Organisatie
Rijswijk is een groeigemeente in de directe nabijheid van grote steden als Den Haag en Delft, en koestert zijn eigenheid. Rijswijk groeit. Het aantal inwoners steeg in zes jaar tijd van 49.000 in 2016 naar 57.000 in 2022. De groei gaat na 2022 door.  De stad is modern én historisch maar ook druk én rustig, grijs én groen. Rijswijk biedt een interessante werkomgeving in het ‘stedelijke hart’ van de Randstad. Rijswijk heeft een overzichtelijke schaal met veel dynamiek en complexe stedelijke opgaven.

De ambtelijke organisatie telt ca. 500 interne medewerkers en ongeveer 200 externe medewerkers. Rijswijk is een organisatie die wordt getypeerd door een familiaire sfeer, korte lijnen, veel ruimte voor zelfstandigheid en eigen initiatief. We kennen binnen de gemeentelijke organisatie vier kernwaarden: Toewijding, Betrokkenheid, Betrouwbaarheid en Deskundigheid die leidend zijn in ons dagelijks handelen.  

Met de groei van de stad zal ook de organisatie een schaalsprong moeten doormaken. Zodanig dat we als organisatie in de pas lopen met de ontwikkeling die Rijswijk als stad doormaakt. En we garant blijven staan voor een goede uitvoering van onze taken.

Team
De digitalisering van de maatschappij, de ontwikkeling van digitaal werken en digitale dienstverlening zijn, met name de laatste 2 jaar, in een stroomversnelling terecht gekomen. Dit stelt hoge eisen aan de informatieverwerking en het informatiebeheer. Informatie moet op het juiste moment in de werkprocessen beschikbaar zijn en de informatie dient ook op langere termijn duurzaam en onveranderd beschikbaar te zijn voor onder meer reconstructie van het overheidshandelen en voor historisch onderzoek. Dit is allebei het domein van informatiebeheer.

De gemeente Rijswijk wil haar processen zodanig inrichten dat zij grip houdt op de veelheid aan informatie die zij produceert, beheert en deelt. Zij zal daarom in de komende jaren het (domein) zaakgericht werken implementeren. Volwassen informatiebeheer is een voorwaarde voor de excellente dienstverlening die de gemeente Rijswijk nastreeft.

Om vanuit het team Informatiebeheer de benodigde ondersteuning te kunnen bieden zijn wij op zoek naar 1 trainee die aan de slag gaan als adviseur Informatiebeheer. De functie van adviseur is een zelfstandige functie waar je verantwoordelijk bent voor de contacten met een specifiek domein. Jij weet welke informatie waar nodig is, je weet hoe de informatiestromen lopen in de organisatie, hoe en in welke informatiesystemen deze worden verwerkt en wat de eisen zijn aan die informatie.

Opdracht
– Toezicht op het Informatiebeheer
Je houdt toezicht op het digitaliseren, opslaan, ontsluiten, bewaren en beheren en het waar nodig overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie zowel binnen ons eigen team als organisatie breed. Hiervoor stel je vernietigingslijsten, handleidingen, handboeken en werkinstructies op en beheert deze. Je levert input voor de kpi’s en adviseert de domeinen over informatiebeheer
– Kwaliteitsmanagement en -zorg
Je monitort de kwaliteit van het informatiebeheer en je draagt er zorg voor dat de organisatie haar processen uitvoert zoals zij vooraf zijn gedefinieerd en ingericht. Deze werkprocessen worden door jou beheerd en vastgelegd in de I-navigator. Je beheert het kwaliteitshandboek en adviseert de organisatie over kwaliteitsnormen.
– Auditing
Je houdt informatie-audits om inzicht te krijgen in het informatiegebruik, de aanwezige informatie- en kennisbronnen, de informatiecreatie, de informatieopslag en de informatiestromen waardoor de gemeente beter gebruik kan maken van haar interne en externe informatie.
– Projectmanagement
Je bent projectleider voor projecten die gestart worden vanuit Informatiebeheer en neemt deel aan projecten met een informatiecomponent
– Accountmanagement en relatiebeheer
Je onderhoudt intensieve contacten met het aan jou toegewezen domein, die gericht zijn op behoeftemanagement. Je adviseert over aanpassingen in de informatievoorziening en het informatiebeheer en draagt informatiebeleid en de informatievisie organisatie breed

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Vanaf 1 juni 2023 voor 36 uur per week beschikbaar voor de volledige duur van de opdracht;
3. Aantoonbare werkervaring op het gebied van informatiebeheer in de afgelopen 3 jaar;
4. Uurtarief maximaal €68,00 exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werk en fee Flextender.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
5. Een afgeronde opleiding op minimaal wo master in de richting van Bestuurskunde of Public Governance (10 punten);
6. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van informatiebeheer in de afgelopen 3 jaar (30 punten);
7. Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijk organisatie in de afgelopen 3 jaar (15 punten);
8. Detavast constructie: kandidaat is bereid om bij wederzijds goedvinden na einde van deze opdracht kosteloos bij opdrachtgever in dienst te treden (minimaal 1040 uur) (45 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
Gezien de uitdagingen waarvoor de gemeente Rijswijk zich gesteld weet, verwachten we van de kandidaat dat deze op korte termijn van meerwaarde is voor onze organisatie. Voor deze opdracht is het van belang dat je de volgende competenties bezit:
– Toewijding (initiatief, organisatiesensitiviteit);
– Betrokkenheid (luisteren, probleemanalyse);
– Betrouwbaarheid (plannen en organiseren, resultaatgerichtheid);
– Deskundigheid (innoverend vermogen, creativiteit)

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op vrijdag 19 mei 2023 van 10.00 uur tot 14.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 17 mei 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie
De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 12 mei 2023, 12.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 15 mei 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot dinsdag 16 mei 2023, 12.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.