Job Location
Utrecht
Posted Date Geplaatst 1 jaar geleden
2023-03-14

Organisatie
Binnen Gemeente de Ronde Venen werken we aan digitalisering van onze processen en we zitten hierbij nog in de overgangsfase. Je komt te werken bij team I&A, cluster Informatiebeheer. Dit cluster bestaat uit informatiebeheerders, functioneel beheerders en adviseurs informatiebeheer.

Opdracht
Gemeente De Ronde Venen is op zoek naar een enthousiaste trainee die onder begeleiding van een expert en samen met verschillende collega’s het informatiemanagement onder de loep neemt.

Er zijn analoge en digitale werkvoorraden, zowel bij team I&A (cluster informatiebeheer) als bij de vakteams. Denk hierbij aan bewerkingen op analoge archieven nodig voor overdracht naar het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen, archieven waarvoor wellicht een digitaliseringstraject moet starten, werkvoorraden in de digitale archivering in het huidige zaaksysteem, werkvoorraden in openstaande zaken, de komende migraties van zowel het huidige document management systeem als het huidige zaaksysteem, gebrek aan duurzaam beheer van informatie waardoor er een grote werkvoorraad is ontstaan op de netwerkschijven, etc.

Nieuwe ontwikkelingen op gebied van wet- en regelgeving stellen steeds meer eisen aan goed informatiebeheer;

  • De Wet Open Overheid verplicht overheden tot het maken van een meerjarig verbeterplan tot goed informatiebeheer. Dit na de eerste constatering dat de ambities voor een open en transparante overheid niet haalbaar waren vanwege de huidige uitvoeringspraktijk.
  • De AVG stelt eisen aan het goed beheren van persoonsgegevens waaronder deze niet langer te bewaren dan strikt noodzakelijk is. Vernietigen van informatie is een van de kerntaken van goed informatiebeheer.
  • De Wmebv (Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer) geeft kwaliteitseisen aan de digitale dienstverlening van de gemeente.

Nieuwe technologische ontwikkelingen maken meer mogelijk in het efficiënt en digitaal werken, dit zorgt wel voor meer omgevingen om te beheren en nieuwe werkzaamheden.

Om te komen tot een plan van aanpak voor bovenstaande is overzicht (en daarmee inzicht) nodig. Er dient daarbij steeds beoordeeld te worden onder welk archief regime (archiefwet) documenten/informatiedragers vallen. En welke keuzes hierin gemaakt kunnen worden. Dit kunnen keuzes zijn op volgorde van uitvoering maar ook keuzes om vanuit risico afweging iets niet te doen. Waarbij in dit laatste geval ook een zorgvuldige vastlegging en besluitvorming noodzaak is. Je werkt mee aan het inventariseren en aan het, onder begeleiding van een expert, opstellen van het plan. Uit bovenstaande blijkt dat er veel ontwikkelingen zijn, gaandeweg de opdracht kunnen er nog nieuwe klussen bijkomen.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Aantoonbare werk/stage ervaring met informatiemanagementtaken bij een overheidsorganisatie (benoem dit duidelijk in het cv);
2. In bezit van een reeds afgeronde (of binnenkort af te ronden) opleiding of cursus tot informatiespecialist/ recordmanager/ informatiebeheerder;
3. Aanbieder kan achtervang en inhoudelijke begeleiding van de trainee garanderen, dit is kenbaar gemaakt in de inschrijving;
4. Een afgeronde opleiding op minimaal HBO Bachelor niveau;
5. Een maximum uurtarief van € 70,00 exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer en fee Flextender.

 Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
6. Aantoonbare werk/stage ervaring met informatiemanagement (benoem dit duidelijk in het cv) (50 punten);
7. Aantoonbare kennis van én werk/stage ervaring met de toepassing van archiefwet en -regelgeving (30 punten);
8. Een door de kandidaat geschreven motivatie toegeschreven op de functie Trainee Informatiemanagement(10 punten);
9. Kandidaat zal wekelijks een training of ondersteuning krijgen betreft de ontwikkeling van de aangeboden kandidaat vanuit de leverancier (10 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

  • Leergierig (het leuk vinden om te pionieren)     
  • Didactische vaardigheden
  • Goede communicatieve vaardigheden;
  • Secuur/oog voor details;
  • Zelfstandig en in teamverband kunnen werken;
  • Klantgericht.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

  • Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
  • Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 20 maart 2023 tussen 10.00 uur en 16.30 uur  via teams. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 17 maart 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

  • De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
  • Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
  • Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 10 maart 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 13 maart 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot woensdag 15 maart 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.

Vacature eigenschappen

Vacature categorie

32 uur, 6 maanden, HBO, Opdrachtduur, Opleiding, Regio, Uren per week, Utrecht

Solliciteer online

Een geldig e-mailadres is verplicht.
Een geldig telefoonnummer is vereist.