.
• Het voeren van gesprekken met de relevante afdelingen om hen te betrekken bij de verschuiving van centraal naar decentraal registratiewerk, waarbij zo mogelijk registratie op decentraal niveau wordt belegd.
• Het, waar nodig, tot overeenstemming komen met de afdelingen en de unit Informatiebeheer over goede werkafspraken met betrekking tot samenwerking, afstemming en de registratie van zaken en documenten.

Gewenste resultaten:

• Inzicht en duidelijkheid over de rol van unit Informatiebeheer binnen de organisatie en de gevolgen hiervan voor de richting, inrichting en ontwikkeling van de unit.
• De medewerkers Informatiebeheer weten wat hun taken en verantwoordelijkheden zijn.
• De medewerkers Informatiebeheer voeren zelfstandig hun dagelijkse werkzaamheden uit met behoud van kwaliteit conform instructie en werkafspraken.
• De medewerkers informatiebeheer zijn in staat om zelfstandig periodieke werkzaamheden uit te voeren (vernietigen, overdracht) conform instructie en werkafspraken.
• De benodigde kaders, werkafspraken, instructies e.d. zijn beschreven en beheer hiervan is belegd.

3. Groeien en ontwikkelen

Door gebrek aan tijd en routine komt de unit Informatiebeheer momenteel niet voldoende toe aan zowel individuele ontwikkeling als teamontwikkeling. Binnen de unit ontbreekt het ‘samen-gevoel’, terwijl het afronden van een opruimklus of een vernietigingsronde een gezamenlijke inspanning zou moeten zijn. Daarnaast verwacht de organisatie een professionele houding van de medewerkers Informatiebeheer en dat betekent dat ze up-to-date moeten zijn en blijven als het gaat om kennis, vaardigheden en ontwikkelingen. Dit omvat bijvoorbeeld het kunnen toepassen van de Archiefwet en het bezitten van de juiste competenties om de overgang van centraal naar decentraal te ondersteunen

Gemeente Nieuwegein verwacht het volgende van de opdrachtnemer:

• Het in kaart brengen van de benodigde kennis, expertise en competenties die de medewerkers van Informatiebeheer nodig hebben om hun werk op een professionele manier uit te voeren.
• Het waarborgen dat de medewerkers van Informatiebeheer het juiste niveau aan kennis, expertise en competenties kunnen eigen maken. Dit kan worden ingevuld door de opdrachtnemer zelf, maar kan ook bestaan uit het regelen van externe trainingen en dergelijke.
• Het bevorderen van een goede samenwerking en positieve teamdynamiek binnen de unit Informatiebeheer.

Resultaten:

• Inzicht en duidelijkheid over welke kennis, expertise en competenties er nodig zijn binnen unit Informatiebeheer om de werkzaamheden met behoud van kwaliteit uit te voeren en professionele dienstverlening te kunnen leveren aan de organisatie.
• De medewerkers van de unit Informatiebeheer zijn of worden in de gelegenheid gesteld om zich het juiste niveau aan kennis, expertise en competenties eigen te maken.

Bovenstaande drie onderdelen zijn met elkaar verweven en staan niet los van elkaar. Structuur in en grip op de dagelijkse werkzaamheden zijn essentieel om nieuwe achterstanden te voorkomen. Daarnaast is het belangrijk om een duidelijk beeld te hebben van de (nieuwe) rol van de unit, aangezien dit bepaalt welke kennis en vaardigheden de medewerkers moeten bezitten. Gemeente Nieuwegein vindt het daarom belangrijk dat deze onderdelen integraal en in samenhang worden opgepakt.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Opstellen en aanleveren van een plan van aanpak (op hoofdlijnen) hoe opdrachtnemer de hierboven beschreven opdracht (de drie onderdelen) zou realiseren (max. 8 pagina’s);
2. De opdrachtnemer is in staat om de benodigde medewerkers, zowel in capaciteit als in expertise, te leveren om de opdracht af te ronden met de gewenste resultaten. Benoem in het plan van aanpak duidelijk het team wat wordt aangeboden inclusief voorwaarden en uurtarief;
3. De senior projectleider/kwartiermaker heeft minstens 3 soortgelijke opdrachten uitgevoerd binnen overheidsorganisaties. Laat dit duidelijk terugkomen in het cv.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
4. Het plan van aanpak wordt beoordeeld op de volgende onderdelen (max. 70 punten):
a. Duidelijkheid in de beschrijving van en samenhang in de fasering van de te verrichten (blokken van) werkzaamheden. Geef hierbij ook duidelijk aan wat voor u een haalbare startdatum is;
b. Inzicht in de eerste inschatting van de doorlooptijd en beschrijving van waar de ‘blinde’ vlekken en onzekerheden zitten;
c. Duidelijkheid in de beschrijving van welke type professionals (projectleider, adviseur, archiefmedewerker, enz.) per fase worden ingezet, hoeveel, tegen welk uurtarief en eerste ureninschatting;
d. Duidelijkheid in de omschrijving van kansen, risico’s en randvoorwaarden die opdrachtnemer ziet om de resultaten wel/niet gerealiseerd te krijgen;
e. Duidelijkheid in de beschrijving en wijze waarop draagvlak wordt gecreëerd bij unit informatiebeheer en de medewerkers worden geënthousiasmeerd en gemotiveerd.;
f. De wijze waarop de opdrachtnemer de voortgang op de opdracht en de realisatie van de resultaten monitort en terugkoppelt aan de opdrachtgever;
g. De wijze waarop de opdrachtnemer de behaalde voortgang en resultaten borgt, zowel tijdens de opdracht als bij afronding van de opdracht;

2. De projectleider/kwartiermaker belast met de uitvoering van de opdracht heeft aantoonbare werkervaring met soortgelijke opdrachten binnen een overheidsorganisatie. Geef dit duidelijk aan in het aan te leveren cv. (30 punten).
a. Aantoonbare ervaring op basis van 3 soortgelijke opdracht (15 punten);
b. Aantoonbare ervaring op basis van 4 of meer soortgelijke opdrachten (30 punten).

Competenties

• Projectmanagement;
• Draagvlak creëren;
• Proactief;
• Communicatief vaardig.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling  op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel en op de aanwezigheid van een plan van aanpak. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel en een plan van aanpak hebben aangeleverd worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen en/of geen plan van aanpak hebben aangeleverd worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: selectie top drie (3) aanbiedingen door de opdrachtgever

De opdrachtgever beoordeelt de aangeleverde cv’s en de plannen van aanpak op basis van de gunningscriteria. De drie (3) aanbiedingen die het beste scoren op de bovengenoemde gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 en uitgenodigd voor een selectiegesprek. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend.

Stap 3: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11/12. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.