Organisatie
Uw veiligheid, Ons werk
Veiligheidsregio Utrecht is een samenwerkingsverband van en voor de 26 Utrechtse gemeenten. Wij zorgen elke dag voor de veiligheid van alle mensen die in de regio wonen en verblijven. Dat doen wij met onze centralisten op de 112-meldkamer, onze brandweermensen en onze collega’s va risicobeheersing, crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio.

Wij zijn er voor de mensen in de samenleving, die rekenen op onze professionaliteit. Onze ambitie is om dat met onze partners steeds beter te doen.

De afdeling Informatiemanagement & Informatie- en communicatietechnologie (I&I) is verantwoordelijk voor de ondersteuning van alle onderdelen van de VRU en het zijn van de IT innovatie partner op de gebieden van informatievoorziening en -techniek. I&I bestaat uit twee teams: team Informatievoorziening en team ICT-Beheer.

Opdracht
Als SharePoint Specialist bij de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) ben je een sleutelfiguur in het vormgeven van een modern en efficiënt intranetplatform op basis van Viva en SharePoint Online. Dit project maakt deel uit van de bredere implementatie van de moderne werkplek binnen de organisatie, waarbij Microsoft 365 (MS365) centraal staat.

Ontwikkeling en Release van het Nieuwe Intranet:
Je werkt nauw samen met de VRU-teams om een nieuw intranet te ontwikkelen dat voldoet aan de operationele behoeften en organisatiedoelen.

• Begeleid de release van het nieuwe intranet en zorg voor een naadloze overgang voor alle gebruikers.

Implementatie en data migratie naar Microsoft 365

• Documentstructuur en Data Migratie:
  • Bepaal een nieuwe documentstructuur in samenwerking met de VRU en zet deze op.
  • Begeleid, configureer en voer de data migratie uit van on-premise naar Teams SharePoint Online, waarbij je zorgt voor de integriteit en toegankelijkheid van alle gemigreerde gegevens.

Procesautomatisering:

• Identificeer handmatige processen en formulieren die in aanmerking komen voor automatisering en implementeer slimme oplossingen via Power Apps en Power Automate om de efficiëntie te verbeteren.

Governance en Samenwerking:

• Werk samen met het projectteam en de Chief Information Security Officer (CISO) om een governance-structuur op te stellen die de veiligheid en compliance van het nieuwe intranet waarborgt.
• Neem deel aan regelmatige overleggen met projectteams en stakeholders om ervoor te zorgen dat het project op schema blijft en voldoet aan de verwachtingen.

Documentatie en Overdracht:

• Documenteer de nieuwe omgeving grondig, inclusief alle configuraties, beleidsregels en procedures.
• Zorg voor een soepele overdracht van het nieuwe intranet naar de beheer-support organisatie, inclusief training en ondersteuning waar nodig om een efficiënte dagelijkse werking te waarborgen.

Door je expertise in SharePoint en je vermogen om samen te werken met verschillende teams, speel je een centrale rol in het succes van het moderne werkplekproject en help je de VRU om een robuust en gebruiksvriendelijk intranetplatform te realiseren.

Wie ben jij?
Als SharePoint Specialist bij de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) breng je een solide achtergrond en expertise mee die essentieel zijn voor het succes van het project rond de moderne werkplek. Hier zijn jouw kwalificaties en kenmerken:

Kwalificaties:

• Je beschikt over een HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare rol, waarbij je hebt gewerkt aan SharePoint en Microsoft 365 projecten.
• Je bezit actuele Microsoft certificeringen op het gebied van SharePoint en Microsoft 365, zoals bijvoorbeeld: MS700
• Je hebt ervaring met PowerShell en ShareGate, wat je in staat stelt om effectief te navigeren en te beheren binnen SharePoint omgevingen.
• Je hebt ervaring met de Microsoft SharePoint Migration Tool en/of Mover, en bent bekend met de best practices voor datamigratie.
• Je hebt uitgebreide kennis van documentbeheer en opslag, waardoor je in staat bent om efficiënte en toegankelijke documentstructuren op te zetten.

In deze rol krijg je de kans om een belangrijke bijdrage te leveren aan de evolutie van de digitale werkplek binnen de VRU, en een duurzame impact te maken door middel van je expertise en samenwerkingsvermogen.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op Hbo bachelor niveau in de richting van ICT of Bedrijfskundige Informatica;
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met SharePoint en MS365 implementaties (benoem dit duidelijk in het cv aan de hand van 2 succesvol uitgevoerde projecten);
3. Aantoonbaar in bezit van een afgeronde cursus of opleiding PSM 1 of minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met Agile werken (benoem dit duidelijk in het cv);
4. Microsoft certificeringen op het gebied van SharePoint en Microsoft 365, zoals bijvoorbeeld MS-700 behaald in de afgelopen 10 jaar;
5. Een maximum uurtarief van €100,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer werk-werkverkeer én parkeerkosten;

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
6. Aantoonbare werkervaring binnen een Veiligheidsregio (15 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met de ontwikkeling en uitrol van een sociaal intranet in Sharepoint (benoem dit duidelijk in het cv) (30 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met het succesvol overdragen van de gerealiseerde MS365 oplossing naar de Beheerorganisatie (benoem dit duidelijk in het cv) (30 punten);
9. Uiterlijk beschikbaar per 5 februari 2024 voor minimaal 32 uur per week (5 punten).
10. Aantoonbare werkervaring met PowerShell, ShareGate, Microsoft SharePoint Migration Tool en/of Mover (benoem dit duidelijk in het cv);
a. Geen ervaring (0 punten);
b. Aantoonbare werkervaring met 1 systeem (5 punten);
c. Aantoonbare werkervaring met 2 systemen (10 punten);
d. Aantoonbare werkervaring met 3 systemen (15 punten);
e. Aantoonbare werkervaring met alle systemen (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
– Proactief;
– Pragmatisch;
– Zelfstandig;
– Teamspeler;
– Organisatiesensitief;
– Overtuigend;
– Communicatief zeer vaardig.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Planning
De gesprekken bij de VRU zijn gepland op donderdag 1 februari 2024 tussen 13.00 uur en 17.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 31 januari 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 17 januari 2024, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 19 januari 2024 op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Overige informatie

• De VRU vraagt bij aanvang van de opdracht om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Hiervan moet een kopie, samen met het tonen van een ID-bewijs, worden overhandigd op de eerste dag.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• We vergoeden geen parkeerkosten en reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor VRU komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten is.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 26 januari 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.